為什麼時間越緊任務完成得更高

⑴ 為什麼用更少的時間，工作效率更高

你有沒有這樣的體驗:

寒假最後一天，點燈作戰、三更燈火五更雞，一下子把作業趕完了……

完成了任務，然後可以去電影院……

這些都是時間緊、任務重的體驗，我們不僅短時高效，往往完成的質量還非常高。

這到底是因為什麼呢？原來我們在被限制的情況下，大腦被激發出了潛能，我們發揮了極大能力，高速轉動腦子工作。

還有就是後有甜頭，我們往往都喜歡享受「甜頭」，不得不說這是一種體感的經驗，更是一種心理上的誘惑。

那麼，既然我們知道了原理，生活中我們怎麼具體實踐呢:

1.我們可以限制具體時間段，比如:1月1日上午11點到12點，我要完成某個任務。

光有截止時間還不行，因為我們可能到了截止時間還沒有造成，甚至過了截止時間。所以我們要精確到哪一天的哪一個時間段。

2.時間到即刻停止，復盤反思為什麼時間到了沒有完成，進度到哪了，再次計時開始。

這個最為有效，因為如果沒有對時間投資的評估，我們永遠不能做到心中有數，就如同花錢一樣，如果你只是不停地花花花，而從來沒有停下來想想花了多少，還剩多少，那麼你永遠都處於沒數的狀態。

3.同時為自己設定「後有甜頭」，我們都喜歡赴約「甜頭」，有了這個癮頭，我們就會動力十足。

如:學會了英語，可以出去旅遊。

4.讓自己處於適當緊張的狀況中，可以激發我們身體的各個器官和各種激能。

比如:村上春樹的「罐頭工作術」，這是他的寫作利器，每每創作。他都是限制在一個時間段，利用短時創作，他為我們創作了需求文學財富。

有時候時間少也是一件好事，表面看時間很短。但是變相看，如果我們把自身潛力釋放出來，少的時間也可以創造財富。

還有更為重要的就是不要小看任何一分鍾，活在昨天的是懦夫，活在明天的是懶蛋，只有活在今天的才是勇士。

讓我們都在生活的總是，活在今天，活在當下，珍惜一分一秒，用一時三刻創造時間財富。

我們要做的是用短時高效的工作效率創作時間，這樣我們就可以利用自由時間投資自己，實現自我增值，反過來進一步提升工作技能，這樣我們就可以處於螺旋上升式的良性循環中了。

⑵ 時間管理常見的問題有哪些

雖然說時間非常公平，任何人每天的時間都是相同的，但是怎麼管理時間卻可以讓你事半功倍。大部分人以為只要安排得夠滿就行，其實並非這樣，那時間管理有哪些常見問題呢？

可以支配時間本身就是財富，合理地利用時間就是對財富的合理利用，在合理的時間內，合理地做好適當的事情，自然就能獲得高效。

⑶ 時間管理的主要理論（2）-要事第一

一、史蒂芬·柯維

在《高效能人士的七個習慣》中提出

要事第一

他認為從本質上看，我們對時間的使用方式不外乎以上四種。

      這張表告訴我們「緊急」意味著必須立即處理，比如電話鈴響了。緊急之事通常都顯而易見拖延不得；也可能較討好、有趣，卻不一定很重要。

    重要性與 目標 有關，凡有價值、有利於實現個人目標的就是要事。一般人往往對燃眉之急立即反應，對當務之急卻不盡然，所以更需要自製力與主動精神，急所當急。

      在時間管理矩陣中，第一類事物既緊急又重要，需要立即處理，通常被稱為危機或問題。有人覺得，這類事故會消耗大部分的時間和精力，他們整天都在處理危機，滿腦子都是問題，忙於應付各種緊迫任務。結果造成壓力大、精疲力盡、被危機牽著鼻子走、忙於收拾殘局。

如果你過分注重第一類事務，那麼它們的范圍就會變得越來越大，最終占據你全部的時間和精力。這就像是沖浪一樣，來了一個大問題，把你從沖浪板上打到水裡，你好不容易重新爬上去，但是下一個問題又來了，於是你又重重的摔了下去。

