有关人员在职责范围内传递阅读文件称为什么

1. 办公室岗位职责是什么

转载以下资料供参考

办公室岗位职责
第一章 总则
一、 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章 职责范围
一、 办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。
第三章 工作规范
一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章 办公室事务管理
一、 文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
（一） 文件管理制度
第一条 管理要点
1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条 制度规范
1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条 文件管理流程设计
1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
（二） 文书管理制度
第一条 管理要点
1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条 制度规范
1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、 按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。
4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
5、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。
6、 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第三条 流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
（三） 档案管理制度
第一条 管理要点
1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条 制度规范
1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
第三条 流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
二、 办公用品管理制度
第一条 管理要点
1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条 制度规范
1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。
3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、 办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
第三条 管理流程设计
编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放
编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记
三、 图书管理制度
第一条 管理要点
1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。
3、 根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。
第二条 制度规范
1、 各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
2、 按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。
3、 对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
4、 按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。
5、 借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。
6、 图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。
第三条 管理流程设计
1、 申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、 借还流程：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
四、 会议管理制度
第一条 管理要点
1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
2、 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。
3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。
5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。
第二条 制度规范
1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
3、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。
4、 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条 管理流程设计
会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理
五、 清洁卫生管理制度
第一条 管理要点
1、 为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、 按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
3、 办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
第二条 制度规范
1、 清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、 按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。
3、 清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。
4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
5、 值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。
6、 未按要求清洁者，按照规定予以处罚。
第三条 流程设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
六、 日常事务管理
（一） 接待管理
第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
（二） 报刊收发整理
第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。
第五条 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
（三） 后勤管理
第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
第六条 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表
（四） 文化宣传管理
第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
（五） 其他事务
第一条 名片制作、收发传真等其他事务。
第二条 负责公司文书的打印复印工作。
第三条 负责树木花卉的养护工作。
第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。

2. 简述公文书面格式包括哪些内容2.简述党政机关之间的四种关系

一、公文书面格式内容

《党政机关公文处理工作条例》

第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

二、党政机关之间的四种关系

1、同一系统的上下级机关之间构成领导与被领导的关系。

2、上级业务部门和下级业务部门之间的业务指导关系。

3、非同一系统机关之间的不相隶属关系。

4、同一系统的同级机关之间的平行关系。

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公文种类

《党政机关公文处理工作条例》

第八条公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

3. 公文可从分为哪几类

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十四）决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项

（十五）公报

适用于公布重要决定或重大事项

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公文写作原则：

1、内容上“三查三改”

查立意：看是否明确、完整、突出，改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。

查措施政策：看措施、规定、办法、意见是否符合政策，切实可行；改矛盾抵触之处及不求实效的官话、套话、大话、空话和不力之处。

查材料：看是否具体、真实、典型，改一般化、概念化和不实之处。

2、文字上“三查三改”

查篇章：看是否明确、紧凑、合理，改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。

查行文：看是否精炼、合乎语法和逻辑，改用词不当、啰嗦累赘、逻辑错误之处。

查文字：看是否规范，改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误和文面款式毛病。

3、体式上“五查五改”

查文种、标题、主抄送单位、附件、附加标记有否问题，如有即行订正。

办文必须迅速及时，不失时效。公文一般有一定的时效，特别是有明显时间要求的公文，如果超过时限，就会耽误工作，造成损失。因此，为了做到公文处理及时、迅速，必须健全制度，简化手续，增强时间观念，以保证公文尽快处理。

公文的保密也要符合要求，必须严格地执行保密制度，严格控制拟稿过程、印刷过程、处理过程，不管是什么人泄密，都是失职渎职，都要受到法律制裁。

4. 行政文员的职责范围

我们都是同行啊，也做的是行政文员……不过我工作的时间很短，连今天才四天呢……虽然我不能很好的为你解决这个问题，但是我也查找了一下相关的资料，一起分享一下吧
【文员定义】
文员是公司的基层职员，一般从事文件处理工作，也有许多的公司从薪金上划分员工/文员/职员的级别，但有些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力。
因此，也有可能是踏入管理阶层的第一步。
在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同，当然少数公司可能也不需要电脑的），一些大的公司对语言也有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质（工作态度、思想品德、工作能力等）。
【文员分类】
主要分：行政文员（人事文员）、文案文员、档案文员
行政文员主要负责办公室日常事务。
文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
【办公室文员职责 】
主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：

