为什么不能做好时间管理

‘壹’ “时间管理”为何总是无效

有个读者说，他做事情总是拖延，问有什么解决的好办法。

我没有办法，因为我不知道他说的拖延是哪种拖延。是明明很简单的事情比如订火车票，知道做完就没事了，但就是拖着不去呢，还是很重要的事情一直想着要去做，比如准备考试，但总是被一些琐碎的事情所打扰？或者是懒床？答应别人的事一直未能完成？

不同的拖延有不同的原因。

我最近对这样一种拖延比较感兴趣，比如燕子说她把自己关在屋里一个星期，只为了做课件。她认为课件是个很重要的事，所以为此拿出大把时间，但正是因为有了大把时间，她就开始拖延了：一会儿抹抹桌子，一会儿洗个衣服，反正有的是时间嘛。她还因此遏制了想去咖啡馆坐一个下午的冲动——等把工作完成了再去也不迟。

这样的心理状态并不陌生，我记得以前为了赶一本书稿剩下的三分之一，我也是让“赶书稿”这个工作把自己束缚得紧张而焦虑。紧张是说，我得总想着我该做的工作，焦虑是说我不知道这个工作被完成的确定日期。这带给我这样一种感受：对重要事情的控制覆盖了其他事情，整个生活（至少是目前这一段）放眼望去只有这一件事最大，其他事物都在它的下面，隐而不见。

覆盖整个生活的不是“重要的事情”，而是“对重要事情的控制”，这两者有很大的区别。因为人的紧张和焦虑恰恰是“想控制而不得”才生出的。什么意思呢？你眼里的那件重要的事，你对它没有把控，你不知道它被完成后的全貌是什么，你也不知道它会以怎样的速度和行程前进。

假若这件重要的事就像你在纸上写一个字那么可控——起笔、转承、收笔，你在写第一笔的时候，就已经完全熟悉以后的笔划怎么操纵，而它被写完之后的样子正如你之前想象的那样——你就不会想到要去控制它。因为熟悉本身就是可控的，对于陌生和未知的事物才会不由自主想到“要去控制它”。

如果你认为你正在做一件不可控的事情，或从事一项不可控的工作，尤其它还是不能在短时间内完成的，那么，它们对你来说就是悬而未决的。犹如故事中讲到的那个住在楼下等候楼上的小孩将第二只靴子重重踢掉的老爷爷一般，你在第二只靴子落下之前一定会紧张地等待，直到你听见靴子落地的声音才会踏实。踏实了才会心情愉悦，紧张是不会带来快乐的。

有一天中午，我去附近的餐馆吃中饭回来，路过小区里一片不知名的小树苗。那些树苗有一人多高，在春天和着微风的阳光下，半个手指那么长的小叶子绿得发亮，随风颤栗摇摆，整个场景被注入一抹童话般的梦幻色彩。那一刻，所有的声响都隐退，时间好像也不存在了，只留我和我感受伸展在煦日当空之下。

有时候我总是忘记自己的闲情逸致，内心被太多接下来要做的事情所占满。当我太多考虑那些要做的事情时，我是没有办法注意到身边的景物和它们的变化的。于是，就在那童话般的梦幻色彩的当下，我突然意识到，自己是如何控制，控制那些不知结果的未来、不知全貌的结果、不知过程如何发展才能获得的全貌。

似乎只有通过控制，才能把握安全。但也恰恰在这个控制的过程中，才忽略了当下，因为所有的心思仅在于如何才能应对不确定的未来，以及如何使未来符合自己的想象。焦虑也因此而起。

这似乎是一个悖论：为了安全而去控制，反倒因为控制而变得焦虑，越焦虑越感受不到安全。

其实，能量流动的方向反了，正确的方向应该是：越不控制，越能感受到安全与满意。

什么是不控制呢？就是把眼睛和感受放在当下，暂时不管其他事物，随着时间的流逝，其他事物也陆续会变成当下。一如我在某一刻恍然大悟一般，注意到那些随风颤栗油光发亮的小树叶，那一刻是真的现世安稳岁月静好。至于我要写的文章还没有写完，这并不耽误我在小树苗旁边流连并仔细研究每一片树叶的脉络走向。待我走回家里，坐在电脑前，我的文章就又变成了像小树苗一样的当下。

