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1. 辦公室崗位職責是什麼

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辦公室崗位職責
第一章 總則
一、 為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標准化、制度化和規范化，結合實際情況，特製訂本制度。
二、 本制度適用於公司所有成員並嚴格遵守各項規定。
三、 切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。
四、 辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章 職責范圍
一、 辦公室管理人員直接受行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
二、 負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
三、 負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。
四、 協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。
五、 負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、 收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。
七、 協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印製、收發傳真等。
第三章 工作規范
一、 辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。
二、 辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。
第四章 辦公室事務管理
一、 文書管理制度
文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的並設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸於文書管理，並對文書管理制度做以下規定。
（一） 文件管理制度
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規范，表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規范
1、 文件的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→列印文件→下發文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
（二） 文書管理制度
第一條 管理要點
1、 為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。
4、 根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規范
1、 根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、 按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、 行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習並簽名備注。
4、 按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、 根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。
6、 辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、 違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
（三） 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、 根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，並存入專門的檔案文件櫃保管。
第二條 制度規范
1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。
2、 所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標簽。
3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、 各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過後方可借閱，不得抄錄、復制或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、 辦公用品管理制度
第一條 管理要點
1、 為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。
2、 辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。
3、 辦公用品保管實行「日清月結，出入庫等量、年終查存統計」原則。
4、 辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。
第二條 制度規范
1、 公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、 辦公用品購置應遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批准。
3、 根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、 各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事後須及時補填。
5、 任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、 辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、 辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。
8、 管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。
第三條 管理流程設計
編制《需求計劃表》 審批 采購 入庫登記 發放
編制需求計劃 統計申購情況 月末清算匯總 出庫登記
三、 圖書管理制度
第一條 管理要點
1、 為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規范圖書管理工作。
2、 圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。
3、 根據圖書類別，對圖書進行編號，並製作目錄卡以備員工查閱。
第二條 制度規范
1、 各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。
2、 按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書1-2次。
3、 對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽並編號登記，註明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。
4、 按照規定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續藉手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。
5、 借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、塗寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。
6、 圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。
第三條 管理流程設計
1、 申購流程：填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記
2、 借還流程：查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單
四、 會議管理制度
第一條 管理要點
1、 為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規范會議管理。
2、 根據公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。
3、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。
4、 會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。
5、 按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員准時參加會議，並遵守會議紀律。
6、 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切准備工作。
第二條 制度規范
1、 收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
2、 會議主持人負責會議的召開並負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。
3、 行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，列印並張貼。
4、 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理並歸檔。
5、 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。
第三條 管理流程設計
會前：確定議題、會上所需資料准備、通知→會中：積極參與，做好會議記錄→會後：整理會議記錄→張貼→歸檔整理
五、 清潔衛生管理制度
第一條 管理要點
1、 為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。
2、 按照規定，清潔人員完成所有規定項目，並達到相應潔凈標准。
3、 辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目並不定時對衛生進行保持與維護。
第二條 制度規范
1、 清潔區域包括：辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。
2、 按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。
3、 清潔衛生實行衛生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。
4、 由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。
5、 值日生在規定時間內做好所有清潔項目，填寫《清潔衛生值日表》，監督員認真核實，並填寫《清潔衛生監督表》。
6、 未按要求清潔者，按照規定予以處罰。
第三條 流程設計
安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理
六、 日常事務管理
（一） 接待管理
第一條 來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。
第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。
第三條 接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，並奉上茶水，做好一系列的後續工作。
第四條 流程設計：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走後清潔
（二） 報刊收發整理
第一條 辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。
第二條 辦公室管理人員負責每日收取報紙並整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。
第三條 任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。
第四條 報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。
第五條 流程設計：收發報刊→整理→放置資料架→定期清理
（三） 後勤管理
第一條 為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際嚴格制度。
第二條 後勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。
第三條 辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。
第四條 根據外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。
第五條 辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計，每兩周進行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤匯總。
第六條 流程設計：監督→如實審核→匯總登記→報表
（四） 文化宣傳管理
第一條 負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。
第二條 根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。
第三條 關注國家政策法規，及時記錄政策動向，製作簡報以供學習。
第四條 收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。
第五條 流程設計：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔
（五） 其他事務
第一條 名片製作、收發傳真等其他事務。
第二條 負責公司文書的列印復印工作。
第三條 負責樹木花卉的養護工作。
第四條 協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。

2. 簡述公文書面格式包括哪些內容2.簡述黨政機關之間的四種關系

一、公文書面格式內容

《黨政機關公文處理工作條例》

第九條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字型大小、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印製份數的順序號。涉密公文應當標注份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注「絕密」「機密」「秘密」和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注「特急」「加急」，電報應當分別標注「特提」「特急」「加急」「平急」。

（四）發文機關標志。由發文機關全稱或者規范化簡稱加「文件」二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以並用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

（五）發文字型大小。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字型大小。

（六）簽發人。上行文應當標注簽發人姓名。

（七）標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。

（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

（十一）發文機關署名。署發文機關全稱或者規范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最後簽發機關負責人簽發的日期。

（十三）印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，並與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。

（十四）附註。公文印發傳達范圍等需要說明的事項。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

（十六）抄送機關。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

（十七）印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數順序號。

二、黨政機關之間的四種關系

1、同一系統的上下級機關之間構成領導與被領導的關系。

2、上級業務部門和下級業務部門之間的業務指導關系。

3、非同一系統機關之間的不相隸屬關系。

4、同一系統的同級機關之間的平行關系。

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公文種類

《黨政機關公文處理工作條例》

第八條公文種類主要有：

（一）決議。適用於會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（三）命令（令）。適用於公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批准授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

（四）公報。適用於公布重要決定或者重大事項。

（五）公告。適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（六）通告。適用於在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（七）意見。適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用於發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

（九）通報。適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（十）報告。適用於向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