1. 接听、转接电话；接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16. 接受其他临时工作。
【销售文员职责】
(1)、行政隶属
上级主管：企划部经理
工作对象：各办事处（区域）相关业务人员
(2)、主要职责
A． 在企划部经理的领导下，负责公司促销活动方案的设计、策划、实施与业务管理。
B． 负责编制公司年度促销活动预算，提交年度促销方案，制定与协调各区域促销活动推进时间与方案选择。
C． 负责各区域促销活动的工作指导与审批管理，协助各区域市场开展促销活动。
D． 负责制定公司公共关系计划与实施方案，策划与组织实施公关活动。
E． 负责促销活动的方案管理与文档备案，评估活动效果，提交季度促销活动分析报告。
F． 完成企划部经理交办的其他任务
【文员的职业要求】
1、首先要有一个很好文字功底，因为你要靠这个吃饭，无论是写“实心”的东西还是写“空心”的东西，另外还有能领会领导的意图（可能有的时候，他不一定能很好的表达出来他要说的意思，但是你要能设身处地的替他想到，写出来，这个比较难）。
2、工作效率要高，记忆力要超强，因为你要处理很多琐碎的事情和突发事件，有的时候会有一些很小、时间周期很长的事情需要你去做，如果你把这件事忘得一干二净，到领导、单位需要答案、结果的时候，你会知道后果的。
3、如果是领导的跟班秘书，你还的要照顾好领导的饮食起居，替他想到、照顾到，做好这一点是很重要的，对你也有很好的帮助的。
4.文员的工作是比较繁杂的，有的小公司文员根本就是杂工，平时扫扫地，擦擦桌子，而且有人来的时候要倒倒水，最重要的是文员要懂想与想，知道什么事情该做，什么不该做。
5：对于文员的计算机水平一般只要达到会操作“office”办公软件就可以了。

5. 公务文书的语言要求及具体表现

言礼仪规范

语言文字，是人类用以表达思想、交流情感、沟通信息的特有工具。在日常工作与生活里，基层公务员不仅需要具备一定的语言文字的使用能力，而且还必须以此作为自身最为重要的交际工具。

俗话说：“言为心声”，“字如其人”。在平日运用语言文字时，基层公务员必须对其多加要求，恪守成规。所谓语言礼仪规范，指的就是基层公务员运用语言文字不能不遵守的一些成规。

具体而言，语言礼仪规范实际上体现于两个相互关联的不同方面。一方面，它对基层公务员“说什么”、“写什么”有所规范，此即所谓“内容美”。另一方面，它对基层公务员“怎样说”、“怎样写”也有所要求，此即所谓“形式美”。

运用语言文字时，基层公务员不能忽略其“内容美”，因为离开了内容，其具体内容便无本可依。与此同时，对其“形式美”也应高度关注，因为内容体现于形式，形式表现内容。完全忽略了形式，语言文字的“内容美”便无从谈起。总而言之，基层公务员对语言文字的“内容美”与“形式美”应给予同等重视。

公文礼仪

公文，即相对私人文书而言的公务文书的简称。各级行政机关的公文，就是各级公务员在公务活动中所使用的书面文字材料。广义的公文还包括图表、录像、录音、物证等各种适应实际需求的内容。

公文是传达、贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指示和商议工作，以及报告情况，交流经验的重要工具。公文具有严肃的政治性、规范的程式性、绝对的权威性、直接的实用性和明确的工具性等鲜明的特点。

根据1993年11月21日由国务院办公厅重新颁布的《国家行政机关公文处理办法》，我国将现行行政公文分为如下12类13种，并对每一类每一种公文的具体内容、适用范围、适用对象都作了具体的规定。

命令 适用于依照有关法规发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适应的决定等。

议案 适用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

决定 适用于对重大活动或事项作出安排。

指示 适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

公告和通告 向国内外宣告法定事项或其他重要事项用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项则用“通告”。

通知 适用于发布行政法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。

通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。

报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。

请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

批复 适用于答复下级机关的请示事项。

函 适用于互不隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

会议纪要 适用于传达会议情况和会议精神。

各级行政机关的公文在公务活动中发挥着极其重要的作用。

第一，公文具有法规和准绳的作用。有的公文本身就属于法规文件，有的公文则是法规的具体化。它们对所涉及的对象都具有强制的约束力和规范作用，是个人和单位行动的准绳。

第二，公文具有领导和指导的作用。通过互行公文，上级机关可传达领导意图，下级机关则可遵照执行、贯彻领导意图。

第三，公文具有教育和宣传的作用。国家行政机关可通过公文进行自上而下的宣传，以达到教育、启示、动员、释疑解惑、说明的作用。

第四，公文具有联系和知照的作用。通过互行公文，各级行政机关可互相交流、沟通信息、了解情况、掌握实情，从而提高办事效率和领导水平。

第五，公文具有依据和证明的作用。公文是发文单位开展公务活动的记载，也是收文单位联系、开展工作的书面凭据，起着公认的“立此存照”的作用。

正是因为公文在国家行政工作中扮演着如此重要的角色，使得遵行公文礼仪成为基层公务员的一项基本职责。

公文礼仪，即基层公务员在撰制和办理公文时应当遵守的规范和惯例。我国公文礼仪的基础，即国务院办公厅重新颁布的《国家行政机关公文处理办法》。本节将从公文的撰制、公文的行文、公文的办理这三个方面对公文礼仪进行具体阐述。

