時間管理為什麼這么累

A. 為什麼時間管理不能提升工作效率

01
制約成長的並不是時間
而是我們的狀態
你有沒有發現，很多時候，制約我們成長和生產力的，並不是時間，而是我們的狀態。
想一想，你因為累、倦、不想干，錯過了多少有效的時間？
據美國一項針對 2000 名員工的調查顯示：一個員工，一個工作日里，能夠集中精力高效工作的時間，平均只有 2 小時 53 分鍾，不到 3 小時。
其他的時間呢？大多都消耗在各種無意義的邊邊角角，以及狀態低落、分心、走神的區間。
這說明什麼呢？無論我們如何去規劃時間、壓榨時間，如果我們無法改善自己的狀態，即使能夠省下大量時間，也未必能夠有效利用。
不妨看看下面這張示意圖：

橫軸代表我們能夠利用的時間，縱軸代表在每一個時間段內，我們的工作狀態。這條時間 — 狀態曲線跟坐標軸圍成的面積，就是我們最終的工作產出。
對於大多數人來說，每天的日程，基本是差不多的；每天能夠節省出來的時間，也不會相差太多。
相比之下，狀態的提升和維持，帶來的效益更大，所以，我一直說，做好時間管理，不僅僅是要管理時間，更重要的，是管理好精力。
這才是時間管理的本質。
02
要管理的不僅是時間
更重要的是精力
很多人在高強度的工作之後，喜歡癱在床上，一動也不想動，認為自己在休息。
其實這是錯的，除非是從事高強度的體力勞動（比如搬磚），否則，躺在床上，哪怕睡一覺，對消除疲勞也起不到太大作用。
因為，休息只能消除肌肉疲勞，無法消除大腦的疲勞。
導致大腦疲勞的因素，有非常多，比如壓力、焦慮、緊張、不良情緒……但歸根結底，它們都跟同一個因素掛鉤：認知資源。
我們感覺到累，是因為我們的認知資源，被耗盡了，那麼，什麼是認知資源？
舉個例子，2 + 2 等於多少？
我相信你不用思考，就能立刻算出答案。這時，我們使用的是自動加工。你甚至意識不到計算的過程，因為它早已印刻在我們的記憶里。
但如果我問你 783 + 482 呢？
你就必須計算了。3 + 2 = 5, 8 + 8 = 6 進 1, 7 + 4 + 1 = 12，再排列一下，得到 1265。
在這個過程中，你的前額葉皮層被激活，神經元變得興奮，突觸電位改變，神經遞質產生並被接收，信息不斷在神經元之間傳遞 —— 在那麼幾秒鍾里，這些部位協同活動，完成了一次三位數的計算。
這些進行計算的能力，就是認知資源，這就是一次對認知資源的佔用，在日常生活中，只要我們有意識，上述過程就在不間斷地進行著。
甚至很多時候，當我們聚焦在某項工作時，大腦還在處理著別的信息。這時，這部分認知資源，就被佔用了 —— 盡管我們可能沒注意到。
我把前者稱為顯性認知，把後者稱為隱性認知。
我們的顯性認知，絕大多數時候都不會是 100%，而是 60%、80%，甚至很可能是 50%、30%。
為什麼呢？很簡單。在日常工作中，我們會不斷切換手上的事情。做一會表格，查一會材料，刷一下知乎，走神一下，思考今晚吃什麼……諸如此類。
每一次切換時，我們的大腦都會切換一次思考的內容，從上一個工作過渡到下一個工作。在這個過程中，大腦並不會清除掉所有內容，而是將一部分放在後台，繼續進行思考。
這種機制的本意是好的 —— 它可以使我們在復雜的環境里，提高大腦處理信息的能力，一次同時處理更多的信息。
但是，在這個信息爆炸的時代，它很容易帶來一個後果：我們隱性認知的佔比，會越來越大，直到擠壓了顯性認知。
就像用電腦時，退出一個程序，它所佔用的內存並不會完全釋放，而是繼續保留著幾個線程，留在後台。
所以，電腦開久了會感到卡，就是因為內存被後台程序耗盡了。
大腦也是一樣的，想一想，當你感到特別疲勞時，是不是有一種感覺：你覺得大腦里裝滿了東西，導致思維轉得很慢，卻又說不出是什麼東西。
這就是因為，認知資源被隱性認知佔用殆盡，不足於進行顯性認知了。

