秘書人員為什麼增強時間觀念
1. 論述行政秘書應該具備的行政環境意識
行政環境是指圍繞行政管理主體並直接或間接地作用於行政管理活動的客觀因素的總和。行政環境是行政活動的生存、發展空間，同時也是行政活動施加影響的對象。行政秘書應該具備以下行政環境意識：
（一）學習意識。知識就是力量，秘書工作人員的成功更離不開知識的積累，而知識的積累主要靠學習。作為一個秘書人員，就應該像擴大電腦內存一樣儲存並不斷更新自己的知識。一是加強政治理論知識學習。二是加強自身業務方面知識學習。三是向書本學習，博覽群書，鍥而不舍，從書本中吸取智慧和知識。四是向實踐學習，充分鍛煉自己。五是向領導學習，學習領導同志的領導藝術和工作能力。六是向群眾和同事學習，學習他們的好經驗、好作法。秘書人員要養成良好的學習習慣，不斷完善知識結構，拓寬知識面。
（二）效率意識。樹立高效的時間觀念，培養高效率的辦事作風，是秘書工作者的基本要求，秘書人員辦理任何事情，都要思維敏捷、雷厲風行，加快工作節奏，按照工作程序辦文、辦會、辦事，特別要注重時效。不能出現拖拖踏踏、慢慢騰騰的現象，要搶時間、趕速度，爭取以最快的速度和最好的質量辦好每一件事。
（三）奉獻意識。秘書工作是一項時效性強、任務繁重、默默無聞的工作，而且工作要求高、責任重大。這就要求秘書人員必須要有安於清貧、樂於奉獻、任勞任怨的精神，絕不能為權力、名利所動，盡職盡責地做好本職工作。
（四）嚴謹意識。秘書工作無小事，秘書人員必須時時刻刻、事事處處堅持認真、細致的原則，面對千頭萬緒的工作，要分清輕重緩急、理清思路，不漏辦、不誤辦、不錯辦，高質量地處理和起草每份文件，高效率地辦好每件事情，做到事事有迴音，件件有著落。切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責。
（五）創新意識。秘書要充分發揮主觀能動性，努力學習新知識，研究新情況，考慮新問題；要多動腦筋，多想辦法，為領導出點子，出好點子、出新點子；要多請示，勤匯報，主動為領導分憂解難；要開拓進取，大膽創新。
（六）超前意識。「凡事預則立，不預則廢」。要做好秘書工作，就必須增強超前意識和主動意識，要超前接受新知識、新觀點，學會創造性地開展工作，力爭考慮問題快半拍；要注意收集資料，掌握動態，篩選出有價值的材料及時提供給領導。
（七）形象意識。秘書部門向來有機關「窗口」之稱，因此秘書人員的形象不僅是秘書個人學識、才能、品格等的體現，更體現了所服務的機關和單位的形象。秘書人員要加強自身修養，內強素質，外樹形象，潔身端行，勤政為公。
（八）全局意識。秘書工作無大小事，事事關系全局，無論是參與行政管理，搞好服務，還是提供後勤保障，都必須心繫全局，善於從工作的大局考慮問題、處理事情，集中精力幫助領導解決重點和難點問題，自覺地服從服務於工作的大局。
（九）守紀意識。秘書人員在領導身邊工作，處於一種特殊位置，要切實自覺抵制社會上存在的拜金主義、享樂主義、極端個人主義思想的侵蝕，正確對待個人利益，嚴格要求自己，不以領導名義辦個人私事，不打領導的旗號託人情、拉關系，努力做到自重、自省、自警、自勵。
（十）保密意識。保守秘密是秘書工作的重要職業道德規范。秘書在信息傳遞過程中，牢固樹立保密觀念，嚴格執行有關保密法律、法規和制度，切莫以得知「內情」而炫耀，更不可以「秘密」討好於人，做到不該看的絕對不看，不該聽的絕對不聽，不該說的絕對不說，不該問的絕對不問，自覺養成保密的好習慣。
2. 機關文秘的工作內容是什麼
機關文秘的工作內容是什麼
在我國，由於機關級別和類型不同，秘書工作內容也不盡相同。級別層次高的機關，秘書工作內容廣泛，分工細致，各項工作的專門化特色比較明顯;而在基層單位，秘書工作任務繁重，但是人員編制少，分工不細致，因此，秘書人員又具有“多面手”的特點。
一、秘書工作的內容
(一)秘書工作領導機關及其領導者的工作內容
1.機關辦公廳(室)的基本任務
辦公廳(室)屬於秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現是秘書工作發展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。
辦公廳(室)的任務主要分為兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協調等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務服務，主要是後勤服務保障工作。
2.秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務
秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領導人和秘書人員的雙重身份。根據1951年中央人民政府批准頒發的《政務院關於各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協助首長密切各方面的工作關系;第三，協助首長掌管機關內部的統一戰線工作;第四，協助首長掌管保密工作;第五，協助首長掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執行等事項);第七，掌管機關事務工作。
因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為“既要參與政務，又要掌管政務”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協助首長完成的，具有明顯的參與政務性質;而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。
(二)秘書工作的主要內容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。
擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。
辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節;收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標准辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規范、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。
2.辦理組織會務
辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會後的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式後，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善後工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。
3.調查研究工作
調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，並進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。
每一項調查研究均應做好調查准備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，准備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實施階段要注意選准調查研究對象，採用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。
4.信息處理工作
秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，採集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集並及時反饋給領導部門。
開展信息處理工作首先要建立和健全信息網路，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最後要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。
5.溝通協調工作
對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬於秘書工作的業務范圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。
6.信訪接待工作
信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，准確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。
7.監督檢查工作
監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
8.公務接洽工作
公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“窗口”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠於職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善於處理人際關系。
除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。
如何做好機關文秘工作?