一、公文的撰制

公文是国家行政机关的喉舌，也是联系政府与群众和各级行政机关的重要纽带。因此基层公务员撰制公文时必须严格遵守有关规定和要求，任何疏漏都有可能耽误公务的执行。

(一)内容要求

任何类型的公文，不论其发文机关和发文目的是什么，都应当在内容上遵循如下两条基本指导原则。

1.严守法规。公文的观点和内容必须符合国家的法律法规，必须符合党和政府的方针政策。如果发现公文所需贯彻的领导意图与党和国家的有关政策法规相抵触，应及时向领导提出，并予以纠正。如果要提出新的政策规定，则应加以具体说明，切勿使之前后矛盾。

2.真实准确。公文所反映的情况必须真实、准确。不仅基本的事实材料要真实，而且具体的细节、背景、数据也要准确无误。这就要求基层公务员深入实际、密切联系群众、实事求是，要克服官僚主义、形式主义和文牍主义，更不可弄虚作假、敷衍了事。

(二)格式要求

公文是一种规范性极强的应用文体，因此基层公务员在撰制公文时务必要遵守具体的格式要求。

1.选择恰当文种。国务院规定的12类13种公文形式，每一种都有近似但却有所区别的格式要求。因此，选择恰当文种是遵守公文格式的基础。

正如南朝刘勰在《文心雕龙·章表》中所说：“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异”。各种公文体现的是不同的发文机关权限范围和行文机关之间的不同关系，反映了不同的发文目的。因此基层公务员在撰制公文时务必要根据本机关的职权地位和发文目的选择恰当文种，采取相应格式。

2.遵守具体格式。公文讲究格式，是公文管理标准化和现代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地说，公文格式可分为文头、正文、文尾和标记这四部分内容。

其一，文头。文头包括文件名称与发文字号。文件名称，由发文机关名称加“文件”两字组成，如“中共中央文件”。文件名称往往用套红大字印刷，被称为“红头文件”。发文字号，由发文机关代字、年号、文件顺序号三者组成。若是几个机关联合发文，一般只注明主发机关的发文字号。年号应由“〔〕”括注，而不能使用“()”。

其二，正文。正文包括以下七部分内容。

一是公文标题。由发文机关名称、事由和文种三部分组成，应简要准确地概括公文的主要内容，体现发文主旨。例如“公安部关于在全国公安机关开展向济南交警支队学习活动的决定”。如果公文版头已注有发文机关，或已在文尾注明了发文机关，公文标题即可省略发文机关；如果难以用少量文字概括所发公文的内容，或公文内容较为简单，可省略发文事由。公文标题除法规、规章名称需加书名号外，一般不加其他标点符号，而以空格代之；标题字数太多，分行书写时，注意不得将固定词语拆开分写。

二是主送机关。即负责受理或答复该公文的机关。上行文只有一个主送机关，即文件责任的直接承担者；下行文可有多个主送机关，书写于左首顶格处，按级别高低顺序排列。

三是正文。是公文的主体，表述公文具体内容的部分，写在主送机关名称之后。

四是附件。即附属于正文的材料，用于对公文的补充或参考。附件名称要在正文之后注明，附件本身既可单独成件，也可与文件主体装订一起投送。

五是发文机关。即公文的法定作者名称，应采用机关全称或规范化简称，写于正文或附件名称之后一定距离的右下方。如需以机关领导人名义行文，则应在领导人姓名前冠以职务。联合行文时，应将主发机关排列在前。

六是发文日期。用以表明公文的生效时间，写于发文机关下方，使用年月日全称。

七是印章。即发文机关对公文的效力负责的凭证，盖于发文机关名称和发文日期的字面上。

其三，文尾。文尾包括如下三个部分。

一是主题词。用以标示公文的核心内容，便于公文的计算机检索与管理。主题词不同于公文标题，其确定应从公文内容范畴、主题内容、特征和文种这四个方面入手，而不能简单地从公文标题中提取。国务院办公厅秘书局于1994年4月修订出版的《国务院公文主题词表》和中共中央办公厅秘书局于1998年8月修订发布的《公文主题词表》是目前标引主题词的重要依据。主题词一般不超过七个，每个主题词之间要空一格，写于发文日期之后，用黑体字印刷。

二是抄送抄报机关。即除主送机关外还应了解公文内容的有关机关。上行文为抄报，平行文或下行文为抄送。

三是制发机构和制发时间。即公文的印制单位和时间，书写于同一行。单位居左，顶格；时间居右，顶格。

其四，标记。标记包括四个部分的内容。

一是秘密等级。按公文的机密性质，公文可分为内部文件、公开文件和保密文件三类，其中保密文件又可分为秘密文件、机密文件和绝密文件三等。秘密等级标在左上角，以醒目的黑体字印刷。

