秘書人員為什麼要增強時間觀念

A. 文秘為什麼要勤快

文秘為什麼要勤快？
首先要明白勤快的定義，對干好文秘工作有了幾點自己的體會，可把它歸納為「三勤」、「三忌」，願與大家分享、共勉。

「三勤」是就指勤動腦、勤動筆、勤動口。

勤動腦：雖然我在學校接受過系統的專業教育，基本知識儲備比較扎實，但在學校學的知識和實際工作還是有很大區別。辦公室文秘工作對政策、法律法規和業務知識要求較高，這就要求我們必須勤動腦,隨時學習跟進,要學習相關法律法規和業務知識、學習最新的政策和會議精神、了解上級相關部門的政策和下級部門的動態。一句話，就是要與時俱進，為做好參謀助手增加助力。勤動筆：「業精於勤而荒於嬉，行成於思而毀於隨」。寫作如同練功，要做到「拳不離手，曲不離口」，到時就會做到厚積薄發，得心應手。日常要結合工作實際多寫一些信息、簡報等小文章，勤練，勤寫，勤積累，在學習中寫，在寫中學習，經年累月，慢慢的就會有所收獲。勤動口：文秘工作是「窗口」，是「樞紐」，但有時也是矛盾的「聚焦」。特別是在工作協調、會議安排方面，有時候涉及到多部門、多方向，工作內容有可能在現有的工作體系下並不是很清晰，這就必須要求我們「勤動口」，多與上級部門對接，多向領導請示，多與處室溝通，多與同事交流，抽絲剝繭，理順工作方向和工作內容，落實工作部門，確保相關工作及時、高效辦理。侯衛東官場筆記

干好文秘工作還需要「三忌」：指忌馬虎、忌懈怠、忌焦躁。

忌馬虎：我認為「馬虎」為文秘工作的一大忌，正所謂「上面千條線下面一根針」，文秘工作可謂「千頭萬緒」，從預算執行情況的一個數字到一份會議通知的時間地點，經辦秘書都不能出錯，錯了會給工作帶來麻煩，嚴重的甚至會給集體、國家造成損失。當然，人非聖賢孰能無過，我們在工作中也難免會有所失誤，重要的是要學會從失誤中總結經驗、吸取教訓，爭取在以後的工作中越做越好。忌懈怠：文秘工作既是腦力勞動又是體力勞動，可以說既費心又費力，工作累了，難免有時候會有懈怠心理，要處理的文件先擺一擺，要上報的材料先緩一緩，給自己「緩口氣」。殊不知這一緩，就有可能耽誤了工作，特別是在財政局這樣時效性很強的部門工作，更可能延誤相關工作。所以，時刻都必須要有緊迫感，高效及時地辦理相關工作。忌焦躁：文秘工作是很繁忙的，有時候甚至是極其繁忙的，電話可能會「落地響」，文件可能會「雪花飄」，這個時候工作氣氛是焦躁的，但作為文秘一定要擺脫焦躁情緒的干擾，條理清晰、有條不紊的處理好工作事務，否則一旦被焦躁情緒干擾，「鬍子眉毛一把抓」，是一定不能妥善的處理好文秘工作的。要學會「彈鋼琴」，做工作的「多面手」，心如止水，行動迅速，把繁雜工作分清主次、分清輕重緩急，一一辦好。

B. 有效利用時間對秘書人員的重要性是什麼

有效利用時間對任何人都重要，只不過是秘書工作更容易從表面看出來而已。如果你不會為上司定製科學詳細的行程表，必然會導致上司的效率會降低。

用書本上的套話來講：秘書能不能科學地管理利用時間和工作績效的優劣直接相關.只有善於管理時間,才能提高工作效率.反之,如果讓時間放任自流勢必會"時倍功半".因此,秘書必須努力掌握時間管理的藝術,切實提高工作效率和工作質量。

管理學中有個帕金森時間定律，也可用來說明秘書時間管理的重要性：一位閑著無事的老太太想給遠方的外甥女寫封信，結果她磨磨蹭蹭花費了將近一整天的工夫只做了這一件事：找信封和信紙花了她一個鍾頭，找老花鏡又花一個鍾頭，查地址用去半個鍾頭，寫信寫了一個鍾頭零一刻鍾。然後，在出門去郵局之前，又為要不要帶把雨傘而猶豫了半天，花掉了二十分鍾。

就這樣，一個辦事效率高的人用半小時就可以辦完的事，這位老人家卻花費了幾乎一天的時間，最後還不免累得七死八活。這種現象被稱為「帕金森時間定律」。