一、機關文秘人員的重要性
我們首先了解一下秘書的定義。廣義講，秘書是領導人的事務與信息助手，包括公務秘書、私人秘書;狹義講，秘書是一種職務名稱，指處於領導近身，直接為領導從事事務性、信息性的輔助服務的工作助手。今天我們所講的機關文秘人員，是指在各級辦公室中主要為領導提供文字服務、辦理具體事務的工作人員。
機關文秘工作是各級黨政機關中的一個十分重要的工作，不是可有可無的工作。具體講，機關文秘人員是領導的抓手，很多工作由我們去傳達、去落實;機關文秘人員是領導的耳目，很多工作由我們去了解、去掌握;機關文秘人員是領導的參謀，很多工作會徵求我們的意見和建議;機關文秘人員是領導的助手，很多工作由我們去准備、去辦理。
機關文秘人員應該充分發揮自己的作用，為領導搞好服務，促進本單位工作順利開展。
二、機關文秘人員要承擔兩項主要職責
機關文秘人員的主要職責有兩項：一是為領導、為機關搞好綜合文字服務工作;二是完成領導安排的.具體事務業務工作。
就全區而言，除區四大辦公室、兩鄉、個別較大委局有專職文秘人員外，大部分單位和部門沒有專職文秘人員，大部分也只是有一位兼職文秘人員。就我區政務系統辦公室而言，機關文秘人員的主要職責是為領導、為機關搞好綜合文字服務工作。具體有：①采編、上報政務信息;②辦理、反饋督查事項 ;③起草、印製各類文件;④收集、提供網站資料;⑤整理、歸檔重要資料;⑥起草工作計劃、工作總結、經驗材料、匯報材料、講話稿等重要材料;⑦積極完成領導交辦的其它各類臨時材料等工作。
上述這些工作，是我區政務系統辦公室所承擔的基礎性綜合服務工作，都需要我們去統籌考慮、全面完成。
三、機關文秘人員要發揚三種精神
(一)愛崗敬業精神
常言道，三百六十行，行行出狀元。機關文秘崗位是一個非常重要的崗位，文秘服務工作是一項非常體面、讓人羨慕的職業。大家都明白，沒文化、“沒材料”的人幹不了此項工作。實踐證明，各單位在這一崗位上工作過的同志，提拔進步都比較快。單位安排我們負責文秘工作，是對我們的信任，是我們的榮幸。我們要熱愛這個崗位，珍惜這個階段工作，盡職盡責，兢兢業業，完成各項工作任務，取得優異工作成績，不辜負領導寄予我們的厚望。
(二)團結協作精神
古人雲：人心齊，泰山移。機關文秘人員是各級辦公室團體中的一員，強化團隊意識，發揚協作精神，對於推進各項工作順利開展至關重要。否則，不僅會影響工作的開展，而且定將影響自己在單位的形象。在工作中要自覺服從本單位工作大局，對各位領導安排的工作任務要不折不扣接受並完成;要正確處理分工與協作的關系，在認真完成分管本職工作的同時，積極主動配合同事們工作，相互補台，互相幫忙;要學會團結共事，嚴以律己，寬以待人，主動交流溝通，及時化解矛盾，共同創造和諧、融洽、愉快、溫馨的工作氛圍。
(三)吃苦耐勞精神
辦公室工作有“三苦”：工作辛苦、條件艱苦、生活清苦。大部分同志可能都有體會，尤其是三四年前開始從事文秘工作的同志體會更深。具體講，辦公室工作頭緒多、任務重、工作量很大;辦公室沒有空調，沒有電腦，沒有列印機，只能靠手抄;由於沒有規律，經常加班加點，有時到深夜餓了只有啃塊方便麵。盡管很累很苦，但是領導安排的工作不能不幹，並且干就干好。要任勞任怨，多干工作少發牢騷，堅決避免工作幹得不少，領導又欣賞不了，甚至造成上下級、同志間關系緊張，得不償失。
四、機關文秘人員要具備四種素質
(一)良好的思想素質
一是有較高的政治理論水平。要主動學習「三個代表」重要思想、科學發展觀、和諧社會建設等政治理論知識，主動參加區委和本單位組織開展的政治理論學教活動，不斷提高政治理論水平。二是有正確的人生觀價值觀。要博覽群書，不斷改造自己的世界觀，要有積極向上的人生態度，有合乎實際的價值目標，幾年後回憶往事能夠無愧於曾經戰斗過的每一崗位，無悔於自己奮斗的一生。三是有較強的事業心責任感。不論在哪個單位，不論在哪個崗位，都要有認真、負責的工作態度，有敬業愛崗、無私奉獻的精神。只要這樣，就一定能夠做得更好，定會取得可喜的成績。
(二)誠信的人品素質
一要忠誠於領導。文秘人員是領導身邊工作人員，工作性質就是服務領導。在工作中要服從領導的安排，尊重領導的意圖，維護領導的權威，樹立領導的形象。不能做假弄權，搬弄是非;不能跑風漏氣，說三道四。到頭來於領導於個人都沒好處。二要實誠待人。做人要實在，待人要真誠。做到實誠，就會交到更多真心朋友，得到單位同事的好評和接近。做人不實誠，短時間供事無所謂，時間一長，朋友會對你敬而遠之，使自己變成孤家寡人。三要講信用。說話、辦事要講信用，對領導、對同事、對朋友都要講信用。答應別人的事情、答應領導的工作，沒能按時、按要求完成，或經常完不成，定會給大家留下一個不好的印象，久之就會失去領導和同事們的信任。
(三)健康的心理素質
一是要自信。自己要相信自己，相信自己有能力去完成領導交給的各種任務。決不能自負和自卑，在工作中既不能過高估計自己的能力，吹大辦小，完不成任務;也不能總是小心翼翼，生怕出差錯，邁不開手腳，做事不麻利。 二是要冷靜。要臨危不懼，工作頭緒再多、任務再重，也要冷靜處置，逐項辦理;要處變不驚，面對事情突變不能心慌意亂，膽怯神迷;要抑躁制怒，學會駕馭自己的情緒，決不能感情用事，亂發脾氣。三是要平衡。文秘人員不僅工作多、加班多，而且受批評多、落埋怨多，要學會調整自己的心理平衡，對上要忍，對下要容，經得起敲打，聽得起批評，受得起委屈，耐得了刺激。
(四)較強的業務素質
一是有較高的業務政策水平。作為機關文秘人員要認真學習與單位業務相關的政策、法規，主動了解市、區確定的重點工作和任務，積極參加單位的業務培訓、業務交流等會議，全面掌握本單位各項工作的進展情況、存在問題和下步打算。二是有較深的文字寫作功底。要積極參加上級組織的各類寫作培訓班，系統學習文秘寫作知識;要結合工作實際，敢於練筆，多寫多練，不斷提高各種體裁寫作能力;要加強書法練習，進一步提高寫字水平。三是有較強的協調溝通能力。指替領導上下溝通工作信息，協調處理領導交辦的具體問題的能力。只要能堅持在大膽、認真、細致、穩妥上下功夫，協調溝通能力就一定會有較大提高。
五、機關文秘人員要強化五種意識
(一)強化學習意識
隨著辦公室服務現代化進程的加快和各級領導對辦公室服務水平要求的不斷提高，機關文秘人員加強學習、提高素質愈加重要。在工作中，不僅要加強政治理論學習，加強對業務政策法規的學習，還要加強對網上辦公、電子政務等現代服務技能的學習，爭當辦公室工作的多面手。
(二)強化創新意識
各級辦公室作為本單位的重要樞紐和參謀部，必須要堅持創新，才能為各級領導提供高水平、高質量、高效率的服務。在工作中，機關文秘人員要敢於創新，要大膽獨立思考，大膽提出新問題、新建議、新思路、新任務、新方法、新舉措，促進工作的優質高效完成。
(三)強化服務意識
各級辦公室的重要職責是服務，要“搞好三個服務，實現三個滿意”，即要為領導、部門、基層搞好服務，分別讓領導、部門、基層滿意。在工作中，機關文秘人員要充分認識辦公室服務性質、服務對象、服務內容、服務要求，切實做到各項服務有的放矢，各項服務取得成效。
(四)強化效率意識
各級辦公室不僅日常服務多，而且臨時性事務多，並且工作時效性較強，機關文秘人員必須提高工作效率。在工作中，要樹立超前意識，養成超前思考問題、主動謀劃下段工作的習慣;要強化時間觀念，養成雷厲風行、快事快辦、急事急辦的習慣，保證在時限要求內完成各項工作任務。
(五)強化爭先意識
常言道，不願當將軍的士兵不是好士兵。機關文秘人員業務水平和工作能力較高，有著爭先創優的良好基礎。在日常工作和各類活動中，要明確奮斗目標，嚴格工作標准，加大工作力度，保證工作質量，力爭走在全市各縣區、全區各部門前列，為單位爭光，為自己爭榮。