二是紧急程度。公文有紧急公文和非紧急公文两类，紧急公文又可分为急公文和特急公文两等。紧急程度应以黑体字标在密级上方。

三是阅读范围。即以工作需要和保密范围为依据所确定的公文的行文范围和阅读对象，写于发文日期之后，主题词之前。

四是印刷份数。指该公文的实际印制数量，用括号标注在文件左下方。

另外，公文纸一般采用16开型(260mm×185mm)于公文左侧装订。按惯例，开头应为35mm，地脚应为25mm，订口应为22mm，翻口应为25mm，版心内正文应有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用纸大小可视实际需求而定。公文书写应自上而下、自左至右(见例一)

例一 格式规范的公文样式

(三)语言要求

公文的语言虽然只是一个形式的问题，但却能影响公文的内容，对公文整体起到举足轻重的作用。哪怕是一个小小的文字或标点错误，都有可能影响对公文的理解和执行。因此基层公务员务必要注意公文撰制过程中的语言问题。一般而言，要做到准确、朴实、简明。

1.准确。公文的语言要求准确，是指公文的用字用词要恰当，语句段落要通顺，数字标点要规范。例如，根据新颁布的《国家行政机关公文处理办法》，公文中的数字写法就应当严格遵守我国1987年2月1日颁布的《关于出版物上数字用法的试行规定》的要求。只有准确用语，才能如实反映客观事物，如实传达发文意图，使公文得以更好地理解和执行。

2.朴实。公文具有政治性和严肃性的特点，因此公文的语言应当力求质朴无华，少用描写和抒情的手法。要直话直说，不可拐弯抹角或以含蓄的笔法委婉地表达意思。

3.简要。公文语言的简要，是快速高效地传递信息的需要。冗长的公文不仅会让人望而生厌，而且不利于主旨的突出和重点的把握。简明扼要是公文写作的一项基本要求。要使公文语言简要，就须开门见山，尽快道出主题，紧扣主题，摒弃套话，并学会熟练使用一套常用的事务性词汇，简要对事物进行表达。

二、公文的行文

行文即公文的运转，行文关系则是指公文运转过程中发文机关与收文机关之间的关系，也即各级机关之间公文的授受关系。

(一)行文分类

按照公文在各级机关之间的运行方向，可将行文分为三类：上行文、平行文和下行文。相应地，行文关系也可分为上行文关系、平行文关系和下行文关系三种。

1.上行文。上行文即下级机关向上级机关呈递的公文，一般可分为逐级行文、多级行文和越级行文三种。由于下级机关要对自己的直接上级机关负责，因此逐级行文最为普遍。只有在特殊情况下才可采用多级行文和越级行文的方式。上行文包括报告、请示和议案三种公文类型。

2.平行文。平行文即互相没有隶属关系和业务指导关系，同级或不属同一系统的机关部门之间的行文。平行文多采用公函文件。

3.下行文。下行文即上级机关对所属下级机关制发的文件，一般可分为逐级行文、多级行文、直到基层行文这三种。下行文的文种较多，有命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议记要等9种。

(二)行文规则

各级机关之间互相行文时，务必要遵守如下一些规则。

1.行文机关应明确发文权限，在自己的职权范围内制发公文。对超出自己权限的待处理事项，应行文商请职权部门发文或双方联名行文，不可越俎代庖。越权而行之公文没有任何权威和约束力。

2.下级机关应向自己的直接上级机关负责，不可随意越级向上行文。如有特殊情况必须越级请示，则应抄报所越机关。上级机关如有必要越级向下行文时，亦应同时抄送受文机关的直接上级机关。

3.受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。

4.贯彻党政分开原则，实行党政分别行文。凡属政府的工作，应以政府名义行文；凡属党委的工作，则应以党委名义行文。

5.若待办事项涉及多个机关的职权范围，或多个机关遇有相同问题需请示和报告时，各机关可联合行文。联合行文的各方应是同一级别。各部门若对某一问题未形成一致意见，均不得擅自向下行文。

6.经批准在报刊上发表的行政公文，应被视为正式公文而依照执行。如不另外行文，发文机关应在报刊上发表该文时加以注明。

7.本着精简高效的原则，严格控制发文的数量、投送范围。尽量减少行文的中间环节，不重复行文。

三、公文的办理

依照国家有关规定：“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。”一般而言，公文办理是指各级行政机关和公务人员在收到公文后对它进行的办复。

