為什麼召開會議時要確定適當時間

『壹』 會議時間管理技巧

會議時間管理技巧

會議的時間技巧由會議本身的特點和人的生理、生活規律決定。只有順應並准確地把握利用這些特點和規律，才能使會議變得高效成功，進而提升工作效率。下面我為大家整理了一些會議時間管理的技巧：

一、會議日程安排

管理者因工作需要經常要參加各類會議，合理的安排會議日程十分必要。日程安排是召開會議最重要的部分之一。

首先，把握好會議總量的統籌。現代管理學之父彼得·德魯克曾指出：一個企業的經理如果用超過25%的時間開會，就是一種病態組織的表現。由此可見，對於中基層管理者而言，會議所佔工作總量的比重應更少。精簡會議可以採用很多方法，如合並整合會議、充分的會前溝通、減少務虛的會議、採用比開會更好的方式等。

其次，把握好會議召開日期的統籌。依據人體生物鍾的規律，人在不同時期精神狀態和注意力集中度是不同的。最好避免在漫長的假期、一個星期的開頭和結尾召開會議，主要參與者出差當天或返回當天最好不要召開非緊急會議。加拿大心理學家麥吉爾大學教授德比·莫斯考維茨曾畫出了一幅一周工作節律圖。根據她的研究，人們在一周之內從事不同任務，其效率會有很大不同。星期一適合布置、分派本周的任務、規劃，設定目標，不適合處理矛盾。因此，周一可安排例會，但不適合安排中心組重要辦公會議。周二效率最高，可安排專題研討會，解決工作中難啃的骨頭。周三思維活躍，心情較好，適合制定戰略決策，是高層召開重要會議的最佳時機。周四人變得最通融，可交流思想、解決爭議，適合召開座談會、總結會。周五人易冒險和過激，一般應少開會。

再次，把握好會議類型的統籌。對各類會議按重要程度排序，上級單位組織召開的緊急重要會議應首先考慮，預留時間;例行會議合理安排周期;臨時會議務求精練緊湊。

最後，把握好會議制定計劃的統籌。每年年初或年底由指定部門根據上級指示精神和本單位實際情況提出召開本單位各類會議的計劃。

二、會議時間安排

(一)科學地擬定會議召開的時間。首先，需了解一天當中何時開會較為妥當。一般來說，上午人神清氣爽、注意力集中，適合開會。隨著時間的推移和工作對人精力的消耗，下午人的耐心和專注性被漸漸地消磨，需要快速得出結論的會議最好安排在下午。也可考慮把午餐融入在會議之中，午餐開會既有優點也有缺點，共享食物是聯系人們之間感情的一種方法，會議與午餐結合在一起強調了人的社交性，在充滿民主氛圍的會議上發給與會者一些茶點、果盤就可以起到氣氛輕松融洽的作用。

其次，會議召開的時間點不易在上下班前後半小時。因為這時人的注意力也較為分散。哈佛時間管理理論認為：開會的時間可以採用“零數效應”。人的生物鍾在整點的時候會提醒自己的作息安排，把會議召開的時間設定為整點後十至十五分鍾這樣的零數時間，便於整點時人本能地提醒自己做下一項工作，這樣大大地減少了遲到的概率。

再次，在選擇開會時間的時候，應當確保決策者和絕大多數參與者能夠出席。可以提前征詢，供參會者選擇時間。

最後，考慮會議召開期間的自然因素，如天氣、氣溫、設備、通訊等情況，以免不可抗力出現後，受消極因素的影響，與會者無法安心開會。

(二)科學地擬定會議持續時間。據心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45分鍾至60分鍾，超過這個時間，人最容易精神分散，超過90分鍾則普遍感到疲倦，所以應把握好每一次召開會議的時間。如果會議需要較長時間，則應在會議中途安排休息。不同會議類型決定了會議時間長短，大型會議一般會期不宜超過2天，專題會、研討會可2小時左右，總結會通常約略短至1小時左右，例會短小精悍，以十分鍾左右為宜。

三、會議進程安排

在注重生產效率的美國和日本的一些大型企業里，通常會核算會議的.成本。會議成本=X+2×3×J×N×T。X表示顯性成本的總和，即會議明顯的耗費，如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務人員的工資等。J代表與會人員每小時平均工資;3表示勞動產值要遠比職工工資高;2表示會使經常性的工作和生產中斷，損失應以此計;N表示參加會議人數，T代表會議時間(小時)。按此公式可計算出為了召開此次會議導致暫停生產所付出的代價。開會時，將這一計算過程和結果粘貼在會議室的門口，提醒與會者提高會議效率。為了使會議安排得緊湊有序，應在會前、會中、會後做好以下事項：

(一)會前。預留出充分的准備時間，因為許多成功的會議都在會前的充分准備和有效溝通方面下足了功夫。預設出會議的程序、評估會議內容所需時間並於會議開始時告知與會者。在會議室預備時鍾、鬧鍾、計時器等。大型會議需提前5分鍾入場。

(二)會中。1.合理安排會序。開會伊始，與會者精神狀態最佳，一般應將重要的議題安排在議程前面。但是，如果會前發現有些重要議題在與會者之間存在爭議，需要在與會者之間建立和諧融洽的關系，提升凝聚力，這時可考慮用次要議題提前做鋪墊，把沖突放在後邊，以利達成共識。2.限制與會者發言時間。對於“馬拉松”式的發言應制止，已經取得一致的意見要及時歸納“拍板”，發現跑題現象應及時鞭策，出現沉默應適當啟發，這樣才會使會議主題明確、高效實際。即時性會議可以站著進行並不備茶水，使其不得不簡明扼要。

(三)會後。德國心理學家艾賓浩斯研究發現的著名“艾賓浩斯遺忘曲線”告訴我們，遺忘的規律是先快後慢，特別是48小時後會遺忘75%。鑒於此，會後應及時整理會議記錄，將有關情況反饋給相關部門，請求簽批。會議的決議應及時以公告、文件、網站等形式對外發布。因為有些重要的會議會引起未參會人員的關注，如果不及時從正規渠道發布，參會者可能會打探小道消息，以訛傳訛，捕風捉影，曲解會議精神和決議，散步負面信息，帶來不必要的麻煩。最後，及時做好會議資料的歸檔工作。

四、會議通知安排

會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體。會議通知的種類和方式多種多樣，如當面告知、打電話、發傳真、發電子郵件、QQ群、郵遞、招貼、廣播、登報、公告等。通知的內容應包括會議的時間，即開始時間、報到時間、結束時間、發出通知的時間等。

要恰當地選定會議通知的發送時間。如發送過早，容易被人忘記，如發送過晚，與會人員准備不足，影響會議效果。會議通知的發送應讓與會者在接到通知後，能夠從容做好赴會准備，並能准時到達會議場所。

