文件夾為什麼是三層

① 文件的分類和命名——《你的知識需要管理》筆記（15）

要根據個人的需求去制定個人文件的分類。分類深度不宜超過三層，即文件夾一子文件夾一孫文件夾，如果超過三層，自己再次打開的概率就會低於10%。

如某互聯網公司技術經理，某互聯網公司技術經理，其文件分類第一層主要分為：個人、工作、學習、工具，在工作文件夾下面根據工作類型分為項目、日常、管理。因為該技術經理的主要工作是圍繞項目展開，所以項目下面再根據項目名稱進行分類；除項目工作外，還有日常性的工作，例如伺服器維護、內容管理系統維護等內容，管理是該技術經理在公司的另一個角色，涵蓋了制度、流程、考核等內容。當然在個人、學習、工具文件夾下面都有相應的再分類。

文件命名工作的前提是要確定命名的方法和規則，要根據你的工作類型和習慣確定。比如，「標題一機構(作者）一分類一類型」，據此命名的一個例子是「ppt模板一德勤公司一個人工具一ppt」，分類是個人工具，類型為ppt。

② 電腦文件怎麼歸類

工作中往往會觸及很多方面的資料，如果沒有自己的一個邏輯順序來整理文檔資料，常常就是滿電腦桌面都是excel表格、Word文檔、PPT等。電腦顯得亂且難看，需要的時候找半天，因此建立一個有序的文檔層次很有必要！下面是我的一些分享，供大家參考！

1、按類別。對於不同模塊的資料，建立不同的文件夾，存放相應的資料。這個是最為普遍的做法，我想說的在命名上的小技巧：【加序號】！根據重要程度、使用頻率等情況，將常用的文件夾靠前一些，，加上序號的看起來會很有條理性。

2、按時間。比如年份、月度、周次等，適用於一些常規、按固定時間發生的工作資料整理，如考勤、周報等等。
3、按名稱+時間。加上時間的好處是便於區分，另外以後找資料看起來一目瞭然，如果我命名為「新員工培訓1、新員工培訓2……」，日後需要找5月18日的資料，想想就知道多不方便了。

4、按發展邏輯順序，舉辦一次培訓活動，總體而言有3個階段：培訓前、中、後三個階段的准備工作，我們以此邏輯順序為根據整理資料也是很清楚的。
5、按姓名+文件名稱（+時間）。有的資料是按個人來區分的，這里我的建議是將人名提前！！有的人習慣是「文件名稱+姓名」，這樣做是不提倡的。因為我們肯定是將一個類型的文件放在一起，區別僅僅在於人，將人名放前面更方便區分，另外，如果文件名稱過長呢，不能完全顯示，人名在後區分就更加不便。根據需要，還可以加上時間。

6、按文件名稱+編號。有些文檔存在多次修改校對的情況，在後面加上編號以示區分