六、機關文秘人員要妥善處理六種關系
(一)與單位領導的關系
與單位領導的關系是上下級關系。在工作中，一要尊重領導意願，二要服從領導安排，三要認真服務領導，四要及時提醒領導
(二)與單位同事的關系
與單位同事的關系是同級關系。在工作中，一要相互尊重，二要互相幫助，三要積極協作，四要主動補台。
(三)與上級部門的關系
與上級部門的關系是上下級關系。在工作中，一要尊重上級部門的領導和同事，二要服從工作安排，三要按要求完成任務，四要加強溝通聯系。
(四)與單位科室的關系
與單位科室的關系是同級關系。在工作中，一要如實傳達指示，二要積極配合工作，三要加強聯系協調，四要一視同仁對待。
(五)與基層群眾的關系
與基層群眾的關系是服務與被服務的關系。在工作中，一要尊重群眾，二要熱情接待，三要認真記錄，四要及時匯報。
(六)與家庭成員的關系
與家庭成員的關系是保障與被保障的關系。在生活中，一要尊老愛幼，營造和諧;二要尊重愛人，相互關愛;三要多幹家務，體諒家人。
同志們，機關文秘人員所處的崗位重要而光榮，負責的工作具體而艱巨，承擔的責任明確而重大，大家的未來任重而道遠。
;3. 盤點秘書時間管理的有效方法
盤點秘書時間管理的有效方法
秘書作為領導的參謀和助手，如何在有限的時間中發揮出高效率的功能，是每個秘書工作人員都應該努力思考的問題。筆者試圖從時間管理的角度來淺談秘書工作中時間管理的藝術。
一、何為時間管理
時間對於每個人來說都是尤為寶貴的財富，它對每個人都公平的，同時也是無情的。因此，如何在相同的時間下，能夠比別人創造出更高的效率，對於為領導工作的秘書人員來說顯得尤其重要。了解時間管理的概念，培養時間管理的意識，這樣有助於秘書在有限的工作時間內，提高自身的效率，更好地為領導、領導工作以及機關工作服務。那麼，什麼是時間管理呢？彭祥松先生在其著作《時間管理的訣竅--時間管理工程學》中提到：「時間管理就是指在同樣的時間消耗情況下，為提高時間的利用率和有效性而進行的一系列控制工作。是由於每個人在社會生產中所處的地位不同而賦予自己的一種內向管理素質」.從這個解釋中，我們可以得到這樣幾點信息，一是時間管理的目的是為了提高時間的利用率和有效性的，其次它是一種內向的管理素質。正確理解與把握時間管理的概念，有助於秘書人員正確的運用適合自身的時間管理方法，從而達到提高時間利用率和有效性，進而提高自身的工作效率。
二、時間管理的方法
秘書作為領導的參謀與助手，在領導工作的方方面面都能看見秘書輔助工作的身影，對於領導工作而言，如何在既定的時間中，更快更好更高效地完成工作，這不僅僅是需要領導來思考，更多的情況下，是需要秘書人員來專研與思考的。領導工作的內容龐雜且繁多，事必躬親顯得不大可能，更多的時候，是需要秘書來提供輔助工作的。那麼掌握一種適合自身性格特徵與職務特點的時間管理方法，對於秘書人員來說就顯得十分有意義。筆者將在本文中，介紹幾種常見的時間管理方法，秘書人員可根據自身的實際情況來進行選擇，結合自身工作的特點加以實施，從而到達預期的成效。
（一）阿爾卑斯山時間規劃法。阿爾卑斯山時間規劃法又叫「每日計劃表」,其重要的原則就是書面表達，將每日的計劃以書面的方式記錄下來，然後根據個人的主客觀因素，來規劃自己一天的工作，這樣的好處在於可以幫助秘書人員了解任務所需要的時間和干擾時間所消耗的時間，這樣可以預留一定的機動時間來處理臨時性工作，從而提高時間的利用效率。
（二）艾森豪威爾原理。這個原理又叫做「十字法則」或者是「四象限法則」,這個法則將工作分為五大類：A:必須做的事情；B:應該做的事情；C:量力而為的事情；D:可以委託別人去做的事情；E:應該刪除的工作。而每天，將要做的'事情寫在紙上，按以上五類歸類：A:需要做；B:表示應該做；C:表示做了也不會錯；D:可以授權別人去做；E:可以省略不做的工作。根據這樣的工作分類，將自己每天的工作進行適當的分類，按照工作的重要程度來將一天的工作進行有效分類安排，從而達到提高工作效率的目的。
（三）NLP時間生命管理法。NLP思考邏輯模型由上而下分別是環境、行為、能力、信念和價值，這個模型能夠幫助秘書人員學會平衡各方面的事情，而NLP管理法不僅僅是教人學會如何平衡各方面的事物，它更重要的是教會人們學習關注重要的事，從而可以幫助人們判斷如何在眾多的事物中判斷出重要且緊要的事情、重要卻不緊要的事情等，由於二者的緊要程度不一樣，因此所需要花費的時間就會不同。學習與掌握NLP管理法，判斷每件待辦事務的重要程度，從而可以合理地判斷出完成時間，做好先後順序的合理安排，從而達到提高效率的目的。
（四）帕累托法則與ABC時間管理法。19世紀末20世紀初，義大利經濟學家帕累托偶然注意到19世紀因果人的財富和收益模式。在調查取樣中，他發現大部分的財富流入了少數人手中，同時，他還發現，一個族群占總人口數的百分比和他們所享有的總收入之間有著一種微妙的關系。在經過大量的研究之後，他指出，在任何特定的群體中，重要的因子通常只佔少數，而不重要的因子則佔多數，因此，只要能控制住具有重要性的少數因子既能控制全局。這就是迄今為管理學界所熟知的「二八法則」,同時也成為「帕累托法則」.這樣的一個理論，同時也使用在時間管理領域，而ABC時間管理法其基本原理就是根據「二八法則」將工作分為A、B、C三個不同的等級，其劃分依據是它們對達到職業目標和個人目標的重要程度，根據抓住工作的80%的價值，集中在工作的20%的組成部分這一基本原理，運用「關鍵的事情佔少數，次要的事情佔多數」這一規律，達到時間管理的目的。其具體模式是：
根據上面的模式表格，秘書人員可根據自身的實際工作狀況來確定每種類型的工作內容，制定一張符合自身個人特點和工作實際的工作計劃安排表。
（五）三維綜合分類法。楊樹森先生在總結了其他幾種時間管理方法的基礎之上，提出了一種比較容易操作的時間安排，他將其稱之為「三維綜合分類法」,其引進了ABC分類法中的緊急程度、重要程度兩個標准，加上了我們認為十分重要的「所需時間」標准，於是可以得出A、B、C、D四個標准，得出如下表所示：
然後根據每件事的緊急程度，重要程度和所需時間三個方面的特徵，對所有的情況作出排列組合，然後確定優先次序。
三、時間管理方法的運用
如何選擇一個合適的時間管理方法，對於為領導工作的秘書人員來說顯得十分重要，因為這關繫到秘書如何在有限的時間內發揮出最大的效率，當然除去各種客觀因素，還有各種各樣的主觀因素。
當然，從上文所介紹的幾種方法中，不難看出他們之間是有相同因素的，比如都要求秘書人員能夠制定一張工作計劃表或是工作計劃安排，再比如說它們都要求秘書人員能夠從自己所做的工作中區分出工作的重要程度和緊急程度。這就要求秘書人員養成良好的工作習慣，使用各種記錄設備，記錄自己當天所需要完成的工作，當然，這些工作都應該在每天工作開始之前進行。如何更高效地運用有限的時間，秘書人員首先得從提高自身的時間觀念做起。每一個秘書人員，由於個性、性格等主觀因素，每個人完成工作的過程與表現都不一樣，但是最初也是最重要的出發點就是分清主次。