（十一）請示。適用於向上級機關請求指示、批准。

（十二）批復。適用於答復下級機關請示事項。

（十三）議案。適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（十四）函。適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批准和答復審批事項。

（十五）紀要。適用於記載會議主要情況和議定事項。

3. 公文可從分為哪幾類

（一）命令（令）

適用於依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

（二）決定

適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（三）公告

適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（四）通告

適用於公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

（六）通報

適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）議案

適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（八）報告

適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（九）請示

適用於向上級機關請求指示、批准。

（十）批復

適用於答復下級機關的請示事項。

（十一）意見

適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

（十二）函

適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批准和答復審批事項。

（十三）紀要

適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

（十四）決議

適用於會議討論通過的重大決策事項

（十五）公報

適用於公布重要決定或重大事項

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公文寫作原則：

1、內容上「三查三改」

查立意：看是否明確、完整、突出，改觀點錯誤、浮泛空洞、文不切題、含混冗雜、不合邏輯之處。

查措施政策：看措施、規定、辦法、意見是否符合政策，切實可行；改矛盾抵觸之處及不求實效的官話、套話、大話、空話和不力之處。

查材料：看是否具體、真實、典型，改一般化、概念化和不實之處。

2、文字上「三查三改」

查篇章：看是否明確、緊湊、合理，改雜亂無章、上下脫節、主次詳略不當等。

查行文：看是否精煉、合乎語法和邏輯，改用詞不當、啰嗦累贅、邏輯錯誤之處。

查文字：看是否規范，改錯別字、生造詞語、濫用簡稱、標點錯誤和文面款式毛病。

3、體式上「五查五改」

查文種、標題、主抄送單位、附件、附加標記有否問題，如有即行訂正。

辦文必須迅速及時，不失時效。公文一般有一定的時效，特別是有明顯時間要求的公文，如果超過時限，就會耽誤工作，造成損失。因此，為了做到公文處理及時、迅速，必須健全制度，簡化手續，增強時間觀念，以保證公文盡快處理。

公文的保密也要符合要求，必須嚴格地執行保密制度，嚴格控制擬稿過程、印刷過程、處理過程，不管是什麼人泄密，都是失職瀆職，都要受到法律制裁。

4. 行政文員的職責范圍

我們都是同行啊，也做的是行政文員……不過我工作的時間很短，連今天才四天呢……雖然我不能很好的為你解決這個問題，但是我也查找了一下相關的資料，一起分享一下吧
【文員定義】
文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，也有許多的公司從薪金上劃分員工/文員/職員的級別，但有些公司對文員的要求很高，也賦予一些權力。
因此，也有可能是踏入管理階層的第一步。
在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務（接待客人、清潔衛生、購買辦公用品等）之類的工作。總之都比較繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作（公司不同會有具體的要求：就是指對電腦的操作內容和熟練程度有所不同，當然少數公司可能也不需要電腦的），一些大的公司對語言也有所要求的（普通話，英語之類的），另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質（工作態度、思想品德、工作能力等）。
【文員分類】
主要分：行政文員（人事文員）、文案文員、檔案文員
行政文員主要負責辦公室日常事務。
文案文員主要負現起草文件合同等文件.
檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關的資料。
【辦公室文員職責 】
主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發，具體是：

1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
13 社會保險的投保、申領。
14 統計每月考勤並交財務做帳，留底。
15 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時工作。
【銷售文員職責】
(1)、行政隸屬
上級主管：企劃部經理
工作對象：各辦事處（區域）相關業務人員
(2)、主要職責
A． 在企劃部經理的領導下，負責公司促銷活動方案的設計、策劃、實施與業務管理。
B． 負責編制公司年度促銷活動預算，提交年度促銷方案，制定與協調各區域促銷活動推進時間與方案選擇。
C． 負責各區域促銷活動的工作指導與審批管理，協助各區域市場開展促銷活動。
D． 負責制定公司公共關系計劃與實施方案，策劃與組織實施公關活動。
E． 負責促銷活動的方案管理與文檔備案，評估活動效果，提交季度促銷活動分析報告。
F． 完成企劃部經理交辦的其他任務
【文員的職業要求】
1、首先要有一個很好文字功底，因為你要靠這個吃飯，無論是寫「實心」的東西還是寫「空心」的東西，另外還有能領會領導的意圖（可能有的時候，他不一定能很好的表達出來他要說的意思，但是你要能設身處地的替他想到，寫出來，這個比較難）。
2、工作效率要高，記憶力要超強，因為你要處理很多瑣碎的事情和突發事件，有的時候會有一些很小、時間周期很長的事情需要你去做，如果你把這件事忘得一干二凈，到領導、單位需要答案、結果的時候，你會知道後果的。
3、如果是領導的跟班秘書，你還的要照顧好領導的飲食起居，替他想到、照顧到，做好這一點是很重要的，對你也有很好的幫助的。
4.文員的工作是比較繁雜的，有的小公司文員根本就是雜工，平時掃掃地，擦擦桌子，而且有人來的時候要倒倒水，最重要的是文員要懂想與想，知道什麼事情該做，什麼不該做。
5：對於文員的計算機水平一般只要達到會操作「office」辦公軟體就可以了。

5. 公務文書的語言要求及具體表現

言禮儀規范

語言文字，是人類用以表達思想、交流情感、溝通信息的特有工具。在日常工作與生活里，基層公務員不僅需要具備一定的語言文字的使用能力，而且還必須以此作為自身最為重要的交際工具。

俗話說：「言為心聲」，「字如其人」。在平日運用語言文字時，基層公務員必須對其多加要求，恪守成規。所謂語言禮儀規范，指的就是基層公務員運用語言文字不能不遵守的一些成規。

具體而言，語言禮儀規范實際上體現於兩個相互關聯的不同方面。一方面，它對基層公務員「說什麼」、「寫什麼」有所規范，此即所謂「內容美」。另一方面，它對基層公務員「怎樣說」、「怎樣寫」也有所要求，此即所謂「形式美」。