所以，为什么不能好好分配时间呢？是因为控制，是因为总要力图抓住一些不可控的东西，好像把所有不可控的都变成可控的，人才可以得到安慰。

其实世间不可控的事物太多了，人们做不到控制所有事物这是常态，不接受这个常态才是紧张和焦虑的根本所在。

可是，人确实会因为可控才感觉到安全和舒适，所以我不由得会想到，这就是时间管理的精髓所在吧？即把不可控的工作和任务分配到可控的时间段中去，绝不要让更加不可控的内容参与进来。能做到这一点的人绝对可以高效利用时间。

举个例子，就拿燕子做课件，或者我赶一本书稿这事来说，课件和书稿什么时候可以完成，以及它们能不能让其他人满意，这是不可控的，所以不要在这些方面浪费精力和时间，不要让它们来决定任务的进程。

那么什么是可控的呢？时间！

对，是时间。我们都知道一个小时有60分钟，一天24小时，时间的流逝速度不会因任何人而有所改变。那么就可以每天拿出两三个小时甚至一个小时的时间，用这个“固定”的东西去抓住或包裹那些“不固定”的东西，当然你要尽可能往固定的时间里填内容，即不浪费时间，专心做当下的那件事。当你明白一段时间有始有终，并非常确定什么时候可以开始、什么时候可以结束时，做到不浪费时间并不困难。

如此，当时间过去，许多不确定的事物就变成了确定的。这无疑是消除紧张和焦虑，让自己变得安全而愉悦的最好的办法。

当我学会不控制那些未知的事物，并把它们填入每天上午固定的两三个50分钟的时间段内时，我已然变得很轻松，而且工作效率提高了很多。我最乐意告诉自己的一句话就是：

今天的工作已经做完，明天的工作明天再说。

‘贰’ 时间管理最常见的误区有哪些

有些人总做不好时间管理，其实时间管理存在以下3个比较常见的误区。

1. 把自己的行程安排得满满的。

其实工具和方法只是我们的辅助，它们是为了提高我们的工作效率而生的，我们千万不可以成为工具的奴隶。

最好的办法是，看到比较好的时间管理方法，可以用一周的时间去测试一下，如果适合自己就留存下来，不适合自己就换掉，毕竟不可能所有方法都适合你。

以上就是时间管理的3个误区了，希望对你有帮助。

我是“强大的小萌萌”，用一年的时间成长为自己想要的样子，如果你有个人成长方面的问题，欢迎关注。微信公众号：【强大的小萌萌】

‘叁’ 为什么学了那么多时间管理，还是管理不好时间

作为一个时间管理培训师，通过我个人多年的研究和实践，并结合众多个案的分析，我认为不成功的原因主要有以下三个方面：

一 缺乏明确的目标和价值观

别逗了，哪个学时间管理的人不知道目标导向法，不知道SMART法则？目标不就是完成学习或工作任务嘛？可事情真不是这么简单，在我看来：

目标是多方面的

有多少人家财万贯而积劳成疾甚至英年早逝，又有多少人事业有成而妻离子散，还有多少人步步高升身边却不再有一个真心的朋友，又有多少人风光无限心里一直愧对父母……

生活是多元的，目标也绝不是单一的，任何方面的缺失都是时间管理的败笔。

目标是多层次的

马斯洛将个人需求分为五个层次：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求，我们的目标又究竟要满足哪个层次的需求，是不是可以提得更高以实现更大的个人价值呢？

目标是有远近的

你的目标是将手头的工作做好，这是没有错的，但三年五年后你的公司倒闭了裁员了，或者你所在的行业整体都萧条了过时了，怎么办？你的时间管理是否有长期视角？

有一个永恒的哲学问题：我是谁？我从哪里来？要到哪里去？通俗一点讲就是：我究竟要成一个什么样的人？我看待世界人生的角度和观点是否正确？我活着的价值在哪里？

这些就是我们的价值观问题了，不管有多难，要思考多久，我们都必须在心里仔细的理清楚，最好都能升华。不然我们真正想要的是什么的都不清楚，无论是做什么或者怎么做，你自己都不会真正开心和满意，就算你做好一些事情后也总会觉得缺了点什么，不能释怀，当然时间管理的成效也是如此。

