为什么空闲时间管理

A. 为什么会有那么多的空余时间

要对时间强盗有所意识--一些变故、事件和情况会经常重复出现。这些小插曲当然不一定就是破坏性的、不受欢迎的、或者是非生产性的。然而，它们却损耗了你处理重要责任和优先问题所需的时间，而正是这些重要责任和优先问题才会在你的总体表现和所负义务方面真正显出差距。

自处的第一条原则，是有办法地控制、安排并善用时间。不要想一石二鸟，同时做两件事。反之，你应该事前把一天的工作时间分配妥当。更重要的是，剔除不重要的工作，推掉不必要的应酬，亦不要花时间为例外的事情厘定规定。

有效的保险管理者并不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始。他们并不以计划为起点，认清楚他们的时间花在什么地方才是起点。然后他们管理他们的时间，减少非生产性工作所占用的时间。最后，他们再将他们可以自由运用的时间，由零星而集中，成为连续性的时间。

记录自己的时间；

管理自己的时间；

集中自己的时间。

时间应分配得精密，使每年、每月、每天和每小时都有它的特殊任务。

自认为时间和效率是非常重要的两件东西，节省时间和提高效率的过程其实也就是赚钱的过程。

有些人在一小时内比他人在一周内驻留得更久。

大多数人的成就是在别人浪费掉的那些时间里取得的。

在大多数情况下：时间是一分钟一分钟浪费掉的，而不是整个钟头浪费的。水桶的底部如果有一个小洞，水很快就会漏光，结果跟有意把水倒掉一样。

节约时间的最佳方法之一，是预先思考，计划一下。

时间管制最基本的原则，就是先做最重要的事情。没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间。

人们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情。

要区别时间的质量和数量。你的效率，并不是通过花多少时间，而是通过如何花这些时间来衡量。一项花几分钟时间而制订的扩展计划，有可能使你的公司富裕起来。

你要决定工作的优先顺序：

1.重要而且紧急。这些工作应列第一位，必须立刻去做。

2.重要但不紧急。这些工作则在第一种之后。

3.紧急但不重要。

保险经营者节约时间的十条秘诀：

1.处理公事切忌先办小事，后办大事，一定要办当天最主要的事情，然后再办其它的事情；

2.用大部分时间去处理最难办的事情；

3.把一部分工作交给秘书或经纪 、代理人去做；

4.少写信，打电话能解决的就打电话，必须写信时就写便条；

5.减少会议；

6.拟好安排工作的时间表；

7.分析自己利用时间的情况，看有多少时间被浪费掉了；

8.减少不必要的报告文件；

9.把待阅的文件减少到最低限度；

10.尽量利用空闲时间看文件。

美国时间管理专家提出节约时间4D方法原则：

1.丢掉不管(DROP it)：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事等丢掉不管。

2.拖一拖再办(Delay it )：把一些偏离目标的精神情绪活动。次要工作、信息资料不完全的工作等，暂时挂在一边，待有空余时间再去处理。

3.委派别人去干(Delegate it)：学会委派技能和管理，将能委派出去的事尽量派给他人干，这样就可以节约时间干最重要的工作。

4.自己做(DO it)不能丢掉不管，不能拖一拖再办，不能委派给别人的事，按照优先顺序自己亲自去完成。

要想巧妙地利用时间，可以试试以下方法：

养成节约时间的习惯；

不要为紧急的事情把你压住了；

合并类似的工作；

学会说不；

不要拖延；

要明确具体；

对敞开大门要留神；

不要相信自己的记忆，要列一个清单；

运用例外原则；

授权；

使用三个文件筐；

三思而后行；

先对付棘手的工作；

先把工作抓起来；

今天为明天作计划；

逐月分析你的工作；每天留出一些思考时间；

每天结束时，回顾一下干了些什么。

从某种意义上讲，我们大家都被习惯所控制，找出自己的陋习并切实加以克服，这对有效的管理具有重要意义。

怎样利用你的时间

1.早起身；

2.预先作好准备(如备好便笺簿、第二天穿的衣服等)；

3.把精力集中于要事(对必须做的事按轻重缓急排好顺序)；

4.排除干扰(处理要得体！)；

5.目标明确(一开始就指出最终要达到的目标)；

6.处理棘手事件要果断；

7.听取意见要讲求效率；

8.寻找捷径(评价工作方式、授权、借助于记录和复印等办公设备)；

9.充分利用空闲时间(旅途时间和等候时间可用于思考问题、阅读材料、起草演讲报告或文件)；

10.从失策中汲取教训(记下自己的失策行为和浪费时间的事例，以避免重蹈覆辙)。

怎样才能有效利用24小时呢？下面介绍七个原则：

1.不要被时间所管理、而要去管理时间。积极地对待工作，向工作挑战。这就是说，平素要明确认识自己的任务和自己想做些什么。这一点对保险管理者来说极其重要；

2.要有自己的梦想(或愿望、目标)、想法和计划。能列出具体计划去实现自己的梦想、目标或目的的人，就是善于利用时间的人。这样的人会开动脑筋努力工作，并为实现自己的目标去充分利用时间、精力和经营资源；

3.做事要分轻重缓急，要有先后顺序。善于利用时间的人，会在有限的时间内去做最重要的事情，取得更大的成果。这就是说，要善于安排时间和集中时间。每天要把该做的事情，按其重要程度编码排队，列出一览表，然后按顺序去做；

4.要会利用别人的时间。一个保险经理人有必要弄清什么工作应由自己来做，并把它具体地写出来。非得自己去做的事情是什么？哪些事情可以委托下级或专家去做？自己现在所需要的时间是多少？能否由于委托下级或专家去做，而得到这些时间；

5.要有计划地进行工作。有效利用时间的一个基本原则就是制定出好的计划来。由于计划不周密，往往会产生时间的浪费。即使战略目标正确，如果实行步骤不合适，同样要浪费时间；

6.抓住时机。时机是有效利用时间的一大源泉；

7.要充分创造有效利用时间的环境。如果保险公司高、中层和内部干部都能以身作则，重视时间。那么，这个企业就一定能创造出一种重视时间的良好环境；

有效的时间管理可概括：

1.为你自己和你的单位制定明确的目标；

2.根据这一目标制定时间优先权，这对于能首先集中精力做正事是至关重要的。然后就是尽可能完美地完成它们；

3.高效的时间管理包括对下属有表现权威性的意志；

4.超前型应当比反应型或遭遇战型更为完美。超前计划可使一个保险管理者对潜在问题的出现给予最佳控制；

5.采取步骤避免时间的浪费和主次关系的颠倒；

6.最后，不论是记事表，还是计算在何处合理利用时间的每日时间安排表，都能帮助你解决个人的时间管理问题。如果它能与预定的目标相配合，这一完善的时间表将会发挥很好的作用。这样，花费在低优先权项目上的时间的量就能被甄别出来。例如，低优先权的会议和电话谈话常常会作为时间浪费的例子摆在你面前。

时间管理理论可分为四代：

第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。

第二代理论强调行事履历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。

第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设立短、中、长程目标，再逐日厘订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

这种作法有其可取之处。但也有人发现，过分强调效率，把时间绷得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情，满足个人需要以及享受意外之喜的机会。

现在，又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定时间管理这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产品与产能的平衡上。

建议你每天保持两种工作表--最好在同一张纸上。在纸的一边列出在某几段特定时间里可做的事情，如开会、约会。在纸的另一边列出你待做的事情--把你计划要在一天内完成的每一件事情都列出来。然后再审视一番，排定优先次序的编号，最重要的事项标上一号、二号。同时，你要保持足够的时间弹性准备处理突来事项。