03
堅持記錄和寫作
釋放大腦內存
那麼，怎樣才能釋放這些被佔用的認知資源呢？
有一個非常簡單的辦法：把腦子里想的東西，寫下來。
我們的大腦，之所以會把信息保留在後台，是因為：大腦認為這些信息是重要的。
它會想：我一定要記住它們，免得它們被遺忘了，尤其是對於什麼呢？未解決的問題。
因為，未解決的問題，意味著不確定性，也意味著不穩定的狀態。而我們大腦，本質上是不喜歡不確定的，它會傾向於把這個問題弄清楚。
你一定有過這種感覺：當大量問題懸而未決時，哪怕你強迫自己專心下來，也做不到。你會不由自主地想起這些問題，渴望著立刻解決它們，或是得到一個確定的結果。
這種狀態，表現在外部，就形成了壓，這就叫做契可尼效應，而將這些信息記下來，就相當於給大腦釋放一個信號：這些信息已經被記住了，它們不可能被遺忘，你就放心吧。
這是引導大腦清空隱性認知，釋放認知資源最好的方法。
心理學家 Pennebaker 和 Beall 做過一個實驗。研究人員找到一群壓力過大、正在接受心理咨詢的學生，把他們分成三組。
第一組：讓他們每天花 15 — 20 分鍾，寫下最令你感到焦慮、給你壓力最大的事情，持續 4 天，要求它們一五一十地把細節寫出來；
第二組：同樣的寫作要求，但是題目換成了別的。比如描述一場聚會、寫一個小故事，等等。
第三組：接受正常的心理輔導，不作任何改變。
在隨後 4 個月的跟蹤調查中，第一組普遍反映，他們感到壓力變小了，狀態有所好轉。
對三組的體檢也顯示，第一組的身體指標（血壓、肝肺功能等）恢復水平，普遍優於其他兩組。
Pennebaker 和 Beall 解釋道：把壓力源寫下來，會給大腦一種這些信息已經記住了的感覺。這時，替代效應就起作用了。大腦就會自動清空這部分資源，騰出空間，去思考別的問題。
這一點，我自己其實深有感觸，了解我的朋友會知道，我是一個筆記愛好者。
念書的時候，由於喜歡讀書，又喜歡思考，經常會感到腦子里有大量的想法。它們彼此交叉、互相聯系，把整個人弄得很疲憊。
於是我怎麼做呢？用紙和筆寫下來，這就是一開始寫作的原因。並不是為了影響他人，也不是為了輸出價值，純粹只是為了理清大腦的想法，將思維重新清零，（當然，後來一下子堅持了二十年，並漸漸把寫作當成了事業，就是另一個話題了）。
如果你了解過手帳愛好者這個群體，就會知道：喜歡手帳的人，最經常說的一個詞是什麼？
幸福感，這種幸福感來源自哪裡呢？很多方面，包括親手製作出一本精美手帳的成就感。
但最關鍵的因素，是通過記錄手帳，將思維復位、大腦清空的那種神清氣爽的感覺。
你會發現，她們身上，似乎有用不盡的精力和活力，哪怕工作再忙、生活再累，也能見縫插針地得到恢復，保持對生活的熱愛。
這就是堅持寫作和記錄所帶來的效果。