学时间管理的人也都知道四象限法则，要将事务按紧急性和重要性这两个维度进行区分排列。紧急性的判断一般是比较直观比较容易的，但重要性的判定就经常让人纠结了：有些事对现在不重要但对将来很重要，有些事对我不重要但对公司很重要，有些事对我的工作很重要但对我的家庭不重要等等，这样在做决定时就特别为难，这也是因为我们的目标和价值观不清晰导致的。

对于一个没有目标的船来说，任何风向都是逆风。

二 缺乏牢固的心态和精力基础

学习时间管理有一个共同的误区就是我们过于重视时间管理的技巧和方法了，而没有真正的究其本质。

时间管理有三个要素：人、事务、时间。这其中人是第一位的，事务优先的判断是第二位的，第三才是利用时间或时间管理的技巧方法。是人这个主体运用智慧调动情绪再利用时间（包括时间管理的技巧和方法）达成重要事务的目标，而不是不加区分地拿起时间管理的工具方法不分轻重缓急地对所有事务进行生搬硬套。正是在这个意义上讲：时间管理的本质就是自我管理。

前文说的目标和价值观管理就是自我管理的重要部分，这是我们的方向。

一本风靡全球的《精力管理》也让很多有识之士都认识到了时间管理的基础是精力管理，这是毋庸置疑的，没有精力我们就算是有时间也没有体力或心情将事情做好。

如果继续探究精力管理的基础又是什么呢？为什么我们不能常保精力充沛呢？

我冥思苦想了很久，我觉得这应该是一个人的心态决定的。后来从史蒂芬·柯维的《高效能人士的七个习惯》和拿破仑·希尔的《十七项法则》我得到极大的启发，我知道这种心态就是：积极主动。

在时间管理或人生各方面的管理中，积极主动是最重要的根基。没有积极主动的心态就无需再谈精力管理，更不用谈任何时间管理的技巧和方法了。其实这也就是大多数没法做好时间管理的根本原因。

三 不能灵活使用时间管理的工具和方法

佛有八万四千法，对治八万四千人。

时间管理的方法有很多，辅助时间管理的工具更多，尤其是这个信息化时代，各种开发的APP和软件日新月异，让人眼花缭乱。

无论是时间管理的方法和工具，都是人类智慧的结晶，都值得学习和尊重。但这些就像对治我们疾病的药，都有侧重点，都有局限性，没有一味药可以对治百病，也不是药吃得越多越好。比如：

对于缺乏方向感的人可以多用目标导向法（SMART法则）

对于没有轻重缓急感的人可以学习四象限法则

对于缺乏流程化的人可以贯彻GTD 法则

对于不能专注的人我们推荐番茄工作法

对于抓不住重点的人可以学习ABC 法则

不知道一天时间去哪儿的朋友也可试用34个金币法

……

关于时间管理工具的软件和APP也是琳琅满目，也不是你用得越多越好，我以后的文章再具体介绍。

一种类型的软件或APP 最好只用一个，过多或者过于依赖这些只会分散你的注意力，甚至导致有种被工具奴御的感觉。本来人是主人，工具是人达成目的的手段，稍不注意就颠倒了。

总之，所有的时间管理的方法和工具都有个人属性，你要清楚了解自己真正的需求，做好自己的心态建设和精力管理，在此基础利用工具和方法弥补自己时间管理的缺陷，不断实践、不断调整、不断优化就一定会找到最适合自己的时间管理方法。

‘肆’ 说一说自己在时间管理上有哪些不足,应该从何做起

摘要 我们在进行时间管理过程中，常常会遇上些问题，比如有些人珍惜时间，害怕时间浪费而把管理时间精确到每一分每一秒，最后让人疲惫不堪；又或者瞎忙，进行时间管理之前没有确立好目标；又或者有的人确立好目标，做好计划，却被各种各样的事务所牵连，反而一件事都做不好...