如何分清主次，如何處理臨時發生的事務，並不是都能在一張工作計劃表中能夠得到體現的，我們只能現將每天已經既定的事務先給它進行優先劃分，列在一張工作計劃表上，在沒有臨時事務發生的時候，我們可以根據自己選擇的時間管理方法，將既定的待辦事務進行主次劃分，依次進行。當然，筆者認為，應該留下相應的機動時間，這樣可以用來處理臨時性事務。無論是哪一種時間管理方法，我認為都應該留下相應的機動時間，畢竟，在面對龐雜的辦公室事務的時候，不是所有的事情都是既定的。秘書人員可能會面臨突發的事情；可能會接待沒有提前告知來訪的訪客等等。當這些事務臨時發生了之後，秘書人員要如何來做到按照自己的已經制定的工作安排表來按部就班的進行。顯然，這是不成立的。那麼，就應該在每項事務完成的基礎上，留下相應的機動時間來完成其他臨時事務。因此，就筆者個人而言，提倡將阿爾卑斯時間規劃法同三維綜合分類法兩者結合使用，對於提高時間利用率以及工作效率更有效果。
時間對於每個人都是公平的，也是無情的，身為領導參謀與助手的秘書人員更要認識到時間管理對於自身工作的意義，每一個秘書人都應該根據自身的實際情況以及工作狀況來選擇適合自己的時間管理方法，或一種、或幾種結合。無論是哪一種方式，都應該以提高工作效率為前提，以更好地實現「三服務」為最終目標。
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;4. 怎樣提升秘書的素養
談如何提高秘書職業素質及工作能力 秘書是一個具有嚴格素質要求的職業.參謀助手,承上啟下,協調服務,調 查研究,信息督查,是秘書工作的幾項基本職能.秘書之職重在素質.要順利履 行這些職能,就要求秘書人員是一個"通才","全才".秘書人員工作的全面 性,活動的寬廣性及其角色的多變性,必然要求秘書具備與本職工作的性質,任 務相應的更高,更嚴的要求. 一,建強素質,提升德才水平 1,重德立身.一個秘書人員,若不能把"德"放在首位,即使有"滿腹 經綸",也不能算是一個合格的秘書.秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當無 名英雄.特別是當前秘書人員物質待遇相對社會上一些行業,一些人員普遍差距 較大而工作往往"出力不討好"的情況下,在國內外環境錯綜復雜多變的形勢 下,沒有"富貴不淫,貧賤不移"的思想品德,廉潔奉公,勤政為民,艱苦奮斗, 一塵不染的政治本色,忍辱負重,任勞任怨的工作態度,是干不好秘書工作的. 同時由於秘書人員的"德"是領導形象的"補充",機關效率的"折射",自身 素養的"反映", 要求秘書人員必須誠實正直, 心明步正, 謙虛謹慎, 兢兢業業, 恪盡職責,嚴守機密,互相補台,競而不妒. 2,善謀有為.首先,要有正確的角色定位.秘書人員具有"外腦"職能 並不意味著就可以亂發議論,自作主張,左右領導.秘書必須注意使自己的言行 符合角色規范,做到既尊重領導,堅決執行領導指示,又不迷信盲從,始終把為 領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責.其次,要有領會領 導意圖的聰明才智.要"參"到點子上,"謀"到關鍵處,必須准確理解和把握 領導意圖. 要善於通過間接或者直接方式, 把領導的所思所想, 所籌所劃弄清楚, 做到既能按領導意圖正確"發揮",又不自作聰明.以敏銳的觀察力抓住工作中 的關鍵環節,經過深思熟慮,形成有價值的參謀意見.第三,要有進言獻策的藝 術技巧.要根據領導的心理,行為特徵,選擇適當場合和最佳時機,從要害問題 切入,用委婉,含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見. 3,擅書升位.擅長書寫文稿,應該是秘書人員最起碼的素質要求,也是 提升秘書人員位置的關鍵所在.為了綜合提高秘書人員的文稿質量,要特別注意 "三點":一是苦練內功.在學習內容上,側重學政策,學理論,學業務,學經 濟,學法律,學寫作,學計算機等,以拓寬知識面,高屋建瓴,瞭然於胸;同時, 還要在實踐中學習,邊工作,邊學習,邊總結,邊提高,使撰寫的文稿血肉俱全; 向領導學習,學習領導講話時的構思,處理問題時的技巧,使文稿起伏與領導語 言,工作方式達到"同頻共振";向同事學習,取人之長,補已之短,努力做一 個"通才","全才".二是博採眾長.一方面,要求秘書人員要經常博採來自 方方面面,正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經常派秘書人 員赴各地學習考察,解放思想,開闊視野,增長見識,才幹.三是勤於踐行.理 論學習和實踐鍛煉就好比車之兩輪,鳥之兩翼,缺一不可.實踐的過程,既是了 解情況,發現問題,解決矛盾的過程,也是認識規律,掌握規律,運用規律的過 程,是增長才乾和本領的過程.因此,要把在工作中做到理論與實踐相結合,把 學到理論知識大膽的運用到實踐中去. 二,跟緊時代,濃厚秘書意識 1,責任意識.秘書人員工作態度和工作質量的好壞,在一定程度上直接 影響著一個單位的作風建設.只有樹立較強的責任意識,秘書人員才能隨時隨地 注意維護單位的形象和聲譽,才能做到工作認真,態度端正,處事果斷,在任何 人面前,在處理任何事上,都表現出良好的思想文化和職業道德素養,才能真正 提高秘書工作的質量和水平. 2,信息意識.當今時代是一個信息時代,增強信息意識是秘書人員提高 工作效率的重要保證.秘書人員每天接觸的各種公文,請示,報告等材料中含有 大量信息,秘書人員應在對這些材料的收集,歸類,處理過程中將各種信息進行 嚴格的取捨,把最有用的信息提供給領導.這就要求秘書人員必須具備敏銳的洞 察力,而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識為基礎的.秘書人員豐富的知識不 僅指書本上所學的自然科學和社會科學知識,而且包括對單位現狀和前景的深 研,對基層工作和民意的了解,這些都有助於秘書人員對信息的發掘和掌握. 3,超前意識.一是秘書人員必須具備強烈的責任感和使命感,積極主動 地參與領導的工作,不僅僅滿足於為領導服務,對領導負責,而且要時時意識到 自己的工作是全局性活動的一部分,從而克服"不在其位,不謀其政"的消極觀 念;二是秘書人員要有強烈的時間觀念和效率觀念,事事走在領導面前,成為領 導的馬前卒,這樣才能掌握最新信息,並據此對事物的發展做出正確的判斷,推 理和科學的預測,合理的評估,為領導決策提供參考.正確的超前意識一旦為領 導者所接受並轉化為領導意識,將在領導決策中發揮重要作用. 4,創新意識.在新形勢下,要發揮秘書人員的創造性,就要發揮他們的 主觀能動性,大膽地多出點子,多想辦法,做領導名副其實的參謀和助手;領導 同志也應會給秘書人員以充分的信任和支持, 不要僅在收發文本或文字材料上提 要求,而應給他們在其它方面提供鍛煉和創新的機會.目前,秘書人員的文化層 次呈上升趨勢,高學歷者越來越多,但高學歷並不一定就有高水平,高學歷者還 必須埋下頭,紮下根在實際工作中不斷學習,加強鍛煉,使理論和實際相結合, 以便增強競爭力. 三,定準位置,走出工作誤區 當前,秘書工作容易出現四種誤區:一是把秘書為領導服務,扭曲成對領導 的人身依附和人身服務.外界常把秘書視為領導的侍從,而秘書圈內個別人也把 圍著領導轉,伺候好領導作為指向的主要內容.這就歪曲了秘書的社會屬性.二 是把秘書為領導服務只理解為權力運行意義上的"領導工作"服務. "參政"意 識過"度",把自己擺在"准領導"或副職的位置,把幕後工作放到台前.三是 輕易拋出"夾生"想法(觀點),強加於領導,於公於已都不利.四是出"餿主 意",幫倒忙,給工作帶來損失,造成被動.要避免以上誤區,就要求秘書人員 用良好的職業道德規范約束自己,踏踏實實地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取 悅,應付領導.