(一)基本要求

基层公务员办理公文务必须遵循准确、及时、安全三项基本要求。

1.准确。所谓办理公文要准确，是指办理公文的每个环节都要井然有序，办理公文的顺序要合理，衔接要紧凑，办理的形式和方法要力求规范、标准。

2.及时。为提高办事效率，基层公务员办理公文时务必要及时，要避免因公文误期而影响工作。一是要强化时间观念。公文能办就办，说办就办，养成限定时间内办好公文的良好习惯，不可拖拖拉拉、办办停停。对于紧急公文，更须及时处理。二是要缩短运转周期。公务人员要尽量缩短公文的传递、留办时间，促进公文高效运转，避免在公文传递过程中浪费不必要的时间。三是要简化办文程序。要尽量减少公文办理所需的手续和环节，防止因环节复杂、程序繁多而导致的效率低下。

3.安全。基层公务员在办理公文时要恪尽职守，确保经办公文的安全。这里的安全有两层含义。一是指要确保公文物质上的安全，防止公文受损或遗失。这就要求不可乱堆、乱放、乱叠公文，以免受到过多的磨损；要做到防潮防火防蛀，延长公文“寿命”。二是指要确保公文政治上的安全，严守国家机密。要积极做好保密工作，开展保密教育，做到有备无患，防止国家利益受损。

为了确保公文的安全，各级领导务必要端正态度，充分认识公文安全的重要性；要经常性开展公务员业务培训，提高基层公务员的素质和能力。

(二)收文程序

收到公文后，基层公务员一定要按程序对其进行处理。

1.登记。各级行政机关在收到公文后，务必要对所收公文进行登记。各种公文一般可按“上级文件”、“下级文件”、“需承办文件”、“一般性文件”4个类型分类登记。登记内容包括收文序号、收文日期、来文单位、来文标题、密级、领导批示与承办情况、归卷号及备注等。收文登记时字迹要清晰工整，平件、密件要明确区分，急缓程度要严格分清。登记的基本要求是准确、详实。

2.拟办、批办。拟办即基层公务员在收到来文后提出初步的办理方案或建议，供领导参考。拟办意见应简明扼要，并可随同附上与来文有关的材料，交领导参看。

批办即机关领导对需要办理的公文进行批示，提出执行、办理的原则与方法，并签署姓名与日期。批办要及时、迅速，批示的意见要明确、具体。

3.承办。承办即基层公务员根据领导批示意见，对公文的具体执行办理。承办时应当统筹规划、妥善安排。要分清来文的主次缓急，有步骤有计划地办理，优先办理重要的公文。一般而言，特急件应随收随办，当时或当天办结；急件也应随收随办；限时处理的公文当以规定时间为限，不得拖延；其他一般公文也应尽快办理。

4.催办。催办即对公文办理的督促与检查，主要是指在收到公文后，对本机关各承办部门的公文处理工作进行监督与检查。各级行政机关应建立健全机关公文催办系统和催办的登记、分层逐级汇报制度，以落实催办工作。

6. 秘密文件传阅范围如何确定

一。 秘密文件的范围

第一条 凡不能公开发表的涉及党与国家秘密的文件、档案、电报、图表、资料、图书、刊物、教材、照片、录音带、录相带、拟制文件和资料过程中形成的草搞和清样，打字腊纸、复印废页、印刷余份等，都属本办法所指的秘密文件的管理范围。

第二条 秘密文件根据秘密程度的高低划为绝密、机密、秘密三个等级。各单位应根据《中共中央办公厅关于秘密文件管理工作的暂行规定》（中发〔64〕627号文件）精神和上级主管部门的有关规定，结合本单位的实际情况，拟定秘密文件的密级划分细则。

第三条 不宜对外公布的文件、刊物、资料、图片等，可做为内部材料，不划密级，但应注意保存，不经主管部门许可，不得对外泄露。

二。 文件制发

第四条 文件制发部门要根据文件内容、秘密程度和工作需要，确定适当的密级、印份、发送范围和阅读级限，由制文部门的负责人核定签印。

第五条 秘密文件必须严格按照批准份数，一律由内部机要打印人员或具备保密条件的印刷单位印制，绝密文件应指定专人负责印制。

三。 文件管理

第六条 各单位的秘书部门，是负责管理秘密文件的机要部门，是秘密文件收发、运转的枢纽，必须严格责任制度，切实做好秘密文件的接收、登记、分发、运转、清退、立卷、保管、销毁和移交等各个环节的保密工作。

第七条 参加会议带回的秘密文件，须交秘书部门的文件管理人员，个人不得保存。

第八条 秘密文件应由经管文件的人员拆封，领导亲启件应由本人或指定专人拆封，他人不得自行拆阅。

第九条 严格执行关于翻印、复印文件的规定。上级机关的发文，属机密、秘密级文件，须经市委或市政府分管秘书长批准后翻印、转发。凡绝密或注明不准翻印的文件，一律不得自行复印、翻印。确因工作需要必须复印时，经制文部门同意，并要严格控制份数，不得改变使用范围。