重要的會議需要設定會議通知收到回復的時間。確定下發會議資料、收集會議案例、會議報名的時間。應在會議召開前再次詢問、確認會議關鍵人是否赴會。如遇特殊情況，會議改期應通過電話逐一通知或書面登記通知。

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『貳』 如何正確選擇會議時間

要想要會議達到最佳效果，選對會議時間很重要，什麼時間適合做什麼事，是很重要的一個問題。如何正確的選擇會議時間，才能讓會議實現最佳效果呢？團會網小編現在就為你解答。
要有充分的准備時間。除非萬不得已，否則不要召開緊急會議。為與會者預留充足的准備時間，是會議高效的基本前提。尤其需要注意的是，會議的關鍵人物，他們往往是決策者，對會議的最終成果起著至關重要的作用，一定要為他們預留充分的准備時間。
考慮自然因素。如果一場會議正在進行中，突然下起了傾盆大雨，而與會者都沒有帶雨具，那麼，他們就無法再安心地繼續開會。為了規避這些消極的影響因素，會議發起者在選擇會議時間的時候應當考慮天氣、氣溫等情況。

午餐或下班之前開會。需要快速得出結論的會議最好安排在午餐或下班之前。有些會議需要快速得出結論，不容拖延，此類會議最好安排在午餐或下班之前，因為當與會者都急於結束會議的時候，效率自然得到大大的提升。
會議時間限制，會議時限不要超過2小時。每次會議應該有時間限制，最長不要超過2小時，如果要超過這個時間，必須安排會間休息和茶歇。
確保決策者出席。協調與會者的時間、確保所有人能夠出席會議，一向是令會議管理者頭疼的事情。如果會議的缺席率過高，或者決策者不能參加會議，那隻能讓會議延期，否則，註定將是一場無效的會議。在選擇開會時間的時候，應當確保決策者和絕大多數參與者可以出席。盡量選擇一個所有與會者都方便的時間，你可以在發出會議通知時，發給大家一些可供選擇的時間。

『叄』 主持會議有哪些技巧

開會時往往有這種情況：有時大家意見比較集中，而會議主持人卻不能及時總結，提請大家轉入另一項議題，出現了冷場。因此，主持人的作用需要得到有效發揮。那麼，主持會議的技巧有哪些呢？下面我為大家收集整理了主持會議的技巧，歡迎閱讀!

主持會議有哪些技巧1

1、會議要准時開始

這是主持會議人最容易貫徹的一條原則。而由於種種歷史原因，又是難於貫徹的一條。人們由於缺乏會議意識，有的是覺得會議不重要，9點通知10點到;有的是為了顯示身分，如張天翼創造的著名典型：華威先生為了與眾不同，故意姍姍來遲。在這種情況下，領導應以身作則，這樣才能使會議有個良好的開端，也是提高會議效率的第一步。

2、要開宗明義

通常在開會前分發給與會者的議程表中，你已經制定了會議的內容和目的。但在會議開始時，仍有必要重申一下會議的內容和目的。這將幫助與會者清楚了解要討論的問題，容易澄清任何可能出現的最後一刻的混亂。

3、良好的開端是成功的一半

開場白最多不超過一分半鍾。主持人的'任務是把問題清楚全面地向大家攤開。他還需講清解決問題的迫切性，以促使大家立即行動。拖泥帶水的開場白會削弱解決問題的緊迫感，使會議剛開始就面臨失敗。

用豐富多彩的語言來表達自己的想法，使聽者感興趣。明快生動的開場白能提高整個會議的調子和節拍。正如俗話所說，良好的開端是成功的一半。

4、提供背景材料讓大家決策

在開場白中，要明確告訴大家先討論一下所有的背景材料，再尋找解決問題的辦法。應指出如果不這樣做，個人就會取代會議變成決策工具。如果某個與會者想倉促行事，要阻止他。

動員所有與會者出謀獻策，幾乎每次會議總有些默不作聲的人。會議要開得使每個與會者都能談看法、出主意，最後歸納，作出決定。

5、務必讓每個與會者都發言

務必讓每個人都參加討論，參與決策。如果你知道某個與會者喜歡發表會後議論，設法讓他在會上發言，明確表態。這樣，會後他再也不能說不同意了。這點要取得其他與會者的配合。這是一種領導藝術，這種領導藝術能節省許多開會時間。

開會時私下交談只會引起沖突和不和。主持會議者不能允許任何人把會議分裂成一個個小組討論會。應使所有與會者都能聽到每個人的發言。如果竊竊私語者繼續存在，可以把大家的注意力引到他身上，和藹地請他把所講的告訴大家。

6、主持人要善用調和藝術

在會上，主持者的職能不外乎把大家的意見加以分類、篩選、澄清並給予指導。他要記錄事實，引導討論避免產生意見沖突和意氣用事。引導與會者朝著可能解決問題的目標前進。每當人們面對面討論時，感情或事實肯定會交織在一起。但是，如果你能採取中立的立場，會議上的感情氣氛就會淡薄些，會議也就比較容易掌握。如果你非表態不可，盡量通過部門里其他人來表示，也可以引用與你觀點相同的與會者的話。

7、防止會議上的緊張氣氛

防止個人之間或者團體之間產生不融洽的情緒。一旦出現，要立即解決。避免在會上討論「敏感」的問題。講些幽默的話語，使氣氛變得輕松一些。指出可能雙方都沒有錯，只不過是對問題的看法和立場不同。待緊張氣氛有所緩和時，再回過來實事求是地討論這個問題。

8、應付分歧意見的技巧

對分歧不要視而不見，也不要設法迴避。承認分歧，並提請與會者注意。把分歧意見公布於眾，供與會者進行明智的選擇。可以問爭論的雙方：「你到底站在哪一方？」然後再問：「你為什麼採取那個立場？」最後問：「你建議我們應做些什麼？」這樣，他們堅持自己觀點的強烈度就會減弱。

9、防止「冷場」的辦法

一發現要出現「冷場」，立即用評論、提問或解釋的方法，鼓勵大家繼續討論。要知道與會者發表的意見逐步減少，意味著他們對處理問題的緊迫感和能力也隨之下降。

10、提問的措辭應朴實無華

會議主持人往往如此發問：「不知各位有何高見？」這一句話就把想說的人也嚇住了。倒不如改為：「各位有什麼想法呢？」朴實無華，效果反倒好一些。措辭平和，來自人人平等的原則，給人帶高帽或貶低人的提高，措辭效果不會好。