運用語言文字時，基層公務員不能忽略其「內容美」，因為離開了內容，其具體內容便無本可依。與此同時，對其「形式美」也應高度關注，因為內容體現於形式，形式表現內容。完全忽略了形式，語言文字的「內容美」便無從談起。總而言之，基層公務員對語言文字的「內容美」與「形式美」應給予同等重視。

公文禮儀

公文，即相對私人文書而言的公務文書的簡稱。各級行政機關的公文，就是各級公務員在公務活動中所使用的書面文字材料。廣義的公文還包括圖表、錄像、錄音、物證等各種適應實際需求的內容。

公文是傳達、貫徹黨和國家的方針政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問題，指示和商議工作，以及報告情況，交流經驗的重要工具。公文具有嚴肅的政治性、規范的程式性、絕對的權威性、直接的實用性和明確的工具性等鮮明的特點。

根據1993年11月21日由國務院辦公廳重新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》，我國將現行行政公文分為如下12類13種，並對每一類每一種公文的具體內容、適用范圍、適用對象都作了具體的規定。

命令 適用於依照有關法規發布重要行政法規和規章，採取重大強制性行政措施，獎懲有關人員，撤銷下級機關不適應的決定等。

議案 適用於各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

決定 適用於對重大活動或事項作出安排。

指示 適用於對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。

公告和通告 向國內外宣告法定事項或其他重要事項用「公告」；在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項則用「通告」。

通知 適用於發布行政法規和規章，批轉下級機關的公文，轉發上級機關或不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關和有關單位需要周知或共同執行的事項，任免和聘用幹部。

通報 適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況。

報告 適用於向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級機關的詢問。

請示 適用於向上級機關請求指示、批准。

批復 適用於答復下級機關的請示事項。

函 適用於互不隸屬的機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批准等。

會議紀要 適用於傳達會議情況和會議精神。

各級行政機關的公文在公務活動中發揮著極其重要的作用。

第一，公文具有法規和准繩的作用。有的公文本身就屬於法規文件，有的公文則是法規的具體化。它們對所涉及的對象都具有強制的約束力和規范作用，是個人和單位行動的准繩。

第二，公文具有領導和指導的作用。通過互行公文，上級機關可傳達領導意圖，下級機關則可遵照執行、貫徹領導意圖。

第三，公文具有教育和宣傳的作用。國家行政機關可通過公文進行自上而下的宣傳，以達到教育、啟示、動員、釋疑解惑、說明的作用。

第四，公文具有聯系和知照的作用。通過互行公文，各級行政機關可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實情，從而提高辦事效率和領導水平。

第五，公文具有依據和證明的作用。公文是發文單位開展公務活動的記載，也是收文單位聯系、開展工作的書面憑據，起著公認的「立此存照」的作用。

正是因為公文在國家行政工作中扮演著如此重要的角色，使得遵行公文禮儀成為基層公務員的一項基本職責。

公文禮儀，即基層公務員在撰制和辦理公文時應當遵守的規范和慣例。我國公文禮儀的基礎，即國務院辦公廳重新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》。本節將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個方面對公文禮儀進行具體闡述。

一、公文的撰制

公文是國家行政機關的喉舌，也是聯系政府與群眾和各級行政機關的重要紐帶。因此基層公務員撰制公文時必須嚴格遵守有關規定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務的執行。

(一)內容要求

任何類型的公文，不論其發文機關和發文目的是什麼，都應當在內容上遵循如下兩條基本指導原則。

1.嚴守法規。公文的觀點和內容必須符合國家的法律法規，必須符合黨和政府的方針政策。如果發現公文所需貫徹的領導意圖與黨和國家的有關政策法規相抵觸，應及時向領導提出，並予以糾正。如果要提出新的政策規定，則應加以具體說明，切勿使之前後矛盾。

2.真實准確。公文所反映的情況必須真實、准確。不僅基本的事實材料要真實，而且具體的細節、背景、數據也要准確無誤。這就要求基層公務員深入實際、密切聯系群眾、實事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。

(二)格式要求

公文是一種規范性極強的應用文體，因此基層公務員在撰制公文時務必要遵守具體的格式要求。

1.選擇恰當文種。國務院規定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區別的格式要求。因此，選擇恰當文種是遵守公文格式的基礎。

正如南朝劉勰在《文心雕龍·章表》中所說：「章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執異」。各種公文體現的是不同的發文機關許可權范圍和行文機關之間的不同關系，反映了不同的發文目的。因此基層公務員在撰制公文時務必要根據本機關的職權地位和發文目的選擇恰當文種，採取相應格式。

2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標准化和現代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標記這四部分內容。

其一，文頭。文頭包括文件名稱與發文字型大小。文件名稱，由發文機關名稱加「文件」兩字組成，如「中共中央文件」。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為「紅頭文件」。發文字型大小，由發文機關代字、年號、文件順序號三者組成。若是幾個機關聯合發文，一般只註明主發機關的發文字型大小。年號應由「〔〕」括注，而不能使用「()」。

其二，正文。正文包括以下七部分內容。

一是公文標題。由發文機關名稱、事由和文種三部分組成，應簡要准確地概括公文的主要內容，體現發文主旨。例如「公安部關於在全國公安機關開展向濟南交警支隊學習活動的決定」。如果公文版頭已注有發文機關，或已在文章節附註明了發文機關，公文標題即可省略發文機關；如果難以用少量文字概括所發公文的內容，或公文內容較為簡單，可省略發文事由。公文標題除法規、規章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之；標題字數太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。

二是主送機關。即負責受理或答復該公文的機關。上行文只有一個主送機關，即文件責任的直接承擔者；下行文可有多個主送機關，書寫於左首頂格處，按級別高低順序排列。

三是正文。是公文的主體，表述公文具體內容的部分，寫在主送機關名稱之後。

四是附件。即附屬於正文的材料，用於對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之後註明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