        有些人每天都在應付各種各樣的回題，疲於奔命、因此只能藉助第四類即不重要也不緊急的事務來逃避現實，稍微放鬆一下。在這些人的時間管理矩陣中，他們把90％的時間花在第一類事務上，而餘下的10％中的大部分則用在第四類事務上，用在第二和第三類事務上的時間則少之又少，幾乎可以忽略不計。這就是大部分時間精力都用於處理危機的人所過的生活。

      還有一些人將大部分時間花在緊急但並不重要的第三類事務上，卻自以為在致力於第一類事務。他們整天忙於應付自認為十分重要的緊急事件，殊不知緊急之事只是別人的要事，對別人重要，對自己就不一定了。結果就是急功近利、被危機牽著鼻子走、被視為巧言令色、輕視目標和計劃、認為自己是受害者，缺乏自製力、人際關系膚淺，甚至破裂。

有些人幾乎將所有的時間都用在第三和第四類事務上，可以說他們過的是一種不負責任的生活。結果是完全不負責任、被炒魷魚、基本生活都需要依賴他人或社會機構。

      高收能人士總是避免陷入第三和第四類事務，因為不論是否緊急，這些事情都是不重要的，他們還通過花費更多時間在第二類事務來減少第一類事務的數量。便重第二類事務的結果是生活在願景、遠見、平衡、自律、自製、很少發生危機。

      第二類事務包括建立人際關系，撰寫使命宣言、規劃長期目標、防患於未然等，人人都知道這些事很重要，卻因尚未迫在眉睫，反而避重就輕。

      按照彼得德魯克的觀點，高效能人士的腦子里裝的不是問題，而是機會。他們不會在各種各樣的問題上浪費時間和精力，他們的 思維定式是預防型 的，總是能夠做到防患於未然。當然，他們也有真正意義上的危機和緊急事件需要馬上處理，但是這類事件的數量相對來說很少，他們能夠平衡產出和產能的關系，將時間和精力集中在重要但是並不緊急的事務上，即第二類事務，完成這些活動能夠提高個人的處事能力。

      因此，不論大學生、生產線上的工人、家庭主婦、抑或企業負責人，只要能確定自己的第二類事務，而且即知即行，一樣可以事半功倍。在時間管理領域稱之為帕累托原則：以20%的活動取得80%的成果。

    若要專注於要務，就得排除次要事物的牽絆，此時 需要有說「不」的勇氣 。人各有志，各有優先要務。必要時，應該不卑不亢地拒絕別人，在緊急與重要之間，知道取捨。

自我管理四步驟：

以第二類事務為中心的日程安排需要以四項關鍵步驟：（感覺與易效能的理論不同，他採用的是自上而下的一個處理過程）

1、確認角色    第一步就是要寫出你自己的關鍵角色。如果你還沒有認真思考過這個題，那麼可以把自己想到的先記下來。作為一個個體，你有屬於自己的各種角色。你可以先寫下自已在家庭中的角色：丈夫或妻子、父親或母親、兒子或女兒等。然後，寫下自己在工作中的角色，列舉自己想要持續投入時間和精力去做的一些事情，還可以將自己在其他社區事務中的角色也寫出來。

你不必想得太復雜，好像在確立終身志向一樣，只要考慮自己下一周的角色和任務，記下這七天時間里需要專注的領域即可。

2、選擇目標  第二步就是思考下一個周計劃你最想做一兩件要事，作為你選定的目標。這些目標中一定要有幾個第二類事務，最好讓這些短期目標與使命宣言中的長期目標相關聯。即使你還沒有撰寫個人使命宣言，也可以根據自己的感覺來判斷每個角色中哪些事情是比較重要的，並為每個角色確立一或兩個目標。

3、安排進度  第三步是為每一項目標安排具體的實施時間。如果你的目標是起草自己的個人使命宣言，那就不妨在星期天安排兩個小時專門做這件事情。通常星期天（或根據自己的信仰、生活方式、工作安排選擇其他某個適當的時間）是進行個人思考和制訂個人成長計劃（包括周計劃）的理想時間，因為這時候你有充足的時間思考、反省，尋求靈感，並根據各項原則和價值觀來審視自己的生活。