复印件要同原件同样管理。

第十条 县、团级以上单位，未配专职文书人员的，不发给文件。

第十一条 秘密文件必须存放在有保密保障的库房或文件柜内，对平时使用的秘密文件，应妥善保管，用后随手入柜加锁。

四。 文件阅读

第十二条 秘密文件要严格按照规定的范围传达、阅读，不经制文部门的同意，不得自行扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。

第十三条 传阅秘密文件，要由机要人员填写传阅单，统一掌握，阅后主动退回，不要横传，对急办的文件，机要人员要及时催办。

第十四条 秘密文件应在办公室或阅文室阅读，不得带到宿舍、医院或其他公共场所。

第十五条 借阅秘密文件，要履行严格的借阅手续。绝密文件应当天交回，再用再借。借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还。文书人员对借出的文件应及时追回。

第十六条 不经组织批准，个人不得随意摘记秘密文件内容，不得利用秘密文件和内部资料为公开报刊撰写稿件。

五。 文件传递

第十七条 传递秘密文件必须遵守下列规定：

（一）发往外地，应由机要通信部门递送，不得使用普通邮政。重要密件，须由机要交通递送或派两名专人护送。

（二）市内传递，由机要人员递送。绝密件、密码电报，须由机要人员用专车递送。

（三）单位内部传递，要有专人负责，严格签收手续，无关人员不得代收、代送。

（四）向驻外机构递送，要按外交部的有关规定办理，不得在公开函电中暴露我秘密机构的名称和性质。

（五）向我驻港澳机构寄发文件、资料和函件，一律通过机要寄“广东省委第八办公室”转送，不得向港澳直接邮寄。

（六）文件要密封，标明密级，放在文件包、箱内，做到文件不离人，专程直送，不得他往，并严格签收手续。

第十八条 干部外出工作，不得随身携带绝密、机密级文件。干部出国工作，一律不准携带各类秘密文件，如有特殊需要，按外交部有关规定执行。

六。 文件核对和清退

第十九条 各单位文件管理人员对保管的秘密文件应做到：绝密文件一周一核对；机密文件半月一核对；秘密文件一月一核对。在核对中发现短缺文件应立即查找，其中秘密以上文件应立即报告上级主管部门。

第二十条 市直单位对其下属单位的文件实行一季度一清退。每年三月底市委、市府两个办公厅将上年各类秘密文件的清退情况向市保密委员会作出报告。

七。 文件交接

第二十一条 机构撤销、合并时，原机构的秘密文件应随同文书档案按下列办法处理：

（一）应清退的，退回原发文部门；

（二）应归档的，整理立卷移交档案部门；

（三）需带往合并单位的，移入合并单位；

（四）无保存价值的，按规定销毁。

原机构应按上述办法将文件、档案登记造册，认真移交，待向上级主管部门报告并经同意后，始得结束工作。

第二十二条 经管秘密文件的人员工作变动时，须对所管秘密文件进行清点移交。所有工作人员（包括领导干部）调动工作时，对个人使用的秘密文件不得私自带走，更不能随意销毁或遗弃，必须全部移交清楚后，才能离开。

八。 文件立卷，归档

第二十三条 文书人员按照立卷规定的要求，在搞好文件催办和清理的基础上，分类立卷归档，并于三月底前移交档案室统一保管。

九。 文件销毁

第二十四条 销毁秘密文件，必须登记造册、经领导审查批准；任何个人不得自行销毁、处理。

第二十五条 销毁秘密文件，必须派专人护送到指定的造纸厂监督销尽。市内五区安排在青岛造纸厂、人民造纸厂监销，各县（市）和黄岛区要根据实际情况，选定有保密条件的造纸厂监销。在装卸、运送、监销过程中，要有安全措施，严防丢失或被窃。

第二十六条 一切属于保密范围的文件和资料，均不准向物资回收部门或私人出售。

十。 机要人员条件及职责

第二十七条 各单位配备管理秘密文件的机要人员，必须选拔政治可靠，作风正派，责任心强的共产党员或共青团员担任。并要坚持先审后用和先培训后上岗的原则，对不适合做机要工作的人员，应及时调整。

第二十八条 经管秘密文件的机要人员必须尽到下列责任：

（一）努力学习马列主义、毛泽东思想和党的方针政策，坚持四项基本原则，钻研业务，不断提高政治水平和业务水平。

（二）对党忠诚，坚守岗位、遵守纪律，热爱本职工作，对刺探、窃取、出卖国家秘密的行为及时检举，敢于斗争。

（三）模范遵守中央十项保密守则和省、市的有关保密规定。

（四）文件管理清楚，各种手续完备，文件运转及时、准确，不失密。

第二十九条 承印秘密文件的单位，要对职工加强保密教育，落实保密措施，确保文件印刷过程中的安全。

十一。 奖惩办法

第三十条 对严格执行保密制度，保密工作成绩突出者；及时发现他人违犯保密制度，堵塞失、泄密漏洞，避免重大损失者；在危难情况下，不顾个人安危，维护和保卫秘密文件安全者，应给予表扬和奖励。