11、給人台階

設法用幽默的語言來掃除會議中有人下不來台的障礙。當緊張氣氛得到緩和後，每個人都感覺輕鬆了。不願認錯的人也有台階下了，而且顧全了他人的面子。

12、在討論中要經常歸納提醒

歸納小結是向大家報告會議進展情況的一種技巧。主持人也可以把分歧意見進行歸納，以提請與會者注意。否則，不同意見在討論中會被忽視。如果到會議結束時才冒出來，會使大家感到沮喪。

13、會議中的小結不超過30秒鍾

歸納小結不要超過30秒鍾。這段時間完全夠用。寥寥數語不僅不會影響會議的進展，還可以向全體與會者表示你是珍惜時間的，並設法把大家的想法引向深入。

14、會議要適時而止

會議議程一經發出，不要更改，不要超過規定的時間。如果會議程序拖延了，要立即採取行動。明確告訴大家，要在規定的時間內開完會。此舉，最得人心。

主持會議有哪些技巧2

一、處理好會議的議題，嚴密控制會議的進行。主持會議的領導在會議進行的過程中，要不斷引導與會者始終圍繞會議議題進行討論。

二、會議必須准時召開，准時開會，可以使遲到者吸取教訓，形成一種良好的習慣。

三、保持良好的會風。會議中研究的問題要言簡意賅。

四、會議主持者言行舉止要適當。會議主持者講話聲音要宏亮，以表示出領導者的信心和魅力，以形成一種無形的感染力。

五、開會的時間不可太長，一般的例會不應超過半小時。

六、會議中，領導者適時終止辯論或亢長的發言。

七、簡單扼要地歸納、總結，同時留下會議記錄：

1、由記錄人整理會議記要；

2、會議記要只記決議，不記討論過程，個別重要語句可記；

3、會議記要一是要有執行人和完成時間；

4、會議記要整理後由會議主持人簽發；

5、如果是連續性會議（如例會）會議上要總結上次會議決議的執行結果及情況。「會議的成果，凝固在會議記要的決議中。」

會議一般都有議程，按照議程安排就可以了。如果進行到討論主題，我想應該規定討論的時間和形式（集中或分組），如果討論必須有一個結果的話，在討論之前應該說明在規定時間內上報討論結果，這個結果可以是書面的，也可以口頭的（代表發言）；還應該強調的是在討論時應該緊緊圍繞主題，不能跑題。一個圓滿的會議的關鍵在於主持人，這裡面也包括兩個方面，一是主持人的地位和水平，二是參會人員的素質和興趣。

主持會議有哪些技巧3

1、做好規劃，確定會議主題，討論重點，解決途徑，發言順序，並設計好自己的建議與具體措施。

2、掌控會議進程，啟發與會者的參與性和創意思維，讓會議朝有利問題最終解決的方向發展。

3、調整會議氛圍，及時打斷無關會議主題的提議和發言，保持會議主題不動搖，會議冷場時要主動化解緊張局勢。

4、照顧全局，注意眼觀六路，耳聽八方，對內向沉穩者主動給予發言機會；做好總結，及時歸納總結，問題解決了及時宣布散會。

5、溫馨提示：對超時會議必須徵得全體出席人員同意方可延時，否則宣布擇機另開。

『肆』 會議的策劃（純干貨）

會議的含義：圍繞特定目標開展的、組織有序的、以口頭、書面或者聲像等作為交流方式的群體性活動。

會議的作用：會議顯示組織的存在，會議是群體溝通、信息交流的方式。會議是集思廣益的渠道。

會議管理分為會議策劃、會議籌備、會議實施、會議結束四個階段。

會議策劃：為了使會議取得預期目的，而對會議活動的總體戰略和進程進行前瞻性規劃與設計的活動。出色的會議策劃是圓滿舉辦會議，使之達到預期效果的前提。

在會議策劃過程中，策劃者應遵循四大原則：

目的性原則：目的性是會議的重要特徵之一。或者是為了傳遞有關信息，或者是為了打造品牌形象，或者是為了失去銷售額。因此，策劃也必須圍繞著會議目的來進行。

利益主導原則：根據亞當·斯密的「經濟人」觀點，人類的一切策劃活動，實際上都是在謀求特定的利益。策劃者應該秉持共贏的理念，明確知道會議所要追求的利益，並為利益的實現合理配置資源，考慮是否值得投入成本或者投入多少成本去加以追求。

整體規劃原則：一次會議的成功舉行，包括場地選擇、食宿安排、邀請函設計與會後評估等諸多因素。整體規劃原則要求策劃者應該具有全局觀，做出周到的統籌規劃，以免給會議活動造成無法彌補的損失。

可操作性原則：會議策劃的可操作性要求策劃者應結合市場的客觀情況，以及公司的實際要求和能力來操作，使會議活動能夠在總體策略的指導下順利進行。

一般而言會議策劃的內容要包含5W1HB。

會議名稱： 會議的正式稱謂，標示會議的某些基本信息。

策劃會議名稱的常用方法：

揭示會議主辦者—— 森馬 品牌提升發布會

提示會議功能——藍天公司 產品鑒定 大會

揭示與會者身份—— 游戲開發者 大會

揭示會議出席范圍——移動通信 世界 大會

揭示會議時間或屆次—— 2017年 股東大會、 第24屆 萬國郵聯大會

揭示會議地點—— 上海 國際貿易洽談會

揭示會議方式——電信公司 視頻 會議

策劃會議名稱的方法通常不會單獨使用，而是根據會議組織者需要綜合運用。

會議時間： 主要涉及兩個方面，在什麼時候召開會議，會期的長短。

會議時間策劃需要注意兩個問題：

1、了解相關領導、嘉賓和演講者是否能夠在這段時間參加會議，以便協調日期，保證關鍵人物出席。

2、涉及成本的效率原則。例如2天的會期是不是需要適當壓縮會議時間長度，從而降低成本、提高效率。

會議地點： 選擇合適的地方（即會議召開的舉辦地），如在哪個地區或者城市舉辦；選擇合適的、具體的會議活動場所，如在哪個酒店舉辦。

就會議舉辦地而言，選擇在哪個地區或者城市召開會議時往往需要參考的因素包括：

1、舉辦地與會議舉辦者及參會者所在地之間的距離

2、會後是否有觀光參觀活動

3、會議期間，會議舉辦地的氣候如何

4、舉辦地是否適合公司的業務需要

5、舉辦地的交流環境是否便利

6、舉辦地的形象是否符合會議目的

選擇會議地點還需考慮酒店是否有承辦相關會議經驗、酒店價格、服務設施、地理位置、會議室類型等。選擇舉辦會議的酒店涉及到許多細節問題，例如會議室的實際形狀、客戶實際大小與光線等因素，實地勘查是不可忽視的重要環節。