如果你給自已定的目標之一是通過鍛煉增強體質，那麼就可以安排一周三到四天，每天一小時的鍛煉，當然也可以每天鍛煉，以確保達到既定目標。有些目標可能必須在工作時間完成，有些要等到孩子們都在家的星期六才能實現。現在你知道我為什麼說周計劃比日計劃好了吧？

確認角色並制定目標後，你就可以把每項任務分配到一個星期中某個具體的日子去做了。或者將它列為一項重要活動，或者列為一個特別約會。你也不妨查看一下自己的年歷和閱月歷，看一下是否有什麼事先定好的約會，並根據自己的既定目標確定這些約會是否重要。如果你決定履行這些約定，那麼就為他們安排具體的時間，如果你認為它們無關緊要，那麼取消就好。

4、每日調整    使用這種也以第二類事物為中心的周計劃之後，你就會發現原來的每日計劃變成了每日調整，解根據突發事件、人際關系的意外發展及嶄新機會對每天的要務安排進行適當調整。

當你每天早晨審視自己一天的日程安排的時候，你會看到，由於內心的平衡，自己已經為角色和目標進行了合適的優先排序。這種日程安排是靈話的，是右腦運作的結果，是建立在自己對個人使命的認識的基礎上的。

你也可以運用第三代時間管理方法中的A、B、C或者1、2、3來為每天的事務排序。在周計劃的框架下，這種按重要性優先排序的方法可以讓每天的事安排有所側重。

但是如果在為這些事務進行排序之前，不知道具體的事務同個人使命之同的關系，不清楚這些事務同人生各個領域的平衡之間的關系，那麼優先排序只能是徒勞無益。

授權（委託）――高效能的秘訣。

    授權是提高效率和效能的秘訣之一，可惜一般人多吝於授權，總覺得不如靠自己更省時省事。

二、易效能提倡做要事是從下而上執行的

葉武濱

      我們怎樣才能讓我們應該關注到的要事出現在我們面前呢？那就要通過將我們收集到的各種事務按照重要緊急分類處理，當所有事件都這樣被主次排序之後，我們就可以找到自己的要事。在這個過程中我們需要進行以下幾步工作。

        首先我們需要找到自己人生的原景和目標，也就是這一生我們要到達哪裡。

        但對於這個問題，只有極少的人可以在很年輕的時候就給出答案，絕大多數的人在剛進入社會甚至很多年之後都無法給出答案，因為願景和目標需要我們有足夠的社會經歷和心路歷程，而且社會經歷和心路歷程並不以時間論。當我們沒有足夠的經驗時，任何倉促的答案都是有待商榷的，所以這不是一蹴而就的事情。既然這樣，那為什麼還要首先提到呢？因為人生的願景和目標是我們生存在這個世界上的意義，雖然無法立刻得到答案，但並不意味著我們就可以不去關注它，不去尋找它，我們重視它，卻不心急找到它。

      我們有沒有方法可以更快地找到它呢？許多人寄希望於通過諸如價值觀、性格類型等從上到下的方式來找到最終的答案，但這種從上到下的方式也是以我們的經歷和心路歷程為基礎的，而經歷和心路的成長就需要我們關注當前的道路，從下到上地慢慢尋找。

      通過「收集」將各種我們可能關注的事務都置於我們的視野范圍內，然後通過整理將收集來的不完善信息完善並分門別類進行管理，再通過不斷的檢視來發現自己的人生遠景和目標。那如果短時間內我們無法發現自己的人生願景和目標怎麼辦呢？這時，我們就可以把自己的視野從人生的終點拉近一些，10年？10年不行就3年，3年不行就1年！甚至拉到當前工作中最重要的目標上。        第二步我們需要根據自己當前能夠確定的人生願景和工作重心，先刪除一些和自己沒有關聯的事務。

      其實這個世界上99．99％的事情都與我們無關，我們決定不了也影響不到，而那不到0.01％的事情才值得我們留意用心，比如本職工作、家庭，當我們刪除大量的無關事項後，就會發現我們的清單上會少很多待處理事項。