五是發文機關。即公文的法定作者名稱，應採用機關全稱或規范化簡稱，寫於正文或附件名稱之後一定距離的右下方。如需以機關領導人名義行文，則應在領導人姓名前冠以職務。聯合行文時，應將主發機關排列在前。

六是發文日期。用以表明公文的生效時間，寫於發文機關下方，使用年月日全稱。

七是印章。即發文機關對公文的效力負責的憑證，蓋於發文機關名稱和發文日期的字面上。

其三，文尾。文尾包括如下三個部分。

一是主題詞。用以標示公文的核心內容，便於公文的計算機檢索與管理。主題詞不同於公文標題，其確定應從公文內容範疇、主題內容、特徵和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務院辦公廳秘書局於1994年4月修訂出版的《國務院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局於1998年8月修訂發布的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫於發文日期之後，用黑體字印刷。

二是抄送抄報機關。即除主送機關外還應了解公文內容的有關機關。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。

三是制發機構和制發時間。即公文的印製單位和時間，書寫於同一行。單位居左，頂格；時間居右，頂格。

其四，標記。標記包括四個部分的內容。

一是秘密等級。按公文的機密性質，公文可分為內部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機密文件和絕密文件三等。秘密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。

二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應以黑體字標在密級上方。

三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據所確定的公文的行文范圍和閱讀對象，寫於發文日期之後，主題詞之前。

四是印刷份數。指該公文的實際印製數量，用括弧標注在文件左下方。

另外，公文紙一般採用16開型(260mm×185mm)於公文左側裝訂。按慣例，開頭應為35mm，地腳應為25mm，訂口應為22mm，翻口應為25mm，版心內正文應有25行20列。特殊公文，如「布告」、「通告」等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應自上而下、自左至右(見例一)

例一 格式規范的公文樣式

(三)語言要求

公文的語言雖然只是一個形式的問題，但卻能影響公文的內容，對公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個小小的文字或標點錯誤，都有可能影響對公文的理解和執行。因此基層公務員務必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到准確、朴實、簡明。

1.准確。公文的語言要求准確，是指公文的用字用詞要恰當，語句段落要通順，數字標點要規范。例如，根據新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》，公文中的數字寫法就應當嚴格遵守我國1987年2月1日頒布的《關於出版物上數字用法的試行規定》的要求。只有準確用語，才能如實反映客觀事物，如實傳達發文意圖，使公文得以更好地理解和執行。

2.朴實。公文具有政治性和嚴肅性的特點，因此公文的語言應當力求質朴無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直說，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達意思。

3.簡要。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長的公文不僅會讓人望而生厭，而且不利於主旨的突出和重點的把握。簡明扼要是公文寫作的一項基本要求。要使公文語言簡要，就須開門見山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，並學會熟練使用一套常用的事務性詞彙，簡要對事物進行表達。

二、公文的行文

行文即公文的運轉，行文關系則是指公文運轉過程中發文機關與收文機關之間的關系，也即各級機關之間公文的授受關系。

(一)行文分類

按照公文在各級機關之間的運行方向，可將行文分為三類：上行文、平行文和下行文。相應地，行文關系也可分為上行文關系、平行文關系和下行文關系三種。

1.上行文。上行文即下級機關向上級機關呈遞的公文，一般可分為逐級行文、多級行文和越級行文三種。由於下級機關要對自己的直接上級機關負責，因此逐級行文最為普遍。只有在特殊情況下才可採用多級行文和越級行文的方式。上行文包括報告、請示和議案三種公文類型。

2.平行文。平行文即互相沒有隸屬關系和業務指導關系，同級或不屬同一系統的機關部門之間的行文。平行文多採用公函文件。

3.下行文。下行文即上級機關對所屬下級機關制發的文件，一般可分為逐級行文、多級行文、直到基層行文這三種。下行文的文種較多，有命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批復、會議記要等9種。

(二)行文規則

各級機關之間互相行文時，務必要遵守如下一些規則。

1.行文機關應明確發文許可權，在自己的職權范圍內制發公文。對超出自己許可權的待處理事項，應行文商請職權部門發文或雙方聯名行文，不可越俎代庖。越權而行之公文沒有任何權威和約束力。

2.下級機關應向自己的直接上級機關負責，不可隨意越級向上行文。如有特殊情況必須越級請示，則應抄報所越機關。上級機關如有必要越級向下行文時，亦應同時抄送受文機關的直接上級機關。

3.受雙重領導的機關上報公文，應根據內容寫明主報機關和抄報機關，由主報機關答復請示的問題。上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，應同時抄送另一上級機關。

4.貫徹黨政分開原則，實行黨政分別行文。凡屬政府的工作，應以政府名義行文；凡屬黨委的工作，則應以黨委名義行文。

5.若待辦事項涉及多個機關的職權范圍，或多個機關遇有相同問題需請示和報告時，各機關可聯合行文。聯合行文的各方應是同一級別。各部門若對某一問題未形成一致意見，均不得擅自向下行文。

6.經批准在報刊上發表的行政公文，應被視為正式公文而依照執行。如不另外行文，發文機關應在報刊上發表該文時加以註明。

7.本著精簡高效的原則，嚴格控制發文的數量、投送范圍。盡量減少行文的中間環節，不重復行文。

三、公文的辦理

依照國家有關規定：「公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。」一般而言，公文辦理是指各級行政機關和公務人員在收到公文後對它進行的辦復。

(一)基本要求

基層公務員辦理公文務必須遵循准確、及時、安全三項基本要求。

1.准確。所謂辦理公文要准確，是指辦理公文的每個環節都要井然有序，辦理公文的順序要合理，銜接要緊湊，辦理的形式和方法要力求規范、標准。

2.及時。為提高辦事效率，基層公務員辦理公文時務必要及時，要避免因公文誤期而影響工作。一是要強化時間觀念。公文能辦就辦，說辦就辦，養成限定時間內辦好公文的良好習慣，不可拖拖拉拉、辦辦停停。對於緊急公文，更須及時處理。二是要縮短運轉周期。公務人員要盡量縮短公文的傳遞、留辦時間，促進公文高效運轉，避免在公文傳遞過程中浪費不必要的時間。三是要簡化辦文程序。要盡量減少公文辦理所需的手續和環節，防止因環節復雜、程序繁多而導致的效率低下。

