為什麼空閑時間管理

A. 為什麼會有那麼多的空餘時間

要對時間強盜有所意識--一些變故、事件和情況會經常重復出現。這些小插曲當然不一定就是破壞性的、不受歡迎的、或者是非生產性的。然而，它們卻損耗了你處理重要責任和優先問題所需的時間，而正是這些重要責任和優先問題才會在你的總體表現和所負義務方面真正顯出差距。

自處的第一條原則，是有辦法地控制、安排並善用時間。不要想一石二鳥，同時做兩件事。反之，你應該事前把一天的工作時間分配妥當。更重要的是，剔除不重要的工作，推掉不必要的應酬，亦不要花時間為例外的事情釐定規定。

有效的保險管理者並不是從他們的任務開始，而是從掌握時間開始。他們並不以計劃為起點，認清楚他們的時間花在什麼地方才是起點。然後他們管理他們的時間，減少非生產性工作所佔用的時間。最後，他們再將他們可以自由運用的時間，由零星而集中，成為連續性的時間。

記錄自己的時間；

管理自己的時間；

集中自己的時間。

時間應分配得精密，使每年、每月、每天和每小時都有它的特殊任務。

自認為時間和效率是非常重要的兩件東西，節省時間和提高效率的過程其實也就是賺錢的過程。

有些人在一小時內比他人在一周內駐留得更久。

大多數人的成就是在別人浪費掉的那些時間里取得的。

在大多數情況下：時間是一分鍾一分鍾浪費掉的，而不是整個鍾頭浪費的。水桶的底部如果有一個小洞，水很快就會漏光，結果跟有意把水倒掉一樣。

節約時間的最佳方法之一，是預先思考，計劃一下。

時間管制最基本的原則，就是先做最重要的事情。沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間。

人們應該用80%的時間做能帶來最高回報的事情，而用20%的時間做其他事情。

要區別時間的質量和數量。你的效率，並不是通過花多少時間，而是通過如何花這些時間來衡量。一項花幾分鍾時間而制訂的擴展計劃，有可能使你的公司富裕起來。

你要決定工作的優先順序：

1.重要而且緊急。這些工作應列第一位，必須立刻去做。

2.重要但不緊急。這些工作則在第一種之後。

3.緊急但不重要。

保險經營者節約時間的十條秘訣：

1.處理公事切忌先辦小事，後辦大事，一定要辦當天最主要的事情，然後再辦其它的事情；

2.用大部分時間去處理最難辦的事情；

3.把一部分工作交給秘書或經紀 、代理人去做；

4.少寫信，打電話能解決的就打電話，必須寫信時就寫便條；

5.減少會議；

6.擬好安排工作的時間表；

7.分析自己利用時間的情況，看有多少時間被浪費掉了；

8.減少不必要的報告文件；

9.把待閱的文件減少到最低限度；

10.盡量利用空閑時間看文件。

美國時間管理專家提出節約時間4D方法原則：

1.丟掉不管(DROP it)：把一些與目標無關的事，無效益的事，應差的事等丟掉不管。

2.拖一拖再辦(Delay it )：把一些偏離目標的精神情緒活動。次要工作、信息資料不完全的工作等，暫時掛在一邊，待有空餘時間再去處理。

3.委派別人去干(Delegate it)：學會委派技能和管理，將能委派出去的事盡量派給他人干，這樣就可以節約時間干最重要的工作。

4.自己做(DO it)不能丟掉不管，不能拖一拖再辦，不能委派給別人的事，按照優先順序自己親自去完成。

要想巧妙地利用時間，可以試試以下方法：

養成節約時間的習慣；

不要為緊急的事情把你壓住了；

合並類似的工作；

學會說不；

不要拖延；

要明確具體；

對敞開大門要留神；

不要相信自己的記憶，要列一個清單；

運用例外原則；

授權；

使用三個文件筐；

三思而後行；

先對付棘手的工作；

先把工作抓起來；

今天為明天作計劃；

逐月分析你的工作；每天留出一些思考時間；

每天結束時，回顧一下幹了些什麼。

從某種意義上講，我們大家都被習慣所控制，找出自己的陋習並切實加以克服，這對有效的管理具有重要意義。

怎樣利用你的時間

1.早起身；

2.預先作好准備(如備好便箋簿、第二天穿的衣服等)；