        第三步就需要我們對剩下的事務進行重要緊急的、重要非緊急的、非重要緊急的和非重要非緊急的分類，將自己的80％的精力集中在重要的事情上，另外20％的精力分配給非重要的事情。

      圖窮匕見比喻事情發展到最後，真相或本意就會顯露，那時你才會發現什麼才是自己真正需要的而非想要的東西。

葉老師在100講中講到：

什麼是自下而上？

那我今天首先來舉一個例子：

假設你是一個機場管制塔上的指揮官，你首先會關心什麼呢？

我相信你一定會首先關心對你來說最緊急最重要的事情，那也就是跑道上的飛機以及天上的即將要下降的飛機。

一個即將下降，一個即將起飛，這個事你首先要管控，如果你不管控這部分，你就會出很大的亂子。

同樣，你的生活中也有很多近期的緊急的事件。

那什麼是近期呢？近到眼前。

遠期就是遠到今天一天，再遠就是遠到未來。

一個塔台的指揮官，除了能夠看到跑道和天空的飛機，這部分如果他已經掌控了，已經能夠處理了，他就能管控到在機場停機坪上的那些正在准備的飛機：機身有沒有問題，油加滿了嗎......

當然他是通過系統、通過員工、通過團隊去處理的。

以及天上未來幾十分鍾要降落的飛機情況，這是他管控的第二層。

如果跑道以及停機坪以及天上更遠的飛機都能夠獲得掌控，那他就會考慮更遠的：一個小時、兩個小時之後......那他管控的面就會更大。

他要知道未來機場上空的天氣，以及周邊高速公路的堵車情況......

假設他是北京塔台的指揮官，他要看到廣州的飛機有沒有飛過來，以及各個城市，甚至全世界各地飛過來的飛機，究竟會怎麼樣，會引發暴增嗎？

那人生也是這樣，你必須首先管控當天對你來說是緊急並重要的事務，當你把這些消滅掉，然後你就有機會去做重要不緊急的。

所以我們為了能夠讓自己活在《高效能人士7個習慣》的作者提及的：我們要去做第二象限---重要不緊急的事，那我們首先要去處理重要並緊急的事情。

當然還有緊急不重要的事我們可以丟棄不做或者通過委託，所以這個大的架構我們要先建立。

不能說我們只關注重要不緊急，我們把重要緊急的丟掉，這不可能，你也做不到，所以我們的焦點是要想辦法如何去解決掉重要緊急的事務。

那我們現在來談一談如何做眼下重要緊急的事務以及緊急不重要也就是緊急的事務，如何快速把它們消滅掉？

我們談到執行可以有4個方案：

第一、你完成它；

第二、你推遲它；

第三、你可以委託；

第四、你可以刪除掉。

這就是4D原則，第一個「D」是Do（做），第二個"D"是defer（推遲），第三個「D」是Delegate（委託），第四個「D」是Delay（刪除）。

眼下對你來說哪些是相對比較重要的你就要去執行，相對不重要不緊急的你就推遲，那個重要性不夠的，你可以委託，那真的是不重要的，你就刪除掉。

所以這是一個分類。

那你如何能夠快速地對事情進行分解，你就要結合我們之前課程所講到的：

你要把你大腦里的事務收集到你的工作欄當中，這個工作欄指的是什麼呢？

這個工作欄指的是你的紙筆或者手機的app，無論是安卓、蘋果都有大量的這樣的app，我們後續的課程會做一些推薦。

那今天你可以先試試看：你把大腦里的所有事物用一張紙寫下來。

當你能夠把它們寫下來，你才有機會去做4D的分類。

如果你不能把它們寫下來，留在你的大腦里，可能有很多是更遠期的事情，有的可能是你過去的事情，有的可能是你的點子，當你不能把它們寫下來，你就無法專注去處理眼下的這些緊急或者重要的事。

你也就沒辦法把這些處理完去處理未來重要不緊急的事務。

所以，我們今天的總結是兩個關鍵：

第一、你要把所有大腦里的內容收集下來；

第二、你在分類之後就可以做到4D，也就是：執行、推遲、委託、刪除。