‘伍’ 为什么时间管理不能提升工作效率

01
制约成长的并不是时间
而是我们的状态
你有没有发现，很多时候，制约我们成长和生产力的，并不是时间，而是我们的状态。
想一想，你因为累、倦、不想干，错过了多少有效的时间？
据美国一项针对 2000 名员工的调查显示：一个员工，一个工作日里，能够集中精力高效工作的时间，平均只有 2 小时 53 分钟，不到 3 小时。
其他的时间呢？大多都消耗在各种无意义的边边角角，以及状态低落、分心、走神的区间。
这说明什么呢？无论我们如何去规划时间、压榨时间，如果我们无法改善自己的状态，即使能够省下大量时间，也未必能够有效利用。
不妨看看下面这张示意图：

横轴代表我们能够利用的时间，纵轴代表在每一个时间段内，我们的工作状态。这条时间 — 状态曲线跟坐标轴围成的面积，就是我们最终的工作产出。
对于大多数人来说，每天的日程，基本是差不多的；每天能够节省出来的时间，也不会相差太多。
相比之下，状态的提升和维持，带来的效益更大，所以，我一直说，做好时间管理，不仅仅是要管理时间，更重要的，是管理好精力。
这才是时间管理的本质。
02
要管理的不仅是时间
更重要的是精力
很多人在高强度的工作之后，喜欢瘫在床上，一动也不想动，认为自己在休息。
其实这是错的，除非是从事高强度的体力劳动（比如搬砖），否则，躺在床上，哪怕睡一觉，对消除疲劳也起不到太大作用。
因为，休息只能消除肌肉疲劳，无法消除大脑的疲劳。
导致大脑疲劳的因素，有非常多，比如压力、焦虑、紧张、不良情绪……但归根结底，它们都跟同一个因素挂钩：认知资源。
我们感觉到累，是因为我们的认知资源，被耗尽了，那么，什么是认知资源？
举个例子，2 + 2 等于多少？
我相信你不用思考，就能立刻算出答案。这时，我们使用的是自动加工。你甚至意识不到计算的过程，因为它早已印刻在我们的记忆里。
但如果我问你 783 + 482 呢？
你就必须计算了。3 + 2 = 5, 8 + 8 = 6 进 1, 7 + 4 + 1 = 12，再排列一下，得到 1265。
在这个过程中，你的前额叶皮层被激活，神经元变得兴奋，突触电位改变，神经递质产生并被接收，信息不断在神经元之间传递 —— 在那么几秒钟里，这些部位协同活动，完成了一次三位数的计算。
这些进行计算的能力，就是认知资源，这就是一次对认知资源的占用，在日常生活中，只要我们有意识，上述过程就在不间断地进行着。
甚至很多时候，当我们聚焦在某项工作时，大脑还在处理着别的信息。这时，这部分认知资源，就被占用了 —— 尽管我们可能没注意到。
我把前者称为显性认知，把后者称为隐性认知。
我们的显性认知，绝大多数时候都不会是 100%，而是 60%、80%，甚至很可能是 50%、30%。
为什么呢？很简单。在日常工作中，我们会不断切换手上的事情。做一会表格，查一会材料，刷一下知乎，走神一下，思考今晚吃什么……诸如此类。
每一次切换时，我们的大脑都会切换一次思考的内容，从上一个工作过渡到下一个工作。在这个过程中，大脑并不会清除掉所有内容，而是将一部分放在后台，继续进行思考。
这种机制的本意是好的 —— 它可以使我们在复杂的环境里，提高大脑处理信息的能力，一次同时处理更多的信息。
但是，在这个信息爆炸的时代，它很容易带来一个后果：我们隐性认知的占比，会越来越大，直到挤压了显性认知。
就像用电脑时，退出一个程序，它所占用的内存并不会完全释放，而是继续保留着几个线程，留在后台。
所以，电脑开久了会感到卡，就是因为内存被后台程序耗尽了。
大脑也是一样的，想一想，当你感到特别疲劳时，是不是有一种感觉：你觉得大脑里装满了东西，导致思维转得很慢，却又说不出是什么东西。
这就是因为，认知资源被隐性认知占用殆尽，不足于进行显性认知了。