3.安全。基層公務員在辦理公文時要恪盡職守，確保經辦公文的安全。這里的安全有兩層含義。一是指要確保公文物質上的安全，防止公文受損或遺失。這就要求不可亂堆、亂放、亂疊公文，以免受到過多的磨損；要做到防潮防火防蛀，延長公文「壽命」。二是指要確保公文政治上的安全，嚴守國家機密。要積極做好保密工作，開展保密教育，做到有備無患，防止國家利益受損。

為了確保公文的安全，各級領導務必要端正態度，充分認識公文安全的重要性；要經常性開展公務員業務培訓，提高基層公務員的素質和能力。

(二)收文程序

收到公文後，基層公務員一定要按程序對其進行處理。

1.登記。各級行政機關在收到公文後，務必要對所收公文進行登記。各種公文一般可按「上級文件」、「下級文件」、「需承辦文件」、「一般性文件」4個類型分類登記。登記內容包括收文序號、收文日期、來文單位、來文標題、密級、領導批示與承辦情況、歸卷號及備注等。收文登記時字跡要清晰工整，平件、密件要明確區分，急緩程度要嚴格分清。登記的基本要求是准確、詳實。

2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務員在收到來文後提出初步的辦理方案或建議，供領導參考。擬辦意見應簡明扼要，並可隨同附上與來文有關的材料，交領導參看。

批辦即機關領導對需要辦理的公文進行批示，提出執行、辦理的原則與方法，並簽署姓名與日期。批辦要及時、迅速，批示的意見要明確、具體。

3.承辦。承辦即基層公務員根據領導批示意見，對公文的具體執行辦理。承辦時應當統籌規劃、妥善安排。要分清來文的主次緩急，有步驟有計劃地辦理，優先辦理重要的公文。一般而言，特急件應隨收隨辦，當時或當天辦結；急件也應隨收隨辦；限時處理的公文當以規定時間為限，不得拖延；其他一般公文也應盡快辦理。

4.催辦。催辦即對公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文後，對本機關各承辦部門的公文處理工作進行監督與檢查。各級行政機關應建立健全機關公文催辦系統和催辦的登記、分層逐級匯報制度，以落實催辦工作。

6. 秘密文件傳閱范圍如何確定

一。 秘密文件的范圍

第一條 凡不能公開發表的涉及黨與國家秘密的文件、檔案、電報、圖表、資料、圖書、刊物、教材、照片、錄音帶、錄相帶、擬制文件和資料過程中形成的草搞和清樣，打字臘紙、復印廢頁、印刷余份等，都屬本辦法所指的秘密文件的管理范圍。

第二條 秘密文件根據秘密程度的高低劃為絕密、機密、秘密三個等級。各單位應根據《中共中央辦公廳關於秘密文件管理工作的暫行規定》（中發〔64〕627號文件）精神和上級主管部門的有關規定，結合本單位的實際情況，擬定秘密文件的密級劃分細則。

第三條 不宜對外公布的文件、刊物、資料、圖片等，可做為內部材料，不劃密級，但應注意保存，不經主管部門許可，不得對外泄露。

二。 文件制發

第四條 文件制發部門要根據文件內容、秘密程度和工作需要，確定適當的密級、印份、發送范圍和閱讀級限，由制文部門的負責人核定簽印。

第五條 秘密文件必須嚴格按照批准份數，一律由內部機要列印人員或具備保密條件的印刷單位印製，絕密文件應指定專人負責印製。

三。 文件管理

第六條 各單位的秘書部門，是負責管理秘密文件的機要部門，是秘密文件收發、運轉的樞紐，必須嚴格責任制度，切實做好秘密文件的接收、登記、分發、運轉、清退、立卷、保管、銷毀和移交等各個環節的保密工作。

第七條 參加會議帶回的秘密文件，須交秘書部門的文件管理人員，個人不得保存。

第八條 秘密文件應由經管文件的人員拆封，領導親啟件應由本人或指定專人拆封，他人不得自行拆閱。

第九條 嚴格執行關於翻印、復印文件的規定。上級機關的發文，屬機密、秘密級文件，須經市委或市政府分管秘書長批准後翻印、轉發。凡絕密或註明不準翻印的文件，一律不得自行復印、翻印。確因工作需要必須復印時，經制文部門同意，並要嚴格控制份數，不得改變使用范圍。

復印件要同原件同樣管理。

第十條 縣、團級以上單位，未配專職文書人員的，不發給文件。

第十一條 秘密文件必須存放在有保密保障的庫房或文件櫃內，對平時使用的秘密文件，應妥善保管，用後隨手入櫃加鎖。

四。 文件閱讀

第十二條 秘密文件要嚴格按照規定的范圍傳達、閱讀，不經制文部門的同意，不得自行擴大范圍，也不得向無關人員泄露文件內容。

第十三條 傳閱秘密文件，要由機要人員填寫傳閱單，統一掌握，閱後主動退回，不要橫傳，對急辦的文件，機要人員要及時催辦。

第十四條 秘密文件應在辦公室或閱文室閱讀，不得帶到宿舍、醫院或其他公共場所。

第十五條 借閱秘密文件，要履行嚴格的借閱手續。絕密文件應當天交回，再用再借。借閱人對文件負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還。文書人員對借出的文件應及時追回。