5. 素質對秘書作用
秘書人員的素質，同一般幹部相比，有其共同的方面，但高素質的要求對秘書工作具有特別重要的作用。
(一)高素質的秘書隊伍是輔助領導貫徹執行好黨的路線、方針、政策的可靠保證。
秘書人員是貼近領導、直接為領導工作服務的參謀、助手，這就要求他們要有較高的思想水平和政策水平，既能深刻領會黨的路線、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門的情況，能把「上情」與「下情」有機地結合起來，創造性地開展工作。一個機關若有一支素質高的秘書隊伍，他們起草或審核的文件，既能准確地體現上級領導機關的意圖，又能結合本地本部門的情況，提出創造性貫徹意見供領導參考，避免出現對黨的路線、方針、政策在界限、范圍等方面隨意擴大或縮小的現象，在處理下級報來的'各類公文或具體問題時，才不致違反黨的政策，並能及時發現執行政策中發生的偏差;在辦文、辦會、辦信的過程中，方能注意從實際出發，以政策、法規為依據，向領導提供各種擬辦意見、方案，避免領導在決策上發生失誤。如果秘書隊伍的政治、政策素質低，則難以達到上述要求，甚至會出現不該出現的紕漏，造成失時誤事，影響黨的路線、方針、政策的貫徹執行。
(二)高素質的秘書隊伍是提高領導機關工作質量和工作效率的重要依託。
秘書部門是領導機關的綜合辦事機構。領導既要總攬全局，宏觀決策，又要體察入微，具體指揮，秘書部門就要適應領導工作的各種需求，努力做好綜合服務工作。在這里，秘書隊伍素質的高低直接影響到整個機關的工作質量和效率。實踐說明，一個具有較高的科學文化水平、較強的辦事能力、政治頭腦清醒敏感的秘書人員，必定是領會領導意圖快，理解上級精神深，而處理問題能得心應手、駕輕就熟，無疑會收到事半功倍的效果。否則會出現相反的效果。這充分說明，從提高秘書工作人員的素養入手，來解決秘書部門工作質量和效率，才能抓住問題的根本。長期以來，我們總是強調要有勤勤懇懇的工作態度，認為辦公室里常有「不滅的燈光」的秘書就是好秘書。這種觀念，從倡導和鼓勵無私奉獻方面來說是絕對必要的。但是隨著科學技術的發展和辦公自動化水平的提高，隨著社會節奏的加快和時間觀念、效率觀念、價值觀念的變化，僅僅靠犧牲個人的休息時間來加班加點地干工作已遠不能適應工作的需要。要適應這種新變化、新情況，除了加強對秘書人員的大力培養，全面提高其素質外，是沒有捷徑可走的。
(三)高素質的要求是牢固樹立和塑造秘書隊伍作風正、紀律嚴的良好形象的時代需要。
人們常說，秘書部門是領導機關和領導對外的窗口，是協調部門之間的紐帶，是連接領導機關與基層單位的橋梁。這就要求秘書人員必須具有工作踏實、待人誠實、作風嚴謹、辦事務實的作風，永保秘書人員應有的良好形象。如果誇誇其談、虛榮好勝、作風疲沓、工作馬虎，那麼，將不僅影響到秘書部門的良好形象，而且也必將給領導工作造成損失。秘書人員從事的是一項特殊且重要的工作，對他們來講，遵守紀律、保守秘密、廉潔奉公是最起碼的要求。因此無論在什麼情況下，特別是在行使職責權力和從事公務活動時，他們都應嚴以律己，模範地遵守黨紀國法和各項規章制度，正確處理個人利益與國家、集體利益的關系，不為物利所誘惑，不為私慾而越軌，不為謀私而去枉法。要時刻提醒自己，自省自警，特別是在缺少監督的時候，更要絲毫不放鬆嚴格要求，自覺按法規、按程序、按要求辦事，堅持慎獨，潔身自愛，不越雷池一步。
總之，堅定正確的政治立場，清正廉潔的品德情操和求真務實的工作作風，這些高品位的素質對秘書工作至關重要。有志於從事秘書工作的人員就必須自覺培養和造就這些素質，否則，難以勝任秘書部門的神聖職責，難以充分發揮秘書工作的職能作用。
6. 如何做好機關文秘工作
如何做好機關文秘工作
秘書是領導人的事務與信息助手，包括公務秘書、私人秘書;狹義講，秘書是一種職務名稱，指處於領導近身，直接為領導從事事務性、信息性的輔助服務的工作助手。那麼，如何做好機關文秘工作?以下是我搜索整理的相關內容，供參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!
一、機關文秘人員的重要性
機關文秘工作是各級黨政機關中的一個十分重要的工作，不是可有可無的工作。具體講，機關文秘人員是領導的抓手，很多工作由我們去傳達、去落實;機關文秘人員是領導的耳目，很多工作由我們去了解、去掌握;機關文秘人員是領導的參謀，很多工作會徵求我們的意見和建議;機關文秘人員是領導的助手，很多工作由我們去准備、去辦理。
機關文秘人員應該充分發揮自己的作用，為領導搞好服務，促進本單位工作順利開展。
二、機關文秘人員要承擔兩項主要職責
機關文秘人員的主要職責有兩項：一是為領導、為機關搞好綜合文字服務工作;二是完成領導安排的具體事務業務工作。
就全區而言，除區四大辦公室、兩鄉、個別較大委局有專職文秘人員外，大部分單位和部門沒有專職文秘人員，大部分也只是有一位兼職文秘人員。就我區政務系統辦公室而言，機關文秘人員的主要職責是為領導、為機關搞好綜合文字服務工作。具體有：①采編、上報政務信息;②辦理、反饋督查事項 ;③起草、印製各類文件;④收集、提供網站資料;⑤整理、歸檔重要資料;⑥起草工作計劃、工作總結、經驗材料、匯報材料、講話稿等重要材料;⑦積極完成領導交辦的其它各類臨時材料等工作。
上述這些工作，是我區政務系統辦公室所承擔的基礎性綜合服務工作，都需要我們去統籌考慮、全面完成。
三、機關文秘人員要發揚三種精神
(一)愛崗敬業精神
常言道，三百六十行，行行出狀元。機關文秘崗位是一個非常重要的崗位，文秘服務工作是一項非常體面、讓人羨慕的職業。大家都明白，沒文化、“沒材料”的人幹不了此項工作。實踐證明，各單位在這一崗位上工作過的同志，提拔進步都比較快。單位安排我們負責文秘工作，是對我們的信任，是我們的榮幸。我們要熱愛這個崗位，珍惜這個階段工作，盡職盡責，兢兢業業，完成各項工作任務，取得優異工作成績，不辜負領導寄予我們的厚望。
(二)團結協作精神
古人雲：人心齊，泰山移。機關文秘人員是各級辦公室團體中的一員，強化團隊意識，發揚協作精神，對於推進各項工作順利開展至關重要。否則，不僅會影響工作的開展，而且定將影響自己在單位的形象。在工作中要自覺服從本單位工作大局，對各位領導安排的工作任務要不折不扣接受並完成;要正確處理分工與協作的關系，在認真完成分管本職工作的同時，積極主動配合同事們工作，相互補台，互相幫忙;要學會團結共事，嚴以律己，寬以待人，主動交流溝通，及時化解矛盾，共同創造和諧、融洽、愉快、溫馨的工作氛圍。
(三)吃苦耐勞精神
辦公室工作有“三苦”：工作辛苦、條件艱苦、生活清苦。大部分同志可能都有體會，尤其是三四年前開始從事文秘工作的同志體會更深。具體講，辦公室工作頭緒多、任務重、工作量很大;辦公室沒有空調，沒有電腦，沒有列印機，只能靠手抄;由於沒有規律，經常加班加點，有時到深夜餓了只有啃塊方便麵。盡管很累很苦，但是領導安排的工作不能不幹，並且干就干好。要任勞任怨，多干工作少發牢騷，堅決避免工作幹得不少，領導又欣賞不了，甚至造成上下級、同志間關系緊張，得不償失。
四、機關文秘人員要具備四種素質
(一)良好的思想素質