與會人員： 與會人數是決定會議規模的直接因素，但與會人數不是越多越好，會議規模也不是越大越好。

確定與會人員時應遵守的兩大原則：

1、邀請於會議有用而非可有可無的人

2、適當控制參會人數規模，過大且不必要的規模容易導致會議效率的降低

在確定與會人員的同時，策劃者同樣需要根據會議情況來確定其主辦單位、承辦單位、支持單位、贊助單位、協助單位、協辦單位或合作單位。

會議主題： 會議目標的轉化，高度概括了會議主要內容和實質問題作用；與會人員通過主題可以形成對會議的大體了解；會議成功的重要因素，會議中所有活動都是緊緊圍繞主題來安排的。

主題策劃的要求：將會議主題落實到會議目標上，為目標服務；主題名稱表述清楚准確，避免含混或歧義；主題內容與許可權相符，不超出會議的職權范圍。

流程安排： 當名稱、主題等確定下來之後，策劃者要考慮會議將怎樣進行，也就是對會議的基本流程進行策劃。一般包括：開幕辭、主要領導發言、特邀嘉賓演講、與會者自由發言或討論、閉幕致謝。

會議成本： 策劃者通過預算會議各項費用來控制總支出，藉以適當降低成本，提高會議效率。

成本預算的四項原則：

1、科學合理地分配各項開支

2、總量控制，不能無限制地增加

3、確保重點。經費不足時，把有限的經費用在刀刃上

4、精打細算。嚴格審核每一項開支，合理節省經費

會議策劃的成果最終要通過形成某種文書的形式反映與表達出來，這就是會議策劃方案。

它是會議籌備工作的依據，也是會議籌備工作有序進行的保障。方案經相關領導批准後由會務工作機構具體實施。

後記

本篇是我整理的學習筆記，很高興與愛學習的你一起分享。

『伍』 為什麼准時開始和結束會議很重要

准時開始，會給人一種舒適的人在把握之中的感覺，就是一種在計劃中的感覺，同時也是對人的尊重。而准時結束，可以避免他人不悅，總的來說呢，就是尊重。

『陸』 為什麼要召開會議，會議的種類及注意事項

一、會議的主要作用和意義
會議是企業管理的一種有效形式和手段，是提高工作質量和工作效率的一種有效途徑，也是企業文化的一種具體表現，具有以下作用和意義：
1、 讓大家相互學習交流，相互認識提高，加強理解和配合；
2、 讓信息及時、准確傳遞，利於快速落實執行，節省時間，提高了工作質量和工作效率；
3、 相互探討、集思廣益，有利於企業的科學決策；
4、 統一思想、統一認識，便於行動的准確性和高效性；
5、 促進、培養了員工主動思考、善於表達交流的能力和習慣，提升了團隊的能力和素質；
6、 促進、培養了部門負責人的統籌計劃和分析總結的能力和習慣，管理水平也隨之提升；
7、 企業管理人員能夠及時了解員工的思想動態和工作狀況；
8、 加強員工對企業管理的理解，對企業發展前景的了解和認識，樹立信心，鼓舞士氣；
9、 企業領導能夠及時發現問題，分析原因，總結經驗，改進工作；
注意事項：
1、會議時間要明確，做到准時開會，准時結束，提高會議質量和效果；
2、涉及到需要討論的內容，組織人需提前通知相關人員，便於大家充分思考；
3、會議前要做好准備工作，提供相關報表、數據，便於會議討論交流；
4、會議前5分鍾進場簽到，會議時手機調整到靜音或者振動狀態，原則上不得接聽電話，特殊情況，需經會議負責人同意；
5、會議組織人要安排人進行會議記錄（見：會議記錄本）、照相等，會議結束時大家簽字。會後在2個工作日內進行整理，以電子版形式發給企業負責人查看、存檔，重要會議要整理成《會議紀要》，會後發給相關人員落實執行；
6、嚴格控制會議時間，提高會議質量，把握會議主題，避免會議東扯西扯，漫無邊際。非會議主題內容或者需要較長時間討論的內容，則可以組織相關人員會後交流，如果的確需要在會上討論的，要跟大家解釋說明；
7、入會人員要付出組織人的安排，維護會議秩序，在討論時，注意語氣和溝通方式，盡量不要打斷別人的發言，同時要做好現場記錄工作；
8、學習培訓會議，需要事後提交《學習培訓體會》，以電子版形式發給部門負責人及會議組織人；

『柒』 職場人要知道的商務會議禮儀要點

會議是職場人經歷做多的環節之一，從會議准備、召開到結束每一個環節里缺少不了必要的禮儀。下面我為大家整理了職場人要知道的商務會議禮儀要點，希望大家能夠喜歡。

職場商務會議禮儀
1.會務：在召開會議過程中，每名與會者都應嚴守會紀，遵守時間，包括准時到會、正點開會、限時發言、到點散會，並保持坐姿端正;應保持會場安靜，手機調制到震動狀態或關機;並做好會議記錄。會議組織者在會議開始前可給予與會者必要的提醒。

2.座次：主席台座次的規則：左高右低，前排高於後排，中央高於兩側，左側高於右側(左、右是指當事人之間的位置;政務禮儀講究左高右低，但現在均通用國際慣例，即右高左低)。桌簽應使用彩色紙，雙向列印。

3.奉茶：有禮的茶水招待，是對來訪者的尊重與誠意表示，有禮貌的端茶方法很重要，不能讓來訪者要求才端出茶水。奉茶禮儀——整理儀容、洗手;確定茶杯是否有缺角或裂痕;手指避免摸到杯口;適當的溫度、濃度，裝有七分滿。為他人續茶水時，小心端起茶杯或茶杯柄，手指不可伸入杯口。從右側遞茶時用右手拿茶杯(左側時相反)。萬一茶水濺出來時，應不慌不忙地擦拭。在會議進行中為與會人員倒茶，應本著先客後主的原則。

4.會議結束時，會議組織者應安排與會者有序的退離會場。
職場禮儀知識
1.准時、不遲到，最起碼比領導先到，這是初入官場的年輕人的基本素養，是紅線，輕易不要逾越。

有的人在上學的時候就拿遲到不當回事，散漫慣了，上班之後也是這個作風，開會遲到，上班遲到，反正是借口多多。其實再忙、再有事也不差那麼幾分鍾，只要還是沒有養成習慣，心裡拿遲到不當回事。從做人的角度來說，守時是美德，不守時是不尊重人，浪費別人的時間;從做事的角度來說，守時是一種端正的工作態度，不守時的人很難被領導和團隊團隊信任。