03
坚持记录和写作
释放大脑内存
那么，怎样才能释放这些被占用的认知资源呢？
有一个非常简单的办法：把脑子里想的东西，写下来。
我们的大脑，之所以会把信息保留在后台，是因为：大脑认为这些信息是重要的。
它会想：我一定要记住它们，免得它们被遗忘了，尤其是对于什么呢？未解决的问题。
因为，未解决的问题，意味着不确定性，也意味着不稳定的状态。而我们大脑，本质上是不喜欢不确定的，它会倾向于把这个问题弄清楚。
你一定有过这种感觉：当大量问题悬而未决时，哪怕你强迫自己专心下来，也做不到。你会不由自主地想起这些问题，渴望着立刻解决它们，或是得到一个确定的结果。
这种状态，表现在外部，就形成了压，这就叫做契可尼效应，而将这些信息记下来，就相当于给大脑释放一个信号：这些信息已经被记住了，它们不可能被遗忘，你就放心吧。
这是引导大脑清空隐性认知，释放认知资源最好的方法。
心理学家 Pennebaker 和 Beall 做过一个实验。研究人员找到一群压力过大、正在接受心理咨询的学生，把他们分成三组。
第一组：让他们每天花 15 — 20 分钟，写下最令你感到焦虑、给你压力最大的事情，持续 4 天，要求它们一五一十地把细节写出来；
第二组：同样的写作要求，但是题目换成了别的。比如描述一场聚会、写一个小故事，等等。
第三组：接受正常的心理辅导，不作任何改变。
在随后 4 个月的跟踪调查中，第一组普遍反映，他们感到压力变小了，状态有所好转。
对三组的体检也显示，第一组的身体指标（血压、肝肺功能等）恢复水平，普遍优于其他两组。
Pennebaker 和 Beall 解释道：把压力源写下来，会给大脑一种这些信息已经记住了的感觉。这时，替代效应就起作用了。大脑就会自动清空这部分资源，腾出空间，去思考别的问题。
这一点，我自己其实深有感触，了解我的朋友会知道，我是一个笔记爱好者。
念书的时候，由于喜欢读书，又喜欢思考，经常会感到脑子里有大量的想法。它们彼此交叉、互相联系，把整个人弄得很疲惫。
于是我怎么做呢？用纸和笔写下来，这就是一开始写作的原因。并不是为了影响他人，也不是为了输出价值，纯粹只是为了理清大脑的想法，将思维重新清零，（当然，后来一下子坚持了二十年，并渐渐把写作当成了事业，就是另一个话题了）。
如果你了解过手帐爱好者这个群体，就会知道：喜欢手帐的人，最经常说的一个词是什么？
幸福感，这种幸福感来源自哪里呢？很多方面，包括亲手制作出一本精美手帐的成就感。
但最关键的因素，是通过记录手帐，将思维复位、大脑清空的那种神清气爽的感觉。
你会发现，她们身上，似乎有用不尽的精力和活力，哪怕工作再忙、生活再累，也能见缝插针地得到恢复，保持对生活的热爱。
这就是坚持写作和记录所带来的效果。