一是有較高的政治理論水平。要主動學習「三個代表」重要思想、科學發展觀、和諧社會建設等政治理論知識，主動參加區委和本單位組織開展的政治理論學教活動，不斷提高政治理論水平。二是有正確的人生觀價值觀。要博覽群書，不斷改造自己的世界觀，要有積極向上的人生態度，有合乎實際的價值目標，幾年後回憶往事能夠無愧於曾經戰斗過的每一崗位，無悔於自己奮斗的一生。三是有較強的事業心責任感。不論在哪個單位，不論在哪個崗位，都要有認真、負責的工作態度，有敬業愛崗、無私奉獻的精神。只要這樣，就一定能夠做得更好，定會取得可喜的成績。
(二)誠信的人品素質
一要忠誠於領導。文秘人員是領導身邊工作人員，工作性質就是服務領導。在工作中要服從領導的安排，尊重領導的意圖，維護領導的權威，樹立領導的形象。不能做假弄權，搬弄是非;不能跑風漏氣，說三道四。到頭來於領導於個人都沒好處。二要實誠待人。做人要實在，待人要真誠。做到實誠，就會交到更多真心朋友，得到單位同事的好評和接近。做人不實誠，短時間供事無所謂，時間一長，朋友會對你敬而遠之，使自己變成孤家寡人。三要講信用。說話、辦事要講信用，對領導、對同事、對朋友都要講信用。答應別人的事情、答應領導的工作，沒能按時、按要求完成，或經常完不成，定會給大家留下一個不好的印象，久之就會失去領導和同事們的信任。
(三)健康的心理素質
一是要自信。自己要相信自己，相信自己有能力去完成領導交給的各種任務。決不能自負和自卑，在工作中既不能過高估計自己的能力，吹大辦小，完不成任務;也不能總是小心翼翼，生怕出差錯，邁不開手腳，做事不麻利。 二是要冷靜。要臨危不懼，工作頭緒再多、任務再重，也要冷靜處置，逐項辦理;要處變不驚，面對事情突變不能心慌意亂，膽怯神迷;要抑躁制怒，學會駕馭自己的情緒，決不能感情用事，亂發脾氣。三是要平衡。文秘人員不僅工作多、加班多，而且受批評多、落埋怨多，要學會調整自己的心理平衡，對上要忍，對下要容，經得起敲打，聽得起批評，受得起委屈，耐得了刺激。
(四)較強的業務素質
一是有較高的業務政策水平。作為機關文秘人員要認真學習與單位業務相關的政策、法規，主動了解市、區確定的重點工作和任務，積極參加單位的業務培訓、業務交流等會議，全面掌握本單位各項工作的進展情況、存在問題和下步打算。二是有較深的文字寫作功底。要積極參加上級組織的各類寫作培訓班，系統學習文秘寫作知識;要結合工作實際，敢於練筆，多寫多練，不斷提高各種體裁寫作能力;要加強書法練習，進一步提高寫字水平。三是有較強的協調溝通能力。指替領導上下溝通工作信息，協調處理領導交辦的具體問題的能力。只要能堅持在大膽、認真、細致、穩妥上下功夫，協調溝通能力就一定會有較大提高。
五、機關文秘人員要強化五種意識
(一)強化學習意識
隨著辦公室服務現代化進程的加快和各級領導對辦公室服務水平要求的不斷提高，機關文秘人員加強學習、提高素質愈加重要。在工作中，不僅要加強政治理論學習，加強對業務政策法規的學習，還要加強對網上辦公、電子政務等現代服務技能的學習，爭當辦公室工作的'多面手。
(二)強化創新意識
各級辦公室作為本單位的重要樞紐和參謀部，必須要堅持創新，才能為各級領導提供高水平、高質量、高效率的服務。在工作中，機關文秘人員要敢於創新，要大膽獨立思考，大膽提出新問題、新建議、新思路、新任務、新方法、新舉措，促進工作的優質高效完成。
(三)強化服務意識
各級辦公室的重要職責是服務，要“搞好三個服務，實現三個滿意”，即要為領導、部門、基層搞好服務，分別讓領導、部門、基層滿意。在工作中，機關文秘人員要充分認識辦公室服務性質、服務對象、服務內容、服務要求，切實做到各項服務有的放矢，各項服務取得成效。
(四)強化效率意識
各級辦公室不僅日常服務多，而且臨時性事務多，並且工作時效性較強，機關文秘人員必須提高工作效率。在工作中，要樹立超前意識，養成超前思考問題、主動謀劃下段工作的習慣;要強化時間觀念，養成雷厲風行、快事快辦、急事急辦的習慣，保證在時限要求內完成各項工作任務。
(五)強化爭先意識
常言道，不願當將軍的士兵不是好士兵。機關文秘人員業務水平和工作能力較高，有著爭先創優的良好基礎。在日常工作和各類活動中，要明確奮斗目標，嚴格工作標准，加大工作力度，保證工作質量，力爭走在全市各縣區、全區各部門前列，為單位爭光，為自己爭榮。
六、機關文秘人員要妥善處理六種關系
(一)與單位領導的關系
與單位領導的關系是上下級關系。在工作中，一要尊重領導意願，二要服從領導安排，三要認真服務領導，四要及時提醒領導
(二)與單位同事的關系
與單位同事的關系是同級關系。在工作中，一要相互尊重，二要互相幫助，三要積極協作，四要主動補台。
(三)與上級部門的關系
與上級部門的關系是上下級關系。在工作中，一要尊重上級部門的領導和同事，二要服從工作安排，三要按要求完成任務，四要加強溝通聯系。
(四)與單位科室的關系
與單位科室的關系是同級關系。在工作中，一要如實傳達指示，二要積極配合工作，三要加強聯系協調，四要一視同仁對待。
(五)與基層群眾的關系
與基層群眾的關系是服務與被服務的關系。在工作中，一要尊重群眾，二要熱情接待，三要認真記錄，四要及時匯報。
(六)與家庭成員的關系
與家庭成員的關系是保障與被保障的關系。在生活中，一要尊老愛幼，營造和諧;二要尊重愛人，相互關愛;三要多幹家務，體諒家人。
同志們，機關文秘人員所處的崗位重要而光榮，負責的工作具體而艱巨，承擔的責任明確而重大，大家的未來任重而道遠。讓我們在各自的崗位上，努力學習，勤奮工作，創造優異成績，為促進鶴山經濟又好又快發展做出新的更大的貢獻!
;7. 你認為作為一名會務服務人員要具備哪些專業知識和職業的素養
第一，政治性。會議秘書工作從來都依附於一定的階段、政黨並為他們服務。
第二，服務性。會務工作是隨著開會的需要應運而生的，它的一切活動，都是為了給會議提供方便條件，做好各項服務工作，保證開好會議。
第三，被動性。會務工作的輔助地位決定了它的被動性。
第四，事務性。無論是值班接傳電話，還是記錄整理簡報，很多環節都有較強的事務性，繁雜而瑣碎。但是，正是通過這些事務性工作，保證了會議的順利進行。這種事務性工和中蘊含著極強的政治性和思想性。有時一個很小的事務性工作未做好，可能會發展成為一個大的政治問題。
第五，綜合性。由於會務工作是直接為領導機關和領導同志召開的會議服務的，會議涉及的內容十分廣泛，參加會議的各種人才濟濟，知識淵博，要做好會務工作，需要了解社會科學和自然科學的多學科知識，特別是管理學知識，需要掌握同本職工作相聯系的各方面的情況，需要掌握使用各種為會議服務的自動化、電子化設備的技能和本職工作的業務知識，要求會議秘書工作人員成為"通才"和"雜家"，能夠從全局出發觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。當然，會議秘書工作也有它的專業性，如辦事能力、寫作能力、記錄技術等。會議秘書工作的綜合性與專業性是互相滲透、相輔相成的。會議秘書工作人員的綜合能力越強，越有利於提高專業化水平；會議秘書工作人員的專業化水平越高，總攬全局的綜合能力也就越強。
第六，保密性。我國無論大小機關、單位，許多重要事情都通過會議討論後作出決定。因而，許多會議如省委常委會、縣委常委會等日常工作會議的內容都有很強的機密性，保守會議秘密，理所當然地是會議秘書工作的任務之一，需要慎之又慎。
第七，時間性。會議是一種有組織有領導的活動，有很強的時間性。作為與會者應遵守時間，按時參加會議。作為會議秘書工作人員更應有高度的時間觀念，決不能出現諸如與會者已到齊了，會議記錄人員還未到或是會場還未布置好等現象。