第十六條 不經組織批准，個人不得隨意摘記秘密文件內容，不得利用秘密文件和內部資料為公開報刊撰寫稿件。

五。 文件傳遞

第十七條 傳遞秘密文件必須遵守下列規定：

（一）發往外地，應由機要通信部門遞送，不得使用普通郵政。重要密件，須由機要交通遞送或派兩名專人護送。

（二）市內傳遞，由機要人員遞送。絕密件、密碼電報，須由機要人員用專車遞送。

（三）單位內部傳遞，要有專人負責，嚴格簽收手續，無關人員不得代收、代送。

（四）向駐外機構遞送，要按外交部的有關規定辦理，不得在公開函電中暴露我秘密機構的名稱和性質。

（五）向我駐港澳機構寄發文件、資料和函件，一律通過機要寄「廣東省委第八辦公室」轉送，不得向港澳直接郵寄。

（六）文件要密封，標明密級，放在文件包、箱內，做到文件不離人，專程直送，不得他往，並嚴格簽收手續。

第十八條 幹部外出工作，不得隨身攜帶絕密、機密級文件。幹部出國工作，一律不準攜帶各類秘密文件，如有特殊需要，按外交部有關規定執行。

六。 文件核對和清退

第十九條 各單位文件管理人員對保管的秘密文件應做到：絕密文件一周一核對；機密文件半月一核對；秘密文件一月一核對。在核對中發現短缺文件應立即查找，其中秘密以上文件應立即報告上級主管部門。

第二十條 市直單位對其下屬單位的文件實行一季度一清退。每年三月底市委、市府兩個辦公廳將上年各類秘密文件的清退情況向市保密委員會作出報告。

七。 文件交接

第二十一條 機構撤銷、合並時，原機構的秘密文件應隨同文書檔案按下列辦法處理：

（一）應清退的，退回原發文部門；

（二）應歸檔的，整理立卷移交檔案部門；

（三）需帶往合並單位的，移入合並單位；

（四）無保存價值的，按規定銷毀。

原機構應按上述辦法將文件、檔案登記造冊，認真移交，待向上級主管部門報告並經同意後，始得結束工作。

第二十二條 經管秘密文件的人員工作變動時，須對所管秘密文件進行清點移交。所有工作人員（包括領導幹部）調動工作時，對個人使用的秘密文件不得私自帶走，更不能隨意銷毀或遺棄，必須全部移交清楚後，才能離開。

八。 文件立卷，歸檔

第二十三條 文書人員按照立卷規定的要求，在搞好文件催辦和清理的基礎上，分類立卷歸檔，並於三月底前移交檔案室統一保管。

九。 文件銷毀

第二十四條 銷毀秘密文件，必須登記造冊、經領導審查批准；任何個人不得自行銷毀、處理。

第二十五條 銷毀秘密文件，必須派專人護送到指定的造紙廠監督銷盡。市內五區安排在青島造紙廠、人民造紙廠監銷，各縣（市）和黃島區要根據實際情況，選定有保密條件的造紙廠監銷。在裝卸、運送、監銷過程中，要有安全措施，嚴防丟失或被竊。

第二十六條 一切屬於保密范圍的文件和資料，均不準向物資回收部門或私人出售。

十。 機要人員條件及職責

第二十七條 各單位配備管理秘密文件的機要人員，必須選拔政治可靠，作風正派，責任心強的共產黨員或共青團員擔任。並要堅持先審後用和先培訓後上崗的原則，對不適合做機要工作的人員，應及時調整。

第二十八條 經管秘密文件的機要人員必須盡到下列責任：

（一）努力學習馬列主義、毛澤東思想和黨的方針政策，堅持四項基本原則，鑽研業務，不斷提高政治水平和業務水平。

（二）對黨忠誠，堅守崗位、遵守紀律，熱愛本職工作，對刺探、竊取、出賣國家秘密的行為及時檢舉，敢於斗爭。

（三）模範遵守中央十項保密守則和省、市的有關保密規定。

（四）文件管理清楚，各種手續完備，文件運轉及時、准確，不失密。

第二十九條 承印秘密文件的單位，要對職工加強保密教育，落實保密措施，確保文件印刷過程中的安全。

十一。 獎懲辦法

第三十條 對嚴格執行保密制度，保密工作成績突出者；及時發現他人違犯保密制度，堵塞失、泄密漏洞，避免重大損失者；在危難情況下，不顧個人安危，維護和保衛秘密文件安全者，應給予表揚和獎勵。

第三十一條 凡違犯保密制度，造成失、泄密事故（包括丟失秘密文件）者，應視其情節輕重，給予批評教育或黨紀、政紀處分，直至追究法律責任。

十二。 附則

第三十二條 各單位要根據本辦法，結合本單位工作實際需要，制訂秘密文件管理細則。

第三十三條 各單位黨、政領導要切實加強對本單位文件管理工作的領導，模範地執行本辦法，並督促檢查對本辦法的執行情況。

本辦法從一九八七年公布之日起執行。
總 則

第一條 本規定適用於各級機關、部門和領導同志 的機要秘書工作。
第二條 機要秘書是機關領導同志的工作助手，機要秘書的工作是機關文書處理工作的一個重要組成部分。
第三條 機要秘書的主要職責是：管理秘密文件和完成領導同志交辦的其它事項，為領導工作服務。
第四條 機要秘書工作是一項極為重要的政治性工作，必須挑選成份好，政治歷史清白，社會關系單純，政治上絕對可靠，作風正派，身體健康，具有一定工作經驗和一定政治、文化水平的黨員幹部擔任。任用機要秘書，必須按照上述條件由任用部門嚴格審查，報上級黨委組織部批准。
第五條 對機要秘書的基本要求是：
立場堅定，忠誠老實；
服從組織，遵守紀律；
熱愛工作，努力學習；
埋頭苦幹，艱苦樸素；
細心耐煩，准確迅速；
謙虛謹慎，嚴守秘密；
堅持原則，執行制度。