第三十一条 凡违犯保密制度，造成失、泄密事故（包括丢失秘密文件）者，应视其情节轻重，给予批评教育或党纪、政纪处分，直至追究法律责任。

十二。 附则

第三十二条 各单位要根据本办法，结合本单位工作实际需要，制订秘密文件管理细则。

第三十三条 各单位党、政领导要切实加强对本单位文件管理工作的领导，模范地执行本办法，并督促检查对本办法的执行情况。

本办法从一九八七年公布之日起执行。
总 则

第一条 本规定适用于各级机关、部门和领导同志 的机要秘书工作。
第二条 机要秘书是机关领导同志的工作助手，机要秘书的工作是机关文书处理工作的一个重要组成部分。
第三条 机要秘书的主要职责是：管理秘密文件和完成领导同志交办的其它事项，为领导工作服务。
第四条 机要秘书工作是一项极为重要的政治性工作，必须挑选成份好，政治历史清白，社会关系单纯，政治上绝对可靠，作风正派，身体健康，具有一定工作经验和一定政治、文化水平的党员干部担任。任用机要秘书，必须按照上述条件由任用部门严格审查，报上级党委组织部批准。
第五条 对机要秘书的基本要求是：
立场坚定，忠诚老实；
服从组织，遵守纪律；
热爱工作，努力学习；
埋头苦干，艰苦朴素；
细心耐烦，准确迅速；
谦虚谨慎，严守秘密；
坚持原则，执行制度。

工 作

第六条 机要秘书应当熟悉领导同志的工作习惯，努力领会领导同志的工作意图，准确、及时地做好工作。
第七条 在工作中严格执行《关于秘密文件管理工作的暂行规定》。
第八条 每天将收到的文电、通知、资料、信函、请柬等，分别轻重缓急，及时送阅处理，不得积压。
第九条 对较长的文件、电报，如有可能和需要，应当摘要后连同原文一起送阅。
第十条 对领导同志阅办完毕的文件，应当认真细致的查看，如有批示，要及时处理。
第十一条 对收进的一切秘密文件生内部材料，按下列办法妥善保管：
（一）按不同种类，分别登记编号或按原有的顺序号排列保管。
（二）领导同志如在党、政、军、民不同机关兼任几种不同职务，应当将不同职务的文件分别登记、分别存放，以便分别处理。
（三）秘密文件与公开文件分别存放，绝密文件单另严密管理理。
（四）发出文件要登记编号，履行签收手续。
（五）必须将秘密文件放置于办公室的保险柜、文件柜内，外出时，辊封落锁。
（六）将领导同志外出工作或参加会议带回秘密文件，交由机关文书处理部门登记保管。
第十二条 对所保管的文件，应当按规定定期清 理。
（一）绝密文件一般半个月清查一次，分别情况，及时退回原发单位，移交机关机要室、保密室、档案室，或者暂时妥为保存。
（二）其他文件最迟三个月清查处理一次。在清查中，如发现文件有损坏和遗失，应当及时向领导同志和有关单位报告，积极设法追查和补救。
第十三条 机要秘书个人无权销毁任何秘密文件。销毁文件应当按《关于秘密文件管理工作的暂行规定》第二十一条办理。
第十四条 年终应当将文件的清理、保管情况向领导同志和领导机关写一书面汇报。
第十五条 机要秘书调动工作的时候，必须将自己经给接替工作的同志，当面点清，双方履行签字手续。
第十六条 打电话、对外接洽，要语言准确，态度谦和，如实反映情况，如实转达意见。

保 密

第十七条 机要秘书必须模范地执行党和国家的保密制度，视党和国家的秘密如同生命。在任何情况下，特别是在紧要关头，都必须采取一切可靠的措施，保证秘密安全。
第十八条 不得私自将秘密文件带出办公室；不经领导同志批准，不得将秘密文件给任何人阅读。
第十九条 不得为个人需要摘引秘密文件的内容。
第二十条 严禁闲谈秘密事宜，在私人通信中严禁涉及党和国家的秘密。
第二十一条 写明由领导同志亲自拆阅的信件，除领导同志授权的以外，不能代拆。
第二十二条 禁止家属和其他无关人员进入办公室，对领导同志周围的人员做好保密教育。
第二十三条 必须经常地提高革命警惕，及时向有关领导同志和领导部门反映保密和安全工作情况，向一切不利保密的现象进行斗争。

组 织

第二十四条 机要秘书受其直接服务的领导同志和所在机关办公厅（室）的双重领导, 受所在机关机要秘书部门的业务指导.
第二十五条 必须积极参加政治活动和组织生活，严格遵守各项制度，同周围同志搞好团结。
第二十六条 要定期向领导同志和有关组织汇报工作、思想、学习和生活情况，取得组织上的监督和帮助。