8. 淺談秘書人員如何提高時間利用率
充分利用時間資源
數學家華羅庚說過：「成功的人無一不是利用時間的能手！」
實際上，只要扎扎實實地用好每一分鍾，幾乎不可能不能成才、有所作為、享受美好的生活及健康長壽。有些人一生都沒有利用好時間，有些人只是利用好了青春，有些人只是利用了一生中的幾年，一流人才在盡量利用好每一天，而高手們在盡量利用好每一分鍾乃至每一秒鍾。縱觀高級人才的行為，很少有浪費時間的行為，他們的成功實質上時間利用上的成功。
充分利用時間，實質上就是以較少的時間做較多的事情。辦每件事都要考慮節約時間的問題。有些事情不能節約時間，為了保險還要投入較多的時間。例如，試驗新的水稻品種，要經過一定時間的試驗成功之後，才能全面推廣。如果急於推廣，有時會造成很大的損失。
充分利用時間是一個永恆的問題，人類利用時間的能力在不斷進步。如何充分利用時間呢？
一、以較小的時間單位辦事。這樣有利於充分安排和利用每一點點時間，一時節約的時間和精力或許不多，但長期積累，可節約大量的時間。許多科學家、企業家、政治家辦事常以小時、分鍾為單位，而一般人常以天為時間單位。美國人辦事常以小時、分鍾為單位來計算，而我們辦事常以一天、一周為單位來計算。可見，我們的時間觀念遠遠比不上美國人，因而急需改進。
猶太人把時間視作金錢，常以1分鍾得到多少錢的概念來工作。猶太老闆請員工做事，工薪是以小時計算的。猶太人會見客人，十分注意恪守時間，絕不拖延。客人來訪，必須要預約時間，否則要吃閉門羹。猶太人對於突然來客是十分討厭的，如果是做生意，可能會導致失敗。
二、多限時。人的心理很微妙，一旦知道時間很充足，注意力就會下降，效率也會跟著降低；一旦知道必須在什麼時間里完成某事，就會自覺努力，使得效率大大提高。人的潛力是很大的，多限制時間通常不會影響心身健康，卻可大大提高辦事效率，何樂而不為呢？
大科學家愛因斯坦成才途徑是艱難的。對他而言，根本就談不上什麼科學研究條件。大學畢業後，盡管他想當一名物理學家，由於是猶太人，他才當上一個郵政局的小職員。但艱難的生活並沒有動搖他攀登科學高峰的決心。他將一天8小時的工作有4小時內幹完。其餘的時間用來進行學習和研究。
對多數事情而言，既可在較長的時間里做完，也可在較短的時間里做完，彈性相當大。多限制時間有助於減少辦事時間，從而達到充分利用時間的目的。一件事情8小時可以做完，如果只給4小時，也可以想辦法完成。例如，開會最好限制時間，並提前告訴參加會議者需要多長時間，這樣既讓他們好安排時間，又利於減少開會時間。又如，約見朋友時，先說明自己想要多少時間交談，有了這個限制，大家就會認真交談及直奔主題，避免了無謂的聊天，使得交談的效率大大提高。再如，有事與他人協商時，不妨請對方在指定的時間內答復，以免浪費時間。比如說：「這件事你考慮一下，下午打個電話答復我，好嗎？」一般不要說：「你想好了，打個電話給我。」否則，對方很可能會拖延較長時間，而你卻一直地等，既浪費時間，又讓人厭煩，不可取。
三、平常要充分利用時間，關鍵時刻要搶時間。如果搶時間的能力差，就很容易在關鍵時刻失敗，因此，每個人都要掌握好搶時間的技術。
四、採用先進的工具和技術節約時間。這樣一時節約的時間或許不多，但長期積累則很多。假如一生都盡量採用較先進的工具和技術，往往可以取得成功。盡管使用先進的工具和技術可能要花不小的代價，但與長期積累所節約的時間相比，往往是值得的。
電腦是人類的好助手，花一些時間精通電腦很有好處。隨身攜帶一個筆記本電腦，乘飛機、坐汽車、坐火車都可以學習、工作和娛樂。
五、把自己的時間安排得滿滿的，從而促使自己努力。這是充分利用時間的最好辦法。假如給自己安排的事情不多，那麼，無論如何認真，時間還是沒有被充分利用。
把自己一生要做的事情都安排得滿滿的，比如一生准備干多少事業，把自己的時間安排得滿滿的，從而促使自己勤奮。這一時對充分利用時間或許不很有利，但一生積累，的確非常有益。
六、優先辦理重要的事情。所做的事情越有意義，時間的利用率就越高，反之，時間的利用率就越低。如果把大部分時間用在鎖碎的事情上，那是非常不應該的。
七、投入最多的時間發揮自己的特長。發揮特長有助於個人發展，因此，應投入較多的時間發揮特長。投入於特長的時間越多，對個人的發展越有利，一生的時間利用率也就越高。
八、通過合作節約時間。對於一件事，可分割成幾個較小的部分，自己只做其中一部分，其它部分讓別人去做。這樣可為自己節約很多時間。比如，將部分工作（特別是煩瑣事務）分給下屬去做；請咨詢公司收集有關信息。與人協作時，最好找效率不低於自己的人作夥伴；對比自己更重要的人，要配合他的時間。
有些事情自己無法親自去做，可請他人協助。個人的力量是有限的，要充分利用時間，就要盡量利用別人的力量，讓別人的時間為自己的時間。例如，工人的工作時間都由企業家管理，一個優秀的企業家，無不把這筆時間當做自己的時間而好好利用。
九、一心多用。邊吃飯，邊聽新聞、音樂；邊看電視，邊交談；邊看書，邊交談；邊吃飯，邊交談；邊打乒乓球，邊交談。在刷牙、洗臉、刮鬍子、穿著打扮時，可讓自己放鬆、放鬆。高級人才都有一心多用的願望，長期如此，也就在不知不覺之中形成了習慣，這對於充分利用時間非常有益。�
大多數日本人無法接受無所作為的消遣方式，並把無所事事的消遣看作是痛苦的事情，因此，他們即使是在旅遊、度假，也會安排一些有意義的事情，以達到邊玩、邊學習或邊工作的目的。這樣一時利用的時間資源或許不多，但一代人所爭取的時間資源將很多，代代相傳，對於民族發展將萬分有利。
十、給自己找更多的事情做。沒事做或沒有較多的事情做，是很多人沒有充分利用時間的主要原因。不斷進取，樹立較大的目標，是使自己有更多的事情做的最好辦法。個人的潛力是很大的，而大部分人只用到潛力的很小部分。假如讓自己一天做一件事情，可以度過每一天；如果讓自己一天做兩件事情，也可以度過每一天。如果你讓自己一天做10件事，你也可以想辦法完成它。
十一、利用間斷時間。比如看電視時，人們通常只留意其精彩的內容，因此，通過多換台可以得到更多精彩的內容。邊看電視邊做其它事情，電視內容精彩時，就看一看，反之，就做事。在公文包里放一本好書，有空就拿出來看一看，工作中間沒事時可拿出來看；在飯店裡等吃飯時看一看……
十二、利用零碎時間。利用好零碎時間並不難，但最容易為人們所突視。超級人才與一般人才的區別主要在於他們善於利用零碎時間，盡管一時的區別並不大，但長期積累，差距就產生了。例如坐地鐵、坐火車時，讀份報紙或構思一個文件，或者好好地自我放鬆一下（比如閉目養神）。
在等待的時間里，可考慮發展計劃、讀幾頁書、看看報紙、處理一些瑣事、運動或放鬆一下。比如，帶上一個小問題在吃飯排隊時思考；交給上司遞方案往往要坐著等待他答復，可思考與此方案有關而尚未完成的問題。
一個不善於利用零碎時間的人，不可能成為世界級人才。善於利用瑣碎時間，一時得利或許不大，但長期積累，是非常有益的。難怪高級人才都重視零碎時間，而且都自我磨煉成為利用瑣碎時間的能手？
十三、多考慮現在和未來，少考慮過去的事情，以充分利用時間和精力。回顧過去往往會浪費時間和精力。當然，在處理許多事情時，往往要考慮過去的經驗、教訓，因為過去有些東西可做為現在或以後辦事的參考。