2.有事需要請示領導的時候，能當面匯報的一定要當面匯報，盡量不打電話。

尤其是當領導就在辦公室，你卻連動都不動，操起電話就打，對方會反感。當面匯報可以有面對面的交流，方便溝通意見，領導要做決策也需要時間去思考，打電話承載不了這個任務，除非是一問一答式的，比如今天下午有會請參加這種。

3.因為私事向上級請假的時候，盡量要提前，情況特殊也要打個電話。

因為請假本身就意味著請示、給假兩種含義，你請，別人給，程序上不能錯。切忌切忌，不要發簡訊簡單告知，更不要先斬後奏，比如我明天要出去旅遊這樣的請假簡訊，這不是請假，這是通知。

領導不同意吧，人家票都買了，領導同意吧，說實在的有一種被綁架的感覺，更何況有時候工作真的安排不開。有的人意識不到自己這樣做不恰當，當領導不給假的時候他會覺得領導不通人情，玩弄權術，感覺自己被迫害了。

4.和領導打電話，事情說完，稍微等一下再掛電話，讓對方先掛，你再掛。

不要立刻、迅速就掛電話，這是一種禮貌。不信你自己體驗一下，別人和你通話後，等你最後一個字剛落音，電話立刻就掛斷，那種感覺特別不舒服。

5.開會的時候關手機，或者調成震動，這條無須解釋，你懂的。

除非你們單位像個大車店，處於無政府狀態，否則一定要記住這點，更不要明目張膽的在會議上接電話、打游戲、玩微博、上微信，這是對組織會議者的尊重。領導在台上，就像老師坐在講台後面，看下面看得清楚著呢，千萬不要覺得自己挺隱蔽，作為新人，更應該謹慎。

6.從辦公室或者會議室出來的時候不要使勁摔門，要用手輕輕把門掩上。

這實在是小的不能再小的一件事了，可真有很多人忽視，有時候這邊開著會，有的人出去打電話、上廁所，也不知道隨手帶門，而是信手那麼一甩，咣當一聲，眾人側目。從別人的辦公室離開，也應該注意輕關門，尤其是夏天的時候開窗，有過堂風，你覺得自己沒使勁，風一抽，力量很大的。人的修養更多體現在微小的細節中，體現在對周邊人的謙讓和照顧上。

7.在安靜的環境中，比如開會或者辦公期間，女同志在行走中，一定注意自己的高跟鞋不要發出太大的響聲。

如果鞋的聲音大，最好有意識的放輕腳步，墊著點腳尖走。有的年輕人非常不注意，一片寂靜中走得昂首挺胸，高跟鞋發出咔咔的聲音，儀態是挺美，可背後射過來的目光里的意味可復雜多了。另外，開會中間退場、遲到或者早退的時候從後門進，盡量不要在人前目標很大的晃動。

8.剛入職的新人對於自己的職場身份，需要有一個心理上的適應程度，要從自己是一個學生、被管理者的身份，轉變到一個具備社會屬性的獨立成年人的位置上。

有新畢業的學生，一直做慣了好小孩，乖小孩，凡事都有父母，工作了也是這個態度，總等著別人敦促，自己不善於安排計劃，缺少主動意識。要經常提醒自己，你是一個獨立的人，應該獨立完成自己的分內工作，並對結果負責，不要總指望別人體諒你，拿你當孩子看，給你特殊的待遇，那樣的後果是失去了被器重的機會。

9.在工作中，犯錯被發現了，要先承認，然後再講述理由。

有些年輕人，一旦被發現工作出了紕漏，總是不斷地強調自己的理由、客觀的原因、別人的錯誤，我理解他們的感受，出錯了，怕批評，怕給領導留下壞印象。但問題是，這樣的態度恰恰是領導最反感的，覺得你這是在推諉搪塞，逃避責任，小心眼的領導甚至會想：你沒錯，那就是我有錯了?沒准還變成個人恩怨。

10.作為新人，要敢於表現真實的自己。

有些人剛踏上工作崗位，官場人事關系復雜，會有一種害怕自己露怯的心態，可能就會表現得謹小慎微。這也沒錯，但若是總試圖想做得滴水不漏，總想讓別人看到好的、不看到壞的，那也不好。從領導的心理上來說，那些過分油滑，在自己面前一直十分戒備的人，是不足以信任的人。該什麼樣就什麼樣，太完美了反而假。年輕人都會犯錯，只要認真、坦誠的面對，錯誤也是進步的開始，反正我是願意給真性情的年輕人機會，而不喜歡年紀輕輕就顯得滑溜溜的人。
職場禮儀的禁忌
1.直呼老闆名字

直呼老闆中文或英文名字的人，有時是跟老闆情誼特殊的資深主管，有時是認識很久的老友。除非老闆自己說：“別拘束，你可以叫我某某某”，否則下屬應該以“尊稱”稱呼老闆，例如：“郭副總”、“李董事長”等等。

2.以“高分貝”講私人電話

在公司講私人電話已經很不應該，要是還肆無忌憚高談闊論，更會讓老闆抓狂，也影響同事工作。

3.開會不關手機

“開會關機或轉為震動”是基本的職場禮儀。當台上有人做簡報或布達事情，底下手機鈴聲響起，會議必定會受到干擾，不但對台上的人，對其他參與會議的人也不尊重。

4.讓老闆提重物

跟老闆出門洽商時，提物等動作你要盡量代勞，讓老闆也跟你一起提一半的東西，是很不禮貌的。另外，男同事跟女同事一起出門，男士們若能表現紳士風范，幫女士提提東西，開關車門，這項貼心的舉手之勞，將會為你贏得更多人緣。

5.稱呼自己為“某先生/某小姐”

打電話找某人的時候，留言時千萬別說：“請告訴他，我是某先生/某小姐。”正確說法應該先講自己的姓名，再留下職稱，比如：“你好，敝姓王，是OO公司的營銷主任，請某某聽到留言，回我電話好嗎?我的電話號碼是XXXXXXX，謝謝你的轉答。”

6.遲到早退或太早到

不管上班或開會，請不要遲到、早退。若有事需要遲到早退，一定要前一天或更早就提出，不能臨時才說。此外，太早到也是不禮貌的，因為主人可能還沒准備好，或還有別的賓客，此舉會造成對方的困擾。萬不得已太早到，不妨先打個電話給主人，問是否能將約會時間提早?不然先在外面晃一下，等時間到了再進去。