04
四招教你減輕負擔
快速恢復精力
那麼，我們可以採用哪些方法，來釋放認知資源呢？
1、壓力記錄
如同前文所說，把擔憂的問題、造成壓力的原因寫下來，能非常有效地幫助你緩解壓力。
例如：
我非常擔心，今天的工作搞砸了，會不會影響整個項目？老闆會不會怪罪我？
寫作的時候，可以組合應用以前文章提到的多個技法 —— 比如，上面這個例子，就可以用5 Why向上推演：
工作真的搞砸了嗎？搞砸的程度有多嚴重？是我自己大驚小怪、杞人憂天，還是真的造成了損害？
或者，審視自己的自動化思維：這份工作在項目里佔多大比重？它的結果對項目有多大影響？我對結果的擔憂合理嗎？別人會不會根本就不在意？
諸如此類，把這些思考過程，全部寫下來，寫完之後，可以撕下來扔掉，也可以藏起來，作為記錄。
你會發現，一頁紙寫下來，思路已經變得開闊了許多，大腦彷彿也更加清晰了。
2、靈感記錄
另一種需要記錄下來的東西，是腦子里盤旋的念頭、想法和靈感。
我想，許多人應該都有過這種經歷：閱讀、休息、漫步時，突然靈光一閃，產生了某個碎片的、不成型的想法。
這個時候，會發生什麼情況呢？要麼，你毫不在意，那麼它倏忽而過，立刻消失，不留下痕跡；要麼，你覺得有點意思，想把它記住。
那麼，它就會一直留在隱性認知里，佔用著這部分資源。
最好的方法，是立刻把它記下來。既保留下了這個想法，又減輕了大腦的負擔。
我是這樣做的：平時在碎片時間里，我會讓思維進入發散狀態，無邊無際地蔓延。
突然發現有趣的點，就立刻把它記下來，到晚上再整理、歸檔。日積月累，就成了我的選題庫。
寫作的時候，再隨機在選題庫里挑一個。加以思考、推演和完善，就是一篇文章。
3、自由記錄
這種方式，有兩種適用場景。
01、起床之後
在整晚的睡眠中，我們會由深度睡眠，慢慢過渡到快速眼動期。在後者的階段中，我們的部分大腦細胞是活躍的，它們會產生大量信息（亦即做夢）。
所以，有時起來之後，會感到大腦還沒有徹底清醒，思維轉得很慢。這就是因為，這部分信息佔用了太多的資源。
這時，可以鋪開紙筆，把腦子里能想到的東西全部寫出來，不用受到任何規則、字體、邏輯的約束。
只需寫上幾行，就能逐漸恢復思維，調適到工作狀態。
02、在犯懶的時候
比如下班回到家和周末，經常會什麼事都不想做。這時，隨手拿起紙筆，把大腦里的想法寫下來，記錄今天工作的心情、描述通勤路上看到的事物……諸如此類。
也可以給自己一個既定的主題，比如：刷手機時隨便看到的一個話題，把它寫下來，以它為中心，進行發散思考，將腦子里的想法串起來。
不需要很長，也不需要邏輯通順，只需如實記錄下想法，寫上幾百字即可。
這樣，就能快速讓自己恢復精力，從而重拾起既定的計劃。
4、日誌記錄
我們為什麼會失眠？
很大的原因，是因為，在我們准備睡覺時，腦子里還有太多的想法，沒有得到安定。
當顯性認知空置時，它們就從後台切換到前台，充斥在意識中，讓你久久無法入睡。
一個有效的方法，就是做睡前日記。
把這些想法寫出來，把一整天的困惑、心得、經歷，以及第二天的計劃，全部寫下來，將它們外部化。
你會發現，雖然很多問題仍然沒有得到解決，但單單只是把它們寫下來，放在一邊，告訴自己明天再說，也會心安很多。

B. 時間管理常見的問題有哪些

雖然說時間非常公平，任何人每天的時間都是相同的，但是怎麼管理時間卻可以讓你事半功倍。大部分人以為只要安排得夠滿就行，其實並非這樣，那時間管理有哪些常見問題呢？

可以支配時間本身就是財富，合理地利用時間就是對財富的合理利用，在合理的時間內，合理地做好適當的事情，自然就能獲得高效。