十四、充分利用休息時間。比如，利用吃飯時間、飯後短暫的休息時間、運動後放鬆的時間，和朋友、同事交談，這樣既有利於放鬆心身及消除疲勞，又利於交友。有些領導者常利用吃飯和飯後休息的時間，輪流與下屬、同事交談，這樣既有利於增進與下屬的互相了解，又利於獲得良好的意見和建立良好的團體氣氛，又可減少一些會議和會談，十分有益。
十五、被干擾的時候做些簡單的事情。不速之客來了，可邊應酬邊辦事。對於無關緊要的會議，應想辦法推掉，以免浪費時間。不得已參加這些會議時，可以簡單思考一下某個辦事計劃。
十六、常做記錄。隨身帶一本小冊子，有好的想法就記下來。比如，隨時記錄改進工作、做好某事的好辦法，學習的心得體會等。好的想法不記下來，很容易忘記，即使勉強能回憶起來，也很費時間和精力。一旦形成隨時記錄靈感和心得的習慣，你會發現自己的靈感和心得很多，對於個人的成才、發展都非常有益。難怪多數高級人才都有隨時記錄靈感和心得的習慣。
小的筆記本可放在衣袋或公文包里，大的筆記本通常只能放在公文包里。每個人最好安排幾本筆記本，一本是學慣用的，一本是工作用的，一本放在公文包里，一本放在睡床上，一本放在廁所里，並分別配上筆。這個投資相當小，卻可換來很多方便，避免為找筆記本而浪費時間和精力。
躺在床上時，突然有些靈感，可立刻寫到筆記本。有些人不看筆記本也能寫出基本端正的字句。有些人在寫字時眼睛也不大留意筆記本，以免讓眼睛浪費精力。
許多高手除了擁有筆記本電腦外，還有小巧的快譯通，隨時都可以將心得記錄下來，相比筆記本電腦方便得多。如果要記錄的內容多，用筆記本電腦是比較好的。
根據個人的實際情況，每個人都要制訂一套充分利用時間的方案，並長期認真執行，以逐步形成充分利用時間的習慣
9. 秘書人員如何提升時間管理能力
秘書人員要提升時間管理能力至少應做到以下幾點：一是每天把要做的事情分類，清楚了解工作進程。二是要提高自己的業務水平，不能停滯不前，三是要及時了解上級領導的安排和指示。
10. 論如何提高機關公文文秘處理水平
公文處理工作是機關實現職能、處理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面廣、頭緒多，稍有不慎就會出現紕漏。如何提高機關的公文處理水平，我認為應從以下五個方面做好工作。
一、夯實基礎，嚴謹規范地做好文件的登記工作
文書處理要堅持集中統一管理的原則，這就要求文書人員一定要嚴把收文關口，認真做好文件的簽收登記工作。無論是下發的文件、通知，平級單位發來的函件，還是下級報送的請示、 報告 ，都應做到專人來統收、統辦、統管，以便於規范管理、查閱利用。有的單位或部門，文件簽收不定人，對於每天來自各方面的文件，辦公室的幾名工作人員，每人都能拆閱文件，這樣會導致文件遺失或接收不及時，因此，正確的做法一是指定專人，二是及時登記。文書人員對來文核對無誤後，要快速簽收，然後詳細登記。目前，大都採用電子表格登記(即excel 表格)，蓋簽收章、編流水號並准確填寫公文處理單，送部門負責人簽批。
二、嚴細認真，善始善終地做好文件存放和歸檔工作
公文辦完後，文書人員要把這些文件有序地存放，也可把一些重要的文件歸類存放，比如涉及本單位改制的、單位名稱更換的以及領導職務任免的可以單獨存放，這樣查找起來方便;還有一些將來要歸檔而且利用率較高的文件，也可復印多份或掃描成電子版存放於電腦里，以備查取。年終根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時分類整理，定期向檔案部門移交。歸檔工作是文書處理的最後環節。文書人員要站在對歷史負責的高度，認真做好每份文件的歸檔工作。
三、嚴守保密制度，認真做好文件的安全__
在機關公文運行中， 經常涉及到一些秘密事項的內容，文書人員要嚴格按照《中華人民共和國保密法》的要求，積極做好涉密文件的各個環節工作。嚴格按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦事，在運行和處理中妥善保管。文書人員是涉密文件的直接接觸者，必須牢固樹立保密觀念，時刻注意並經常檢查自身的言行，辦理好、保護好自己每一份涉密文件，確保安全保密。
四、把握領導批示，科學有效地做好文件的傳閱工作
為便於領導更好地批示，文書人員要根據實際情況需要做好文件的分類疊放工作。就是要把來文按一定的類別、一定的內容擺放在一起呈領導閱批。一般將最重要的文件放在上面，依次類推。那麼哪些文件是最重要的呢? 標準是什麼?
這就需要文書人員必須先閱讀一下文件的內容，將那些與本單位有直接關系的文件放在最上面，而那些關系不大的文件放在最後。在處理過程中，要准確理解領導批示意見，凡是批示意見中涉及到的領導和部門要一一傳閱到位，不能隨意簡化傳閱程序或擴大傳閱范圍。對於呈批件，嚴格按程序辦理，對於請示件要按領導職務由低到高的順序呈批，確保級別較高的領導對其他相關領導同志的意見、態度有一個全面把握，便於拍板決策;對於報告件則要按領導職務由高到低的順序呈批，確保級別較高的領導第一時間了解情況。無特殊原因，不越位傳閱，更不能隨意顛倒文件流向。在傳閱文件的過程中，要隨時做好文件流轉的登記工作，理清領導批示內容、辦理程度等情況，做到每一份文件的處理過程都有一條清晰的運轉軌跡，便於領導在文件運轉期間隨時調閱。
五、講究時效，靈活多樣地做好文件的催辦工作
公文在傳遞、辦理過程中， 都有明確嚴格的時效要求。「及時」 是確保公文處理工作時效性的基本前提。文件傳閱時，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，這是公文處理工作時效性的最基本要求。機關工作處於組織和領導地位，從某種意義上講，時效性的強弱，直接影響和決定著整個單位的工作效率。文書人員必須具有較強的時間觀念，在各個環節上盡可能化繁為簡，使文件流程簡捷，管理科學，操作手續簡便，最大限度地提高文件管理效率。送閱文件時，如果領導外出不在辦公室時， 文書人員要根據文件承辦輕重緩急情況，一方面將文件精神電話告知分管領導，一方面將文件超前性地復印給承辦部門，提前承辦，以不耽誤工作;如果領導忙於其他事項忘記批閱文件時， 文書人員要適時委婉地予以提醒。
對需要催辦事項的文件，文書人員轉辦後，要跟蹤文件的落實情況，可採用靈活多樣的形式，主動聯系對方，不能將領導批示的文件送達具體承辦部門就萬事大吉、不管不問了，而要定期對所辦的文件進行核查，跟蹤督查落實情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時限內落實承辦事項。催辦可採取發催辦單或打電話詢問等形式進行，對緊急重要文件，可專人專件跟蹤催辦，切實做到事事有結果、件件有迴音。文件辦理完結，應及時註明落實單位、落實時間和落實結果，並將辦理情況進行整理後，反饋批示領導和分管領導閱知。重要文件，視具體情況，應隨時反饋。因此文書人員一定要增強時間觀念、效率觀念和程序觀念，一旦超過時限就可能錯過時機，貽誤工作，造成損失。
總之，提高公文處理水平，需要在實踐中不斷地摸索，要多 總結 、多鍛煉，做到腿勤、手勤、腦勤，要有強烈的責任感和事業心，任何一點隨意性，任何一點主觀臆斷，任何一點粗心大意，都可能會造成失誤，甚至會給企業造成重大損失。公文處理水平的高低既是對文書人員素質和能力的一種考驗，又是對公文處理精益求精的具體體現，只有公文處理水平提高了，才能真正達到「以文輔政」的作用。