7.看高不看低，只跟老闆打招呼

只跟老闆等“居高位者”打招呼，太過現實啰!別忘了也要跟老闆主管身邊的秘書或小朋友打招呼。

8.老闆請客，專挑昂貴的餐點

別人請客，專挑貴的餐點是非常失禮的。價位最好在主人選擇的餐飲價位上下。若主人請你先選，選擇中等價位就夠了，千萬別把人家的好意當凱子。

9.不喝別人倒的水

主人倒水給你喝，一滴不沾可是不禮貌的舉動喔!再怎麼不渴或討厭該飲料，也要舉杯輕啜一口再放下。若是主人親自泡的茶或煮的咖啡，千萬別忘了贊美兩句。

10.想穿什麼就穿什麼

“隨性而為”的穿著或許讓你看起來青春有特色，不過，上班就要有上班樣，穿著專業的上班服飾，有助提升工作形象，也是對工作的基本尊重。

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『捌』 會議應該怎麼開才有效率

如何有效的開會 開會要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開，並且要開得簡短有效。 1.每次一開始就讓大家都清楚會議目的。 2.如果某個問題不開會也能解決，就不要開會。 3.要認真考慮，是甚麼使會議成功，反之又是甚麼使會議不成功。 4.要考慮：如果不開這個常規會議又會怎麼樣。 5.請記住，上級主管參加會議會抑制討論。 6.在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕松。 7.要熟悉正式會議的各種程序規則。 8.要注意正式會議所具有的一切法律要求。 9.開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點。 10.信息要加以選擇，避免過多。 11.組織視像會議和打出會議電話時要考慮世界各地的時差。 12.通過限制網上會議時間使會議完善。 13.電話會議上發言時要重復你自己的姓名。 14.仔細考慮你要召開的會議的類型。 15.會議要盡可能小，以免分散注意力。 16.在容易看見的位置上放一個表或鍾，以便掌握時間。 17.凡輔助文件均應與議程一並發出。 18.會前先拉幾個盟友。 19.開會前必須確信一定能達到會議目的。 20.只要有人偏離會議方向，立即提醒他們注意議程。 ●會議准備 為准備會議花的時間是不會浪費的。確信正確的人於適當的時間、適當的地點前來參加會議，並確認他們能作出正確的決定。 21.要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況。 22.決定開會時間前要先考慮交通時間。 23.如果人們不能出席則應該重新安排會議。 24.在議程各個項目旁列出發言人姓名。 25.要避免在低效能時間開會，如午餐剛結束後。 26.任何議程變動都必須通知主持人。 27.議程要盡可能短小簡單。 28.盡量將議程限制於一頁紙上。 29.最重要的事應該安排在議程的前面，要趁與會者精神狀態最好時討論。 30.要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。 31.要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設施。 32.必須將電話轉移出會場。33.將有可能出問題的會議安排在中立地開。 34.要求你的後勤人員核實會場當地公共交通的線路站點、運行時刻表和季節變化。 35.要找個確保沒有干擾的會場。 36.要考慮多種座位方案後再選擇最合適的一種。 37.使用圓桌可使會議定調為非正式。 38.務必使全體與會者既能看見又能被看見。 39.座位之間應有一臂長的間隔。 40.不能讓與會者受太陽直接曝曬。 41.要求與會者關閉行動電話和傳呼機。 42.不要用很舒服的椅子，以防與會者打瞌睡。 43.開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好。 44.要謹防會場過度提供酒菜牟取額外利潤。 45.要確保特殊飲食在需要時能有供應。 46.會前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。 ●出席會議 一個會議的每個參加者都有責任確保會議達到目的。故而要預先准備，積極發言，使每次會議都有成效。 47.會前擬出自己的發言稿。 48.和其它參與者在會前詳細討論並解決有問題的議案。 49.要保持積極的臉部表情和音調。 50.為自己的排練錄像以檢查說話是否清楚。 51.開始發言前先作深呼吸。 52.既然一個意見是你自己的意見，你就應該信心十足地講述。 53.不要打斷別人發言，而應讓他們暢所欲言。 54.要用不同的詞彙講述相同的意思，使之更生動有趣。 55.談判時要識別任何有一致性的地方。 56.為使每次會議成功，你要盡到個人責任。 57.鼓勵那些在常規會議上輪流當主席的人。 58.即使你要否決某項動議，也要盡量找出至少一處共同點。 59.作為一名主席，要確信你能聽得進各種觀點。 60.必須按照議程順序作會議記錄。 61.建議主席在新會議記錄定稿前先念一遍。 62.根據會上所做筆記，會後立即寫出會議記錄。 63.會議記錄寫完後，還要使句子簡短中肯。

『玖』 聯系安排會議要注意些什麼

一、會議概述
會議的涵義與作用

組織會議，簡稱「辦會」，是秘書工作的重要內容之一。

什麼是會議?簡單地說，三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決，就是會議。兩個人談話或討論叫交談或會談，三個人以上，沒有主持人又沒有中心議題的談話叫閑聊。

另外，眾多人聚合在一起，也有主持人或主辦人，但不是為了討論或解決問題，而是為了顯示某種精神或力量，或是為了同一個目標而進行的有組織的活動，也被稱作什麼「會」。前者如慶祝會、歡迎會、聲討會等；後者如運動會、展銷會、追悼會或者宴會、舞會，等等。這些「會」，只是聚會，「會而不議」，和我們這里討論的「會議」在性質上和作用上是有區別的。

通常，召開會議需要一定的時間，在一定的地點，正式的會議還要冠以能反映會議內容、性質、人員、時間、地點等完整而確切的名稱。

(1)會議可按不同的標准劃分為不同的類別。

按內容、性質，分為代表大會、工作會議、學術會議、聯席會議等；如按會議的形式，可分為小組會、座談會、報告會等：按與會人員的成分，可分為黨委會、董事會、記者招待會等；按照人數、規模，可分為大型會議、中型會議、小型會議;按照會議召開的規律或日期，可分為定期例會、臨時性會議；此外，還有按會議的范圍、地區、時間分類的。

(2)會議的作用。

無論什麼會議，總要圍繞中心議題進行討論，總希望弄清什麼問題，或解決什麼問題，或得出什麼結果。總之，要達到預期的目標，這是就會議的整體作用而言的。比如，通過交流，取得了新的信息；經過討論，集思廣益，取長補短，形成了正確的意見；通過表決，多數或一致作出了決定或決議；通過聽取別人的報告或發言，受到啟發或教育，等等。

會議的作用還應該從每一個與會者所起的作用來認識。會議與會者一般有三種人：

一種是會議的主持人或召集人，一種是參加會議的正式成員，還有一種是受邀請參加或列席的人員。這三種人員都應起到自己應起的作用。

另外還有一種人員，既非主持人或正式與會者，又非受邀請者或列席者，但他們都參加會議。自始至終為會議服務，對支持和保證會議取得預期效果起著不可替代的重要作用，那就是秘書。