3.把精力集中於要事(對必須做的事按輕重緩急排好順序)；

4.排除干擾(處理要得體！)；

5.目標明確(一開始就指出最終要達到的目標)；

6.處理棘手事件要果斷；

7.聽取意見要講求效率；

8.尋找捷徑(評價工作方式、授權、藉助於記錄和復印等辦公設備)；

9.充分利用空閑時間(旅途時間和等候時間可用於思考問題、閱讀材料、起草演講報告或文件)；

10.從失策中汲取教訓(記下自己的失策行為和浪費時間的事例，以避免重蹈覆轍)。

怎樣才能有效利用24小時呢？下面介紹七個原則：

1.不要被時間所管理、而要去管理時間。積極地對待工作，向工作挑戰。這就是說，平素要明確認識自己的任務和自己想做些什麼。這一點對保險管理者來說極其重要；

2.要有自己的夢想(或願望、目標)、想法和計劃。能列出具體計劃去實現自己的夢想、目標或目的的人，就是善於利用時間的人。這樣的人會開動腦筋努力工作，並為實現自己的目標去充分利用時間、精力和經營資源；

3.做事要分輕重緩急，要有先後順序。善於利用時間的人，會在有限的時間內去做最重要的事情，取得更大的成果。這就是說，要善於安排時間和集中時間。每天要把該做的事情，按其重要程度編碼排隊，列出一覽表，然後按順序去做；

4.要會利用別人的時間。一個保險經理人有必要弄清什麼工作應由自己來做，並把它具體地寫出來。非得自己去做的事情是什麼？哪些事情可以委託下級或專家去做？自己現在所需要的時間是多少？能否由於委託下級或專家去做，而得到這些時間；

5.要有計劃地進行工作。有效利用時間的一個基本原則就是制定出好的計劃來。由於計劃不周密，往往會產生時間的浪費。即使戰略目標正確，如果實行步驟不合適，同樣要浪費時間；

6.抓住時機。時機是有效利用時間的一大源泉；

7.要充分創造有效利用時間的環境。如果保險公司高、中層和內部幹部都能以身作則，重視時間。那麼，這個企業就一定能創造出一種重視時間的良好環境；

有效的時間管理可概括：

1.為你自己和你的單位制定明確的目標；

2.根據這一目標制定時間優先權，這對於能首先集中精力做正事是至關重要的。然後就是盡可能完美地完成它們；

3.高效的時間管理包括對下屬有表現權威性的意志；

4.超前型應當比反應型或遭遇戰型更為完美。超前計劃可使一個保險管理者對潛在問題的出現給予最佳控制；

5.採取步驟避免時間的浪費和主次關系的顛倒；

6.最後，不論是記事表，還是計算在何處合理利用時間的每日時間安排表，都能幫助你解決個人的時間管理問題。如果它能與預定的目標相配合，這一完善的時間表將會發揮很好的作用。這樣，花費在低優先權項目上的時間的量就能被甄別出來。例如，低優先權的會議和電話談話常常會作為時間浪費的例子擺在你面前。

時間管理理論可分為四代：

第一代理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。

第二代理論強調行事履歷與日程表，反映出時間管理已注意到規劃未來的重要。

第三代是目前正流行、講求優先順序的觀念。也就是依據輕重緩急設立短、中、長程目標，再逐日厘訂定實現目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。

這種作法有其可取之處。但也有人發現，過分強調效率，把時間綳得死死的，反而會產生反效果，使人失去增進感情，滿足個人需要以及享受意外之喜的機會。

現在，又有第四代理論出現。與以往截然不同之處在於，它根本否定時間管理這個名詞，主張關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其著重於時間與事務的安排，不如把重心放在維持產品與產能的平衡上。

建議你每天保持兩種工作表--最好在同一張紙上。在紙的一邊列出在某幾段特定時間里可做的事情，如開會、約會。在紙的另一邊列出你待做的事情--把你計劃要在一天內完成的每一件事情都列出來。然後再審視一番，排定優先次序的編號，最重要的事項標上一號、二號。同時，你要保持足夠的時間彈性准備處理突來事項。