7. 公文处理的具体要求是什么

公文处理的具体要求分为向上级行文和向下级行文。

1、向上级机关行文，应当遵循以下要求：

原则主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关；党委、政府的部门向上级主管部门请示报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或授权；请示应一文一事，不得在报告等非请示性公文夹带请示事项；不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文。

2、向下级机关行文，应当遵循以下要求：

主送受理机关，根据需要抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关；党委、政府的办公厅根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文；涉及多部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。

(7)有关人员在职责范围内传递阅读文件称为什么扩展阅读：

公文处理的一般格式包括：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等。

1、公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。

2、主送机关

上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是收文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

3、正文

这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用。

4、发文机关

写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

5、附件

这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

6、印制版记

由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印”字；下行文平行文的，排印“印发”2字。

8. 一般文秘工作人员在收文处理中的主要职责是（）。

批办是这件是下级决定的，请上级批示、办理
注办是本单位决定的，请上级外单位协助、指导、办理
分办是这件事情是上级决定的，交给下级准备、办理

收文处理的一般过程
指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。
1．第一阶段：公文的收受与分流
（1）签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。
（2）外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。
（3）启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门 （或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。
（4）内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
（5）分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
（6）摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。
2．第二阶段：办理收文
（1）拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。
（2）批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
（3）承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。
（4）注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
3．第三阶段：组织传阅与催办查办
（1）组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。
（2）催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。
（3）查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。
4．第四阶段：处置办毕公文
包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。

9. 秘书进行文件传阅要尊循的原则

（一）有序的原则。公文传阅，顺序很重要，在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。对所有的公文，文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需阅知的对象。公文在传阅过程中，文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。
公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导和有关部门；办件则应先传主管领导，一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见，另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。
公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文，应按照先办后传、急用于先阅、跳跃式传阅等方法处理。此时，文秘人员应在"文件处理单"上注明。
（二）及时的原则。公文传阅的时效性很强，快速和及时是公文传阅的基本要求。怎样才能保证公文及时传阅呢？一是取送及时。收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。二是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。三是承办部门优先阅文。有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。四是分类设夹，区别送阅。对上级机关的批导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性的文件，不要都放在一个阅文夹内，主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅的时效性。五是掌握领导阅文规律。根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文的延误、堆积。
（三）安全的原则。安全是公文传阅工作的政治性内在要求。怎样才能保证公文传阅的安全呢？一是建立文件的接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。二是杜绝文件横传。公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。三是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。五是设置密级文件夹，封面贴有"密级"标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。

10. 如何认定是否属于职务行为

认定是否属于职务行为，可以从以下几个方面把握：

一是行为是否有经营者的授权，是否是有雇佣关系的工作人员所为。

二是行为是否发生在工作时间、工作场所。

三是行为是否以经营者的名义或身份实施。

四是行为与职务是否有内在联系，如行为的内容是否是工作需要，是否符合雇主雇用的目的，行为是否具有为法人谋利的意思。

(10)有关人员在职责范围内传递阅读文件称为什么扩展阅读：

职务行为通常是指工作人员行使职务的行为，是履行职责的活动，与工作人员的个人行为相对应。

行为特点:

一是职权性。即国家机关工作人员根据法律赋予的职责权限实施的行为履行职务行为。超越职权的行为不是职务行为，不受法律保护。

二是时空性。即国家机关工作人员在行使职权、履行职责的时间、地域范围内实施的行为通常都认定为职务行为。比如某市的公务员主管部门的工作人员不能纠正另一城市公务员管理中的错误。

三是身份性。即在通常情况下，凡以国家机关工作人员的身份和名义实施的行为都是履行职务的行为。如公务员人员着装、佩戴标志、出示证件、宣布代表机关实施的行为一般都以职务行为论。

四是目的标准。即国家机关工作人员为了履行法定职责和义务，维护公共利益而为的行为，通常都认定为是职务行为。

职务侵权行为：职务侵权损害行为，是指国家机关或者国家机关工作人员，在执行职务中侵犯他人合法权益并造成损害的违法行为。

所谓职务侵权行为是指职务行为的实施侵害了第三人的合法权益，对第三人构成侵权的职务行为。例如，公司甲的法定代表人乙驱车前往谈判地点与公司丙洽谈一笔房屋租赁事宜，在乙与丙公司签订完租赁合同回来途中，乙不慎将行人丁撞伤。在此，乙撞伤丁的行为则属于职务侵权行为。

侵权行为的发生必须是执行职务所致。法人、其他组织法定代表人、负责人以及工作人员的职务行为是代 表或代理所在单位实施，因而应由其所在单位承担民事责任。法人、其他组织法定代表人、负责人以及工作人员的行为如果与执行或履行职务无关，则不构成职务侵权。