會議的要素

一般來說，會議有六個要素，即：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。下面分別介紹之。

與會者

與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他服務人員。人們被召集來開會，是要花費一定時間和精力的，而時間和精力在某種程度上就是效益，就是財富，只能創造，不能浪費。因此，從原則上講，參加會議的人應做到：該參加的一個不少，不該參加的一個不多。

具體地說，與會者應具有必要性、重要性、合法性。

必要性。這是指與會者必須是與會議直接有關的人員，也就是符合會議確定范圍。有權了解會情、提出意見、表示態度、作出決定的人；或是能提供信息、深化討論、直接有助於會議達到預期效果的人。

重要性。這里指的是與會者雖與會議沒有必然的、直接的關系，但卻有利於會議的進展或擴大效果的人員。這些人員通常是臨時邀請的。

合法性。這是指有些重要的會議，與會者必須具有合法的身份和法定的資格。如：人民代表大會的與會者必須是依法選舉產生的各級人民代表；黨的代表大會首先必須是黨員，其次必須是各級黨組織全體黨員選舉產生的代表；公司董事會或股東大會的與會者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東，等等。

有些會議組織者不注重與會者的必要性、重要性和合法性。而只顧壯場面、求熱鬧，或是利用會議向上攀、拉關系．造成開幕式、閉幕式、拍照、宴請、發紀念品、參觀游覽時轟轟烈烈．而正式會議時反而稀稀拉拉、冷冷清清。結果不僅是很大的浪費。甚而沖淡或干擾了會議的主題。這種做法是應該反對的。

主持人

主持人是會議過程中的主持者和引導者，也往往是會議的組織者和召集者，對會議的正常開展和取得預期效果起著領導和保證作用。

會議主持人通常由有經驗、有能力、懂行的人，或是有相當地位、威望的人擔任。一般有兩種情況：一種是當然主持人，是由其職務和地位，也就是由組織的章程或法規決定的。如：單位的工作例會由單位領導人主持，黨組織的會議由黨的書記主持，董事會由董事長主持。主持人因故不能主持會議時，也可委託副職或其他相應的負責人主持。

另一種是臨時的主持人，比如，各種代表會議，或幾個單位、幾個地區的聯席會議，則由代表們選舉或協商產生。特別重大的會議，則需產生相應人數的主席團，由主席團成員集體或輪流主持會議。除了小型會議之外，大中型會議的主持人主持會議時通常需要秘書長或秘書協助。

議題

議題．是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進行研究，才容易取得共識或最後表決通過。因此每次會議的議題應該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相乾的問題放在同一會議上討論，使與會者的注意力分散，不利於解決問題。

議題的產生通常有兩種情況：一種是領導根據需要指定的；另一種是秘書調查研究、綜合信息後提出。再經領導審定的。
有些重大的代表會議，先由代表提出「提案」，由秘書或秘書處匯總。再提交主席團或專門的「提案審查委員會」審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。因此，議題還必須具有合法性。

名稱

正式會議必須有一個恰當、確切的名稱。

俗話說，名不正則言不順。會議的名稱要求能概括並能顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區、范圍、規模，等等。

會議名稱必須用確切、規范的文字表達。它既用於會前的「會議通知」，使與會者心中有數，作好准備；又用於會後的宣傳，擴大會議的效果；更用於會議過程中使與會的全體成員產生凝聚力和
藍嚴惑。

大中型的會議名稱被製作成橫幅大標語，置於會議主席台的上方或後方，作為會議的標志，簡稱「會標」。會標必須用全稱，不能隨意省略，以免不通，產生誤會。

時間

會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數；三是指每次會議的時間限度。

會議召開時間。某個會議什麼時間召開最合適?要考慮多種因素，首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利於承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜於年初召開，既利於總結上年的工作、生產成果，又利於討論、部署新一年的工作、生產計劃，通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業召開各部門幹部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，即要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。

會議需要時間，可長可短，盡量緊縮。少則幾分鍾、幾十分鍾；多則幾天、十幾天。會議組織者應盡可能准確地預計需要時間，在會議通知中寫明，便於與會者有計劃地安排。

會議時間限度。每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

地點

會議地點，又稱「會址」。既是指會議召開的地區、城鄉，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

國際性或全國性會議，要考慮政治、經濟、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業性會議，應選擇富有專業特徵的城鄉地區召開，以便結合現場考察。小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設施、交通條件、安全保衛、氣候與環境條件等因素。

二、會前准備

在領導確定了會議諸要素以後，頂尖秘書就應著手做准備工作了。會前准備很重要，不允許有絲毫的疏漏差錯。會前准備充分是會議成功的保證。

會議計劃和成本預算

開會需要動用人力、物力、財力，又往往佔用一些工作、生產時間。為了使開會與日常工作、生產互相結合、促進，而不是互相沖突、抵耗，會議必須要有計劃。開會也是一種投入與產出，盡管投人往往是有形的，產出往往是無形的，但總是以最少的投人爭取最大的產出。因此，會議應該計算成本，作出預算，包括在會議計劃之中。

(1)會議計劃。

會議計劃首先應明確會議的目的和任務，確定會議的名稱、出席對象、主持人、規模、規格、召開時間、需用時間、地點、議程等，即會議六要素的具體化。

其次會議計劃應明確會議應做哪些准備工作，如需用哪些文件，會場怎樣布置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動。 』

再次決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。

會議計劃由秘書制訂、提出。經領導審核批准後-再由秘書或秘書處組織人員。分頭按計劃執行。

機關、單位內部的小型會議也應有計劃，使組織成員做到心中有數，早作安排。部門的會議至少應提前一星期報至辦公室，由辦公室統籌安排，訂出一周會議安排表，使各部門工作不致相互沖突，領導也可有選擇、有計劃地參加部門會議，有利於全局工作的順利開展。

(2)會議成本預算。

有明顯投入的大中型會議，特別是跨地區的、會期超過一天的會議，必須計算成本，作出預算。
會議成本包括兩部分：

①「顯性成本」。

即會議明顯的耗費，如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務人員的工資等。這些費用是可以明顯計算出來的，又是直接消費的。

②「隱性成本」。

即與會者因參加會議而損失的勞動價值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算。它的含義是這樣的：一個生產者的勞動價值至少是他工資的8倍，參加會議前必然要作些准備，會後又有用於思考、回憶的時間，所以還要乘以2。會議成本的計算公式是：會議成本=X+2J×N×T

其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會人員每小時平均工資的3倍；N表示人數；T代表時間(小時)。

所以，召開一個百人左右、跨地區的、會期3至5天的中型會議，其會議成本總數將達到幾萬元甚至幾十萬元。有些國家、有些大企業每次開會總把會議成本預算表貼在會議室的門口，讓每個與會者一進門就知道這次會議要花費多少代價，從而共同努力提高會議的效率。因此，一些目標、效果不十分明顯的會議應當少開或不開。頂尖秘書雖無決定權，但應有清醒的頭腦、正確的態度。可以提出自己的意見。