04
四招教你减轻负担
快速恢复精力
那么，我们可以采用哪些方法，来释放认知资源呢？
1、压力记录
如同前文所说，把担忧的问题、造成压力的原因写下来，能非常有效地帮助你缓解压力。
例如：
我非常担心，今天的工作搞砸了，会不会影响整个项目？老板会不会怪罪我？
写作的时候，可以组合应用以前文章提到的多个技法 —— 比如，上面这个例子，就可以用5 Why向上推演：
工作真的搞砸了吗？搞砸的程度有多严重？是我自己大惊小怪、杞人忧天，还是真的造成了损害？
或者，审视自己的自动化思维：这份工作在项目里占多大比重？它的结果对项目有多大影响？我对结果的担忧合理吗？别人会不会根本就不在意？
诸如此类，把这些思考过程，全部写下来，写完之后，可以撕下来扔掉，也可以藏起来，作为记录。
你会发现，一页纸写下来，思路已经变得开阔了许多，大脑仿佛也更加清晰了。
2、灵感记录
另一种需要记录下来的东西，是脑子里盘旋的念头、想法和灵感。
我想，许多人应该都有过这种经历：阅读、休息、漫步时，突然灵光一闪，产生了某个碎片的、不成型的想法。
这个时候，会发生什么情况呢？要么，你毫不在意，那么它倏忽而过，立刻消失，不留下痕迹；要么，你觉得有点意思，想把它记住。
那么，它就会一直留在隐性认知里，占用着这部分资源。
最好的方法，是立刻把它记下来。既保留下了这个想法，又减轻了大脑的负担。
我是这样做的：平时在碎片时间里，我会让思维进入发散状态，无边无际地蔓延。
突然发现有趣的点，就立刻把它记下来，到晚上再整理、归档。日积月累，就成了我的选题库。
写作的时候，再随机在选题库里挑一个。加以思考、推演和完善，就是一篇文章。
3、自由记录
这种方式，有两种适用场景。
01、起床之后
在整晚的睡眠中，我们会由深度睡眠，慢慢过渡到快速眼动期。在后者的阶段中，我们的部分大脑细胞是活跃的，它们会产生大量信息（亦即做梦）。
所以，有时起来之后，会感到大脑还没有彻底清醒，思维转得很慢。这就是因为，这部分信息占用了太多的资源。
这时，可以铺开纸笔，把脑子里能想到的东西全部写出来，不用受到任何规则、字体、逻辑的约束。
只需写上几行，就能逐渐恢复思维，调适到工作状态。
02、在犯懒的时候
比如下班回到家和周末，经常会什么事都不想做。这时，随手拿起纸笔，把大脑里的想法写下来，记录今天工作的心情、描述通勤路上看到的事物……诸如此类。
也可以给自己一个既定的主题，比如：刷手机时随便看到的一个话题，把它写下来，以它为中心，进行发散思考，将脑子里的想法串起来。
不需要很长，也不需要逻辑通顺，只需如实记录下想法，写上几百字即可。
这样，就能快速让自己恢复精力，从而重拾起既定的计划。
4、日志记录
我们为什么会失眠？
很大的原因，是因为，在我们准备睡觉时，脑子里还有太多的想法，没有得到安定。
当显性认知空置时，它们就从后台切换到前台，充斥在意识中，让你久久无法入睡。
一个有效的方法，就是做睡前日记。
把这些想法写出来，把一整天的困惑、心得、经历，以及第二天的计划，全部写下来，将它们外部化。
你会发现，虽然很多问题仍然没有得到解决，但单单只是把它们写下来，放在一边，告诉自己明天再说，也会心安很多。

‘陆’ 职场如何做好时间管理

工作时间管理非常重要。我们听到了很多，但我们需要单独研究它。在工作中，我们经常会遇到工作容易被打断的情况。过了一会儿，我们的领导要求开会；过了一会儿，我们的同事打电话求助。我们花了很长时间才回来，却发现我们手头上做了一点工作。另一种情况是，当你遇到紧急情况，时间紧迫，任务繁重，你毫无准备，你不知道该做什么，你只能加班，效果并不理想。在另一种情况下，我们去领导那里签字或在某个部门工作，这可以做一次，来回跑几次。上述情况主要是由于我们缺乏合理的时间规划、管理技能、优先级、拒绝、学习预测任务和对任务的整体考虑。

第四，学会整体安排任务。我们应该学会按时间、部门等对任务进行分类。我们可以同时上交或者从同一个部门拿走。这样，我们可以避免来回跑几次。

‘柒’ 职场中不会管理时间，如何管理你的时间

一天24小时，每个人的时间都是固定的，为什么每个人都在同一时间成功，有些人什么都不做？它取决于每个人的时间管理技能。时间管理的好坏直接决定个人和企业的命运。因为不能保存时间，所以不能留下来，所以你只有计划和管理时间，才能很好地管理上级交给你的任务，更好地领导下属。

每天看自己就能获得管理能力和技巧，更好地利用时间，实现对上级和下属的管理。不在工作时间内做私事时间宝贵，不能浪费。如果今天你进取，过得好，安于现状，明天就有可能被淘汰。工作时间完全不考虑私事是不现实的，所以要对这些私事做出有效的统筹安排。否则只会白白浪费好时间。

‘捌’ 个人如何做好时间管理

这个做好时间我让你首先你要有一个简单的一个计划其次数其次你要非常的自律还厚你做事一定不要拖拖延有那种拖延症