工 作

第六條 機要秘書應當熟悉領導同志的工作習慣，努力領會領導同志的工作意圖，准確、及時地做好工作。
第七條 在工作中嚴格執行《關於秘密文件管理工作的暫行規定》。
第八條 每天將收到的文電、通知、資料、信函、請柬等，分別輕重緩急，及時送閱處理，不得積壓。
第九條 對較長的文件、電報，如有可能和需要，應當摘要後連同原文一起送閱。
第十條 對領導同志閱辦完畢的文件，應當認真細致的查看，如有批示，要及時處理。
第十一條 對收進的一切秘密文件生內部材料，按下列辦法妥善保管：
（一）按不同種類，分別登記編號或按原有的順序號排列保管。
（二）領導同志如在黨、政、軍、民不同機關兼任幾種不同職務，應當將不同職務的文件分別登記、分別存放，以便分別處理。
（三）秘密文件與公開文件分別存放，絕密文件單另嚴密管理理。
（四）發出文件要登記編號，履行簽收手續。
（五）必須將秘密文件放置於辦公室的保險櫃、文件櫃內，外出時，輥封落鎖。
（六）將領導同志外出工作或參加會議帶回秘密文件，交由機關文書處理部門登記保管。
第十二條 對所保管的文件，應當按規定定期清 理。
（一）絕密文件一般半個月清查一次，分別情況，及時退回原發單位，移交機關機要室、保密室、檔案室，或者暫時妥為保存。
（二）其他文件最遲三個月清查處理一次。在清查中，如發現文件有損壞和遺失，應當及時向領導同志和有關單位報告，積極設法追查和補救。
第十三條 機要秘書個人無權銷毀任何秘密文件。銷毀文件應當按《關於秘密文件管理工作的暫行規定》第二十一條辦理。
第十四條 年終應當將文件的清理、保管情況向領導同志和領導機關寫一書面匯報。
第十五條 機要秘書調動工作的時候，必須將自己經給接替工作的同志，當面點清，雙方履行簽字手續。
第十六條 打電話、對外接洽，要語言准確，態度謙和，如實反映情況，如實轉達意見。

保 密

第十七條 機要秘書必須模範地執行黨和國家的保密制度，視黨和國家的秘密如同生命。在任何情況下，特別是在緊要關頭，都必須採取一切可靠的措施，保證秘密安全。
第十八條 不得私自將秘密文件帶出辦公室；不經領導同志批准，不得將秘密文件給任何人閱讀。
第十九條 不得為個人需要摘引秘密文件的內容。
第二十條 嚴禁閑談秘密事宜，在私人通信中嚴禁涉及黨和國家的秘密。
第二十一條 寫明由領導同志親自拆閱的信件，除領導同志授權的以外，不能代拆。
第二十二條 禁止家屬和其他無關人員進入辦公室，對領導同志周圍的人員做好保密教育。
第二十三條 必須經常地提高革命警惕，及時向有關領導同志和領導部門反映保密和安全工作情況，向一切不利保密的現象進行斗爭。

組 織

第二十四條 機要秘書受其直接服務的領導同志和所在機關辦公廳（室）的雙重領導, 受所在機關機要秘書部門的業務指導.
第二十五條 必須積極參加政治活動和組織生活，嚴格遵守各項制度，同周圍同志搞好團結。
第二十六條 要定期向領導同志和有關組織匯報工作、思想、學習和生活情況，取得組織上的監督和幫助。

7. 公文處理的具體要求是什麼

公文處理的具體要求分為向上級行文和向下級行文。

1、向上級機關行文，應當遵循以下要求：

原則主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關；黨委、政府的部門向上級主管部門請示報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或授權；請示應一文一事，不得在報告等非請示性公文夾帶請示事項；不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文。

2、向下級機關行文，應當遵循以下要求：

主送受理機關，根據需要抄送相關機關，重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關；黨委、政府的辦公廳根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文；涉及多部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文。

(7)有關人員在職責范圍內傳遞閱讀文件稱為什麼擴展閱讀：

公文處理的一般格式包括：公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字型大小、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送機關、印發機關和印發日期等。

1、公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題「三要素」。

2、主送機關

上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是收文機關，也就是發文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可採用抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。

3、正文

這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求准確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。 文中的結構層次序數應准確掌握和使用。

4、發文機關

寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。

5、附件

這是指附屬於正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之後 、發文機關之前，註明附件的名稱和件數，不可只寫「附件如文」或者只寫「附件×件」。

6、印製版記

由發文機關名稱、印發日期及兩條橫線組成。印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發時間用阿拉伯數字、年份不能簡寫。上行文的，印發日期後接著排印「印」字；下行文平行文的，排印「印發」2字。

8. 一般文秘工作人員在收文處理中的主要職責是（）。

批辦是這件是下級決定的，請上級批示、辦理
注辦是本單位決定的，請上級外單位協助、指導、辦理
分辦是這件事情是上級決定的，交給下級准備、辦理

收文處理的一般過程
指對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理。
1．第一階段：公文的收受與分流
（1）簽收。指履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續後，機關設置的外收發人員、通訊人員從發文機關、郵政部門、機要通信部門、文件交換站，或通過自備通信設備收取公文。
（2）外收文登記。即由外發人員在完成簽收工作後，對收文情況做出簡要記載。
（3）啟封。即外收文登記完成後，公文送至機關統一或分別按內部機構設置的內收發部門 （或人員），由其簽收後，統一啟封或徑送有關領導者親啟。
（4）內收文登記。即由內收發人員對收文情況做出較詳細記載。
（5）分辦。即經對收文進行分類篩選後，由指定的有關人員根據公文的重要程度、各部門職責分工及有關程序規定將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。
（6）摘編。由文件管理人員對部分准備投入辦理過程的重要文件進行的加工活動，主要是針對這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關數據資料等。
2．第二階段：辦理收文
（1）擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關領導者審核定奪。
（2）批辦。即機關領導者或部門負責人對公文提出處置意見。
（3）承辦。即有關工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務和問題。
（4）注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。
3．第三階段：組織傳閱與催辦查辦
（1）組織傳閱。指獨份或份數很少的公文需經多部門或多位工作人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。
（2）催辦。由公文處理管理機構根據承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查。
（3）查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況所進行的核查協辦工作。
4．第四階段：處置辦畢公文
包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。