文件准備較重要的會議頂尖秘書都需要事先准備文件

會議文件有兩大類：

一類是供會上學習參考的文件資料。如上級的有關政策、方針、法規、計劃。以及專業、技術性資料等。這類文件有些在會議結束後不能讓與會人員帶走，秘書應做好回收工作。

另一類就是會議本身所產生的文件。如：開幕詞、工作報告、講話稿、會議記錄、會議簡報、會議決
定、會議紀要、閉幕詞、會議總結等。其中，開幕詞、工作報告、領導講話稿是必須在會前准備妥當的，其他文件則在會議過程中或會議結束時形成。

這類文件可以讓與會人員帶走，作為進一步學習或傳達、貫徹之用。

(1)開幕詞。

開幕詞是會議開始時會議主席所作的發言稿，一般帶有預告及禮儀性質，比較簡短。內容大體包括三方面：
①對來賓和與會人員表示歡迎。
②對會議的內容、任務、目的作簡要介紹。
③預祝會議成功。

(2)工作報告。

工作報告是會議的主要文件，其中的主要內容往往是會議討論的中心議題。工作報告必須有實質性的內容，既可以是對前階段工作成果、經驗、缺點的回顧與總結，也可以是對後階段工作提出計劃、預算、部署或展望。工作報告既要全面，又要重點突出。篇幅一般較長，幾千字到幾萬字不等，視內容而定。

(3)發言稿。

這里指的是除工作報告之外的其他與會者的發言稿。發言稿也要有具體的內容，但不像工作報告那樣面面俱到，而應是背景介紹，或是財政開支，或是人事管理，或是專業背景，或是會議關心的其他問題。等等。有些會議對發言時間有限定，發言稿一般不宜太長。發言稿有些是由發言人親自撰寫，也有些是由秘書代為起草，冉修訂定稿。

(4)其他會議文書。

除此三文件之外，頂尖秘書還必須准備好會議所用的技術性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調度表，等等。

(5)會議文件的准備程序。

一般先由領導根據會議內容、目標的要求確定要點，授意給秘書。頂尖秘書按照領導授意，收集資料，寫成初稿，呈給領導審閱。領導審閱後提出意見，交回給秘書修改，或是自己修改。頂尖。秘書修改後再次呈給領導，由領導審定後簽發。秘書或文員將簽發的文稿列印、裝訂成正式文件。其程序如下：

會議准備

對會場的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應設備齊全、利於安全和保密。具休要求如下：

(1)會場布置

會場除了整潔、安靜、明亮、通風、安全等要求之外，還應考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。小型會議可安排在一般會議室，會議室有方形、長方形、圓形、橢圓形等。會議室的中央放置長方形或長圓形會議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數量視人數而定。主席的位置一般在會議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側。多邊會議採用正圓形會議桌，或多邊形桌位，因為正圓形或多邊形會議桌的席位無主次之分。大中型會議則安排在會議廳，扇形會議廳比長方形的效果要好。會議廳的前方安排主席台與講台。主席台應用長方形桌，上鋪白色、天藍色或其他顏色桌面。台上方或後方懸掛會標。會標一般用紅底白字，企業也可用紅底金字。講台不宜過大過高，應與講話人的身材比例協調。台前可放置花草盆景，使主席台整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。面對主席台的是與會者席位，應有桌有席。便於放置文件和做記錄，席位之間不應太擠，便於進出活動。研討會、座談會可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應多備話筒，便於與會者原桌發言和多向交流。會場大小應與人數相適應，與其過大，不如偏小。會場過大則顯得鬆散，容易產生遲到、早退現象，不利於產生好的會議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。

工作會議或同一系統會議，與會者的席位依職務高低為序，職務越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高後低。研討會、座談會之類的會議，與會者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會議，則應按地區、系統、單位等分組，事先劃分席位，與會者由秘書或服務人員引領入席。

(2)主席台席位。

重大會議的主席台席位應講究排列。主席台席位視人數設一排或數排，第一排席位應為單數。席位的次序應以主席團成員職務高低，對會議的重要程度而定。邀請的貴賓或來賓如安排在主席台就坐的也按照同樣原則。

第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位-先左後右，左高右低．前排為主。後排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便於按位入座。

(3)會場設施。

會場一應設施都必須在開會前准備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調試(如擴音器
的音量大小)，以免臨時發生故障或出現差錯。

(4 ）其他准備。

會期較長的會議應准備與會人員的就餐、住宿。會場外應有醫護人員值班。遠道而來的應准備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應准備宣傳提綱。重要會議應有安全保衛人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送圖片、資料、紀念品等，都應在會前做好准備。

會議議程、程序的擬定

(1 )議程。

會議通常有一個或幾個相關的議題。若有多個議題，頂尖秘書應根據這些議題的內在聯系、主次、先後排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會前發給與會人員。

(2)程序。

會議內容除了議題之外，還有一些禮儀性、結構性或將議程具體化的內容與項目，如宣布會議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發言、致閉幕詞、宣布會議結束等。把第一次會議的這些項目和內容有序地排列，即使之程式化，便是程序，製成文書，就是程序表。 程序表最好能列上時間安排，具體到幾點幾分。

(3)日程表與作息時間表。
會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。

①日程表。

即將會議的全部內容(包括參觀和文娛活動)分解安排在會期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時數(幾點至幾點)內，以簡短的文字表達，製成表格。

②作息時間表。

即將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排製成表格。安排作息時間應考慮到勞逸結合、冬夏時令特徵等因素。

會議議程、程序、日程表、作息時間表的擬定，體現出會議准備的充分和計劃的嚴密，可以使與會人員和服務人員做到心中有數，使會議有條不紊地進行，這是會議成功的必要保證。

會議通知的發送

會前一切准備就緒之後，就應及時發送會議通知。本單位的小型會議，可採用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請
信。

會議通知上應寫明下列內容：
①會議召開的時間、需用時間或會期，地點(會址)。
②會議名稱和主要議題。
③參加對象。
④須作什麼准備。
⑤報到日期、地點、接站辦法等。
⑥召集單位署名、通知發出日期，加蓋公章。
邀請性會議為准確統計與會人數，做好相應准備，通知時應提前7天以上並附加回執。

回執中需有下列內容：
①受邀請者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務或職稱。
②是否參加會議。
③預訂住房標准。
④提交論文題目或資料名稱。
⑤回程車船機票登記等。

會議通知可採用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發送書面通知或請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。

附回執的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和准備時間，相應提前發送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。