9. 秘書進行文件傳閱要尊循的原則

（一）有序的原則。公文傳閱，順序很重要，在實際操作中，文秘人員既要遵循公文傳閱的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情況特殊處理，否則，不僅會給領導之間造成矛盾，而且還會影響公文的效率和質量。對所有的公文，文秘人員一般先送辦公室主任閱讀、把關，然後送其他需閱知的對象。公文在傳閱過程中，文秘人員應按一般程序和特殊程序傳閱。
公文傳閱的一般程序是閱件一般先傳主要領導後傳主管領導，再傳其他領導和有關部門；辦件則應先傳主管領導，一方面有利於主要領導和主管領導相互交流信息、溝通意見，另一方面有利於執行者按照主管領導的批示意見進行落實。
公文的特殊程序是緊急公文、專送公文和需要某位領導直接閱批的公文，應按照先辦後傳、急用於先閱、跳躍式傳閱等方法處理。此時，文秘人員應在"文件處理單"上註明。
（二）及時的原則。公文傳閱的時效性很強，快速和及時是公文傳閱的基本要求。怎樣才能保證公文及時傳閱呢？一是取送及時。收到文件之後，馬上進行清點、登記、分發，保證了公文傳閱的順暢。二是適當調整傳閱順序。有些文件傳閱范圍很廣，需要很多領導和部門閱知，如果始終按一個固定順序傳閱，遇上領導外出開會或辦事，定會影響傳閱的時間和進度。因此，不失時機地適當地調整一下傳閱順序，便可加快公文傳閱的進度。三是承辦部門優先閱文。有的文件需要某個或某幾個部門承辦，並且時效要求較強的，如果等所有的領導都閱定後再送給部門閱處，勢必耽誤部門辦理。主要領導閱後，即可給承辦部門閱辦，然後接著送其他領導傳閱。四是分類設夾，區別送閱。對上級機關的批導性文件和需要辦理的文件，急需處理的文件和一般參考性的文件，不要都放在一個閱文夾內，主次不分，要分別對待，分類設夾、傳閱，對急件、特急件跟蹤傳閱，這樣，就保證了公文傳閱的時效性。五是掌握領導閱文規律。根據領導工作安排和活動規律，捕捉時機送閱文件；也可根據領導閱文快慢，適當掌握領導每次閱文數量，這樣，就能避免公文的延誤、堆積。
（三）安全的原則。安全是公文傳閱工作的政治性內在要求。怎樣才能保證公文傳閱的安全呢？一是建立文件的接收、登記制度。文秘部門還應使用文件傳閱、交接登記簿。登記簿上注有文件號、送閱部門、接收人、接收時間、退回時間、備注等欄目。這樣就做到了心中有數，避免了盲目傳閱，一旦出現文件遺失的情況，就能知道問題出在哪個環節上，既利於查尋，又便於確定責任。二是杜絕文件橫傳。公文傳閱應該以文秘部門為中心點進行傳閱，不允許拋開文秘人員在應閱人之間橫傳，以免傳閱件失控、遺失。三是公文傳閱要由專人負責到底，其他人員均不得代行其職。辦理過程實行單線運作，縱向周轉，由機關文秘人員一人經手，全權負責，以避免多人插手導致的職責不清和相互推諉。四是嚴格按照閱文范圍和領導確定范圍組織傳閱，既不能隨意擴大，也不能隨意縮小；既不能多傳一個人，也不能少傳一個人。五是設置密級文件夾，封面貼有"密級"標志，提醒領導不要帶出辦公室閱文，密級文件即閱即退，沒有閱完的也要暫時收回，以保證公文傳閱的安全保密。

10. 如何認定是否屬於職務行為

認定是否屬於職務行為，可以從以下幾個方面把握：

一是行為是否有經營者的授權，是否是有僱傭關系的工作人員所為。

二是行為是否發生在工作時間、工作場所。

三是行為是否以經營者的名義或身份實施。

四是行為與職務是否有內在聯系，如行為的內容是否是工作需要，是否符合僱主僱用的目的，行為是否具有為法人謀利的意思。

(10)有關人員在職責范圍內傳遞閱讀文件稱為什麼擴展閱讀：

職務行為通常是指工作人員行使職務的行為，是履行職責的活動，與工作人員的個人行為相對應。

行為特點:

一是職權性。即國家機關工作人員根據法律賦予的職責許可權實施的行為履行職務行為。超越職權的行為不是職務行為，不受法律保護。

二是時空性。即國家機關工作人員在行使職權、履行職責的時間、地域范圍內實施的行為通常都認定為職務行為。比如某市的公務員主管部門的工作人員不能糾正另一城市公務員管理中的錯誤。

三是身份性。即在通常情況下，凡以國家機關工作人員的身份和名義實施的行為都是履行職務的行為。如公務員人員著裝、佩戴標志、出示證件、宣布代表機關實施的行為一般都以職務行為論。

四是目的標准。即國家機關工作人員為了履行法定職責和義務，維護公共利益而為的行為，通常都認定為是職務行為。

職務侵權行為：職務侵權損害行為，是指國家機關或者國家機關工作人員，在執行職務中侵犯他人合法權益並造成損害的違法行為。

所謂職務侵權行為是指職務行為的實施侵害了第三人的合法權益，對第三人構成侵權的職務行為。例如，公司甲的法定代表人乙驅車前往談判地點與公司丙洽談一筆房屋租賃事宜，在乙與丙公司簽訂完租賃合同回來途中，乙不慎將行人丁撞傷。在此，乙撞傷丁的行為則屬於職務侵權行為。

侵權行為的發生必須是執行職務所致。法人、其他組織法定代表人、負責人以及工作人員的職務行為是代 表或代理所在單位實施，因而應由其所在單位承擔民事責任。法人、其他組織法定代表人、負責人以及工作人員的行為如果與執行或履行職務無關，